zoomを導入するには？基本的な機能や使い方を紹介

「zoom」という名前を聞いたことはありますか？zoomとは、Web会議ツールの一つです。パソコンやスマホなどから気軽にオンラインミーティングが行えることで、人気を集めています。無料でありながら高画質、高音質が特徴でURLから会員登録なしでも簡単に会議に参加することが可能です。zoomには、無料版と有料版を合わせると全部で4つのプランがあります。また、zoomはビデオ通話だけでなく会議に役立つ機能が満載です。無料版と有料版では、どのような機能が利用できるのでしょうか。そこで、今回はzoomの特徴や基本的な使用方法など詳しくご紹介していきます。それぞれのプランで使える機能についても説明しているので、用途に合わせてzoomを選んでみましょう。

zoomってどんなWeb会議ツール？主な特徴とは？

ビデオ会議ツールとして知られている、zoomの主な特徴は5つです。1つ目は、さまざまな端末に対応しています。WindowsやMacはもちろん、iOSやAndroidでも使用が可能です。そのため、いつでもどこでも会議を行うことができます。2つ目は、1対1のミーティングであれば時間制限がありません。3人以上での会議の場合、無料版だと時間制限がありますが、1対1であれば何時間でもビデオ会議が行えるので、急な打ち合わせにも便利です。3つ目は、最大50人と同時接続ができます。他のビデオ通話を使うと、人数の多い同時接続はデータ通信料が多く接続が不安定になることもあります。しかし、zoomであればデータ通信料が少ないため接続が不安定になる心配がありません。

zoomのBasicプラン（無料版）の場合、3～50人のミーティングは40分の時間制限があるので注意しましょう。もう一度新しく会議室を作れば続きが可能なので、無料版の場合はうまくzoomを活用してみてください。4つ目は、無料版でも広告表示がありません。無料版だと何度も広告が出て使いづらいものも多いです。しかし、zoomは2018年1月の時点では無料版でも広告表示がありません。5つ目は、ドライブモードに切り替えが可能です。携帯で通勤中や移動中にzoomに参加している場合は、アプリのドライブモードがおすすめ。ドライブモードでスピーカーマイクをオンにすれば、音声だけで会議に参加が可能です。音声のみであれば、ビデオのときよりも通信料が少なくてすむのもドライブモードは助かります。

zoomには有料プランも用意してある！種類や料金は？

zoomには無料、プロ、ビジネス、エンタープライズといった4つのプランがあります。無料版でも通話回数無制限でビデオ通話ができ、オンラインサポートなど有料版並の機能が利用可能です。3人以上だと40分の時間制限がありますが、2人までなら無制限で通話を楽しむことができます。有料版を検討している人は、まずは無料版でzoomを試してみてはいかがでしょうか。プロアカウントになると、無料版の機能にプラスで1GBを超える動画や音声ファイルの録画が可能になり、時間制限がなくなります。また、無料版では最大50人までの通話でしたが、プロでは50人以上の招待が可能です。

さらに、他のソフトとの互換機能もあります。パソコンを起動しなくても自動的に動画や音声をエンコードにしてくれる、クラウドエンコーディングなど月額14.99ドル（2000円程度）で便利な機能が満載です。ビジネスプランでは、これまで紹介した無料版とプロの機能に加え、電話でのサポートや会社名を含めた紹介ドメインを作ることができます。ブランディングの機能がある程度そろっているプランで、会社のブランド表示したままzoomを利用することが可能です。ビジネスアカウントでは、最低10人以上のホスト登録が必要になります。月額19.99ドル（2500円程度）で、オンラインでサポート業務をメインとしている中小企業などにおすすめです。

