zoomでWeb会議ができる！特徴や利用する方法を徹底解説

zoomはWeb会議に利用できる便利なシステムです。旧来型の会議を一変させるインパクトがあります。会社などの組織は、このような新しいサービスを利用することで、業務の効率化を図ることができるでしょう。しかし、新しいサービスであるがゆえに導入をためらってしまう企業があることも事実です。そこで、今回はzoomの具体的な特徴や利用方法を紹介していきます。

一見複雑そうに感じられる使い方も、慣れてしまえば難しいものではありません。主要な特徴と利用方法を知れば、誰でもすぐにでも使い始めることができます。細かい部分までしっかりと紹介するので、zoomという新しいサービスをこの記事で正しく理解してみてください。企業などの組織経営に活かせる部分も多くあるはずです。

そもそもzoomってどういうツール？主な特徴は何？

zoomはアメリカの企業である、Zoom Video Communications Incが開発したシステムです。従来は特定の場所に人が集まって行っていた会議やセミナーを、ネット上のオンラインで開催できるようにしたツールがzoomなのです。そのため、このツールを使うことで従来に比べて大幅に時間や労力の効率化を図ることができます。具体的にパソコンはもちろん、スマートフォンでも利用できるツールとなっています。それぞれのパソコンやスマートフォンを通じて、テレビ電話をするように会議やセミナーを行うことができるのです。

さらに、特徴的な点はパソコンのOSの種類を問わずに使えるということです。したがって、現在会社などでどのOSを使用していても、すぐに導入することができます。これはスマートフォンでも一緒で、Android、iOSのどちらでも利用することが可能です。このように、新規の利用者が導入しやすい作りになっているのも、zoomの優れている部分といえるでしょう。実際に利用してみれば分かりますが、主催側が登録していれば参加者側は登録不要で利用できるなど、徹底的に利用者目線で作られたツールです。初心者にも優しい作りで、誰でもWeb会議やオンラインセミナーを開催できるのがzoomといえるでしょう。

ビデオ通話やチャットツールで有名なskypeとは何が違う？

これまでのビジネスシーンで良く利用されてきたツールの一つにskypeがあります。zoomは一見skypeと似ているツールにも感じられるため、違いが良く分からない人もいるでしょう。しかし、skypeとzoomの両方をしっかりと理解すれば、その違いも理解できるはずです。まず、大きな違いは目的が異なることです。zoomは、あくまでもオンライン環境で会議やセミナーをするためのツールですが、skypeはテレビ電話利用が主な目的となっています。会議やセミナーは通常多人数で行うもの、テレビ電話は主に個人でやりとりするものです。つまり、焦点が個人かグループかという違いがあるのです。

このような目的の違いは、それぞれのツールの作りにも反映されています。例えば、一度に接続して参加できる人数は、Skypeが最大25人に対して、Zoomが最大100人と大幅に多い傾向です。これは、Zoomが会議やセミナー利用に特化して開発されているツールの証ともいえます。さらに、Skypeの場合は参加者全員が個人アカウントを持つ必要がありますが、zoomの場合は参加だけならアカウントが必要ありません。なぜなら、主催者側がURLや会議室番号を送れば、アカウントがなくても参加できるからです。この辺の作りも、多人数で会議などに利用することを強く意識したものとなっています。

また、zoomを利用するときに便利な機能が録画録音機能です。従来の特定の場所に集まって行う会議やセミナーでも、必要に応じて録画や録音をしたことがある人は多いことでしょう。そのような機能をオンライン上でも利用できるようにしたものが、zoomの録画録音機能なのです。これも、Skypeにはない便利な機能の一つといえます。

zoomで使える！知っておくべき便利な機能は何がある？

zoomにはオンラインで会議やセミナーを行う際に便利な機能が多数搭載されています。例えば録画録音機能もその一つです。これは使いやすさにもこだわっており、ボタン一つで会議などの録画と録音ができるようになっています。ただし、無料で利用できるものではなく、管理者が有料アカウントを取得する必要があるサービスです。次に紹介する機能は、画面共有機能です。こちらの便利な点としては、パソコンはもちろん、スマートフォンからも画面共有ができる点でしょう。この機能によって、より幅広い利用環境の参加者と画面を共有することが可能となります。