エンタープライズは、zoomの中でも特殊なアカウントになります。ビジネスアカウントのすべての機能に加え、拡張管理機能や拡張管理サポートの利用が可能です。専門知識のあるスタッフにより、最適な環境をカスタマイズすることができます。エンタープライズでは、専門のサービスをエンジニアが提供してくれる独自サービスも受けることが可能です。月額19.99ドル（2500円程度）で、最低で100人以上のホスト登録が必要になります。そのため、大規模な企業のビジネスにおすすめのプランとなっています。

zoomを利用するために必要な会員登録の方法とは？

zoomを利用するには会員登録が必要です。登録に必要な手順は、全部で5ステップになります。ステップ1は、https://zoom.us/にアクセスします。ステップ2は、空欄にメールアドレスを入力し、「サインアップは無料です」を選択。ステップ3で登録メールアドレスに届いた認証メールを開き、「アクティブなアカウント」を選択します。ステップ4は、アカウントに必要な氏名やパスワードを入力。ステップ5で招待画面が表示され、招待したい人のメールアドレスの入力が必要です。招待する人がいない場合は「手順をスキップする」をクリックします。以上の5つのステップだけでzoomの登録は完了です。また、ミーティングに参加するだけの場合は、会員登録なしでzoomを利用することもできます。

zoomの基本的な使い方！ミーティングの参加や開催方法

zoomの基本的な使い方は、ミーティングに参加するときと開催するときの2つの場合があります。まず、ミーティングに参加する場合は画面上部にある「ミーティングに参加する」を選択します。共有されているミ―ティングID、またはパーソナルリンクを入力して「参加」ボタンをクリックするとミーティングに参加することが可能です。「開催している人からIDやリンクを教えてもらっていない」「入力ミスをしている」といった場合は参加ができないので注意しましょう。

ミーティングを開催する場合は、画面上部にある「ミーティングを開催する」をマウスオーバーしてください。すると、「ビデオはオフ」「ビデオはオン」「画面共有のみ」と出てくるので、いずれかを選択するとアプリが起動してミーティングが始まります。また、ミーティングに参加してもらうには招待が必要です。参加してほしいメンバーに参加用URLを共有しましょう。「招待状をコピーする」をクリックすると共有テンプレートの例文がクリップボードにコピーされるので、例文を使ってメールなどでメンバーに送ります。

さらに、ミーティングの予定を立てたい場合は、画面上部にある「ミーティングをスケジュールする」を選択。ミーティングのトピックや説明、開催日時など必要事項を入力します。定期的にミーティングを行うときは、チェックを入れておくと便利でしょう。ビデオや音声などのオプションを選択し、パスワードを設定するときは「ミーティングパスワードを必須とする」にチェックを入れます。パスワードを入力して「保存」を押せば完了です。

zoomのアプリでミーティングに参加する方法とは？

iOSやAndroidなどスマホでzoomに参加するには、最初にzoomのアプリをダウンロードします。アプリを起動して「参加」をタップ、ミーティングIDを入力し「ミーティングに参加」を押すだけです。パソコンやMacに比べて、スマホのほうが簡単にzoomを利用できます。「オーディオに接続しない」「自分のビデオをオフにする」に設定すれば、聞くだけの参加が可能です。聞くだけの参加だと、データ通信料も軽くすみます。

また、会議を開催する際はアプリ起動時に「ミーティングを開始する」をタップし、ビデオの有無を決めれば即時開催が可能です。さらに、予定を決めてミーティングを開催する場合は、アプリ起動時に「スケジュール」から予定を立てることができます。開催日時や入室時のパスワードなどの設定だけでなく、ホストのビデオをオンにすることもできるのです。ミーティングを開催するときは、参加者にミーティングIDや入室時のパスワードを共有します。アプリの場合、自動的に招待状の送信画面になり、そのまま参加者に連絡すればOKです。zoomでは、参加者のみにIDやパスワードを伝えることで、会員登録なしで会議に参加することができます。

zoomでの会議中に主催者が利用できる機能って何？

zoomで会議を開催した主催者は、大きくわけて4つの機能が利用できます。まず、1つ目は参加者の管理です。主催者は、「参加者の管理」から参加者の権限の操作ができます。参加者一覧が表示され、アイコンにカーソルを合わせると参加者のマイクの「ミュート（解除）」が行えるのです。「すべてミュート（解除）」にすれば、一括操作も行えます。また、参加者のビデオ開始の依頼や、ビデオを禁止することも可能です。「ビデオの開始を依頼」とは、ビデオの接続再開を相手の要求できます。相手がビデオに接続しているときは、「ビデオ禁止」にすると相手のビデオの接続がオフになるのです。

さらに、レコーディングの許可や禁止ができます。レコーディングは、基本的に主催者のみが使える機能です。レコーディングを許可にすると、参加者もレコーディングができるようになります。以上の内容が参加者の管理機能です。2つ目は、チャット機能。「チャット」を選択すると、通話をしながら参加者に文章を送信することができます。セミナーであれば、当日のプログラムやポイント、メモなどに使える機能です。主催者は「詳細」から参加者のチャット機能制限ができます。

3つ目は、レコーディング機能です。参加者の管理機能で少し登場しましたが、レコーディング機能とは、ミーティングの内容を録画または録音ができます。録画内容は、ミーティングが終わると自動でパソコン内に保存されるので便利な機能です。データは、録画であればMP4、音声であればm4aとなっています。4つ目は、ミーティングの終了です。主催者は、「全員に対してミーティングを終了」を選択することで、ミーティングを終了させることができます。また、「ミーティングを退出」を選択すると、自分のみがミーティングから出ることが可能です。主催者のみが退出した場合、残った別の人が主催者となってミーティングを続けることができます。

zoomを利用するうえで気を付けなければならないこと

zoomを利用するうえで注意する点は、入室できる人をチェックする機能がないことです。zoomでは、気軽に会議に参加ができるように会員登録なしでも利用できます。しかし、入室できる人をチェックできないので、参加してほしい人のみを参加させるということができないのです。簡単に会議がどこでもできることで人気のzoomですが、関係者以外知られてはならないような内容の会議は特に注意が必要になります。セキュリティを強化するには、URLの管理を徹底しましょう。

URLの管理が不十分だと、SNSで拡散されるなどの危険性があります。そのため、会議の主催者はパスワードを設定するほうがおすすめです。参加者はパスワードを知っている人のみにしたり、人数がそろったりしたら会議室をロックしましょう。詳細の「ミーティングのロック」を選択すると、他の人を入室させないようにできます。しかし、URLとパスワードを何らかの方法で知られてしまった場合、なりすましの可能性があることも覚えておきましょう。

まとめ

zoomは、ビデオ通話や音声通話で簡単に会議が行えます。チャット機能もあり、快適に話し合いを進めることが可能です。参加者の場合は、会員登録なしで利用することもできるので、気軽に会議に参加ができます。無料版でも広告の表示がなく、データ通信料が軽いため接続が不安定になる心配がないのも魅力的です。また、パソコンやMac、iPhoneやAndroidでも利用ができるので、いつでも会議に参加できるのもzoomの良さになります。特に、通勤中や移動中などは音声のみでの参加にし、ビデオ通話よりもデータ通信料を軽くできるので便利です。

有料版は3つのプランがあり、用途に合ったプランを選択できます。無料版だと会議の参加人数上限は50人で、3人以上の通話だと40分の時間制限があるのです。しかし、有料版にすれば50人を超える招待が可能になり、40分の時間制限がなくなります。zoomを利用すれば、中小企業や大手企業でも気軽に会議を開催することが可能です。さらに、レコーディング機能を利用すれば、データで会議の内容を保存することができます。主催者がレコーディングを許可すれば、参加者も録画や録音ができるので共有したい内容のときには非常に便利です。

zoomは、誰でも簡単に利用が可能なので、従業員やリモートワーカーとのやり取りに活用してみてはいかがでしょうか。「会議にパスワードを設定する」「即時開催だけでなく予定を立てて会議を行う」といったこともできます。会議に招待する場合も、例文を活用して簡単にメールなどで参加者に伝えることが可能です。ただし、zoomを利用する際は入室できる人のチェックができないことを覚えておきましょう。URLやパスワードの管理をしっかり行い、会議の参加人数がそろったら会議をロックすることをおすすめします。