また、会社の会議でホワイトボードを利用する人も多いでしょう。これをオンライン上でもできるようにしたのが、ホワイトボード機能です。zoomでは、全員が同じホワイトボードを眺めながら会議をすることが可能となっており、必要に応じて文字などを書き込むこともできます。会話だけでは伝わらない、微妙なニュアンスなどを伝えるときに重宝しそうな機能です。

最後に紹介する便利な機能が、ブレークアウトルーム機能です。聞きなれない言葉ですが、一言でいうとグループ分けして話し合いができる機能になります。この機能によって、例えば少人数のグループを作ってそれぞれで作業したいときなどに重宝します。会議だけではなく、ウェブ上で行うセミナーの場合も同様に使えるために、活用の幅は広そうです。

Web会議用のツールとしてzoomが選ばれる理由とは？

Web会議用のツールとしてzoomはとても人気です。ここでは、なぜzoomが選ばれているのかを解説していきます。まずは、参加者がURLを1クリックするだけで会議に参加できるという手軽さです。これは、アカウント作成などをしなくても参加者側は利用できるシステムになっているためで、従来のシステムに比べて分かりやすく手軽です。会議やセミナーを開く主催者側から見ても、アカウント開設の説明などの手間が省けるために好評となっています。

同じく利用者から評判が良いのが、zoomで録画ができる機能です。これは有料ではありますが、zoomの機能として組み込まれているために従来よりも簡単に録画を行うことができます。それまでは、録画専用のソフトを利用する必要があったので、大幅に主催者の負担が減りました。録画機能は、数あるWeb会議ツールの中でもzoomが一番だといわれています。また、zoomは接続が安定していることでも有名で、会議中などでも余計な心配をする必要がありません。データ通信量が非常に軽量であることがその秘密の一つです。

現にzoomは、100人まで同時接続が可能です。これだけ多くの人数を同時接続して安定しているのは、利用者から見て大きなメリットといえるでしょう。ちなみに、大人数で同時接続した場合は、パソコンの画面に最大で25人が同時表示されます。残りのメンバーを見たい場合は、画面をスライドさせれば見ることもできます。人数が多くても相手の顔が見えるというのは、安心感がありますね。

zoomを利用するための準備！インストールや登録方法

実際にzoomを利用するためには、事前の準備が必要です。パソコンの場合は、Webカメラ・マイク・スピーカーを用意する必要があります。Webカメラは自分の顔を写すもの、マイクは自分の声を相手に届けるもの、スピーカーは相手の声を聴くために必要です。最近のノートパソコンや画面一体型デスクトップパソコンの場合は、これらが内蔵されていることもあります。その場合は必要ありませんので、事前に調べておくと良いでしょう。

次に、zoomをインストールする必要があります。ダウンロードセンター(https://zoom.us/download)に行って、zoomをインストールするようにしてください。自動的に現在使っているOSに合ったソフトがインストールされます。それが終わったら、zoomにアカウントも登録します。これは主催者として参加するときのみ必要で、会議に参加するだけなら必要はありません。主催者として登録するときは、公式サイトでメールアドレスを入力して、届いたメールのURLから本登録すれば完了です。

また、必要に応じてzoomの設定も行います。これは、必須ではなく録画したファイルの保存場所変更や、ファイルの送受信を行いたい場合などに設定します。これらの機能を利用しないなら、設定しなくても問題はありません。実際に設定するときは、パネル内の設定だけではなく、一般タブ内の「拡張機能を有効化する」をクリックします。そして、zoom内にあるマイ設定というところで設定することになります。

zoomでミーティングに参加するためにはどうすれば良い？

zoomを利用してWeb会議やセミナーに参加するときの、詳細な流れも見ていきましょう。まず、zoomミーティングに参加するときは、主催者側から招待URLというものが送られてきます。基本的には招待URLをクリックすることで、ミーティングに参加することが可能です。クリックすると、「コンピューターでオーディオに参加」というボタンが出てきますから、こちらもクリックするようにしてください。

最初は意味が分からないかもしれませんが、パソコンについているマイクやスピーカーを使うかどうかを尋ねているのです。もちろん、使う人がほとんどでしょうから、迷うことなくボタンをクリックしても大丈夫です。このとき、「ミーティングへの参加時、自動的にコンピューターでオーディオに参加」にチェックをつけておくと良いでしょう。なぜなら、次回からは自動的にパソコンのマイクやスピーカーを使う設定になるので、毎回選択する手間が省けるからです。

最後に注意点としては、利用者側でもzoomのソフトをインストールしていないと使えないということです。その場合は、いったんzoomのダウンロードページに飛ばされることになります。この場合には、飛ばされたページからダウンロードとインストールをするようにしましょう。無事にインストールされてから再度招待リンクをクリックすれば、zoomミーティングに参加できるようになります。その後の流れは最初に説明したものと一緒です。難しくはないので、焦らずに順番通り操作するようにすると良いでしょう。

zoomでミーティング主催者が招待を送る方法って？

主催者側がzoomを利用してミーティングを行うときは、参加者に招待を送らなければなりません。この招待を送る方法も見ていきましょう。まずは自分のzoomを起動します。そのときに、「ビデオありで開始」と「ビデオなしで開始」と画面に表示されるので、いずれかを選択するようにします。次に招待という部分をクリックして、招待パネルを開くようにしましょう。招待パネルが開くと、左下に「URLをコピー」という項目があるので、こちらも同様にクリックします。クリックすることで、「招待URLがクリップボードにコピーされました」というメッセージが出てくるはずです。メッセージを確認したら、実際にzoomでミーティングしたい人を選択して、貼り付けて通知を送ります。

この方法でミーティングをしたい全員に通知を送れば、招待は完了です。他にも参加者を招待する方法は存在しますが、今回紹介した方法が一番シンプルで分かりやすいやり方となっています。同じzoomを利用するのでも、主催者側と参加者側では少し使い方が変わってきますので、混乱しないようにしましょう。どちら側でも基本的な使い方はシンプルですし、慣れてしまえば使いやすいものです。

まとめ

これまでzoomの特徴や使い方について見てきました。新しいWeb会議用ツールというと、難しいイメージを持つ人もいるかもしれません。しかし、意外と簡単に使えることが分かったのではないでしょうか。従来のように特定の場所に人が集まって行う会議なども良いですが、例えば距離的な問題などで実現が難しいときもあります。そんなときにこのようなオンラインで使える新しいツールは威力を発揮します。なぜなら、ネット環境とパソコンやスマートフォンさえあれば、いつでもどこでも会議やセミナーができるのが、zoomの優れている点でもあるからです。これは画期的な進化であり、経営者はもちろん、従業員にも意味のあることといえます。

現代社会は働き方の多様化や、各企業の労働力の確保が課題にもなっています。特に地方は有望な労働力確保が難しい状況であり、企業もいつまでも同じやり方では通用しなくなるでしょう。しかし、アイデア次第ではこのような苦しい状況の中でも、活路を見出すことができます。そのヒントの一つがITの活用であり、今回紹介したzoomのようなツールを上手に使いこなすことではないでしょうか。

zoomは会社内の従業員同士のWeb会議はもちろん、使い方によってはリモートワーカーとのやり取りにも使うことができます。特にリモートワーカーなどの活用には、このようなツールは相性が良いといえるでしょう。場所を選ばず、オンライン上でやり取りできるという特性があるため、地方や中小企業などでも優秀な人材を確保できる可能性が高まるからです。ぜひ積極的に取り入れて、ツールの有効な利用方法を身につけていきましょう。