業務を効率化できるWeb会議！中小企業におすすめのシステム

働き方改革の推進に伴い、多様な働き方のうちの1つにリモートワークがあります。働く時間や場所を選ばないリモートワークですが、業務推進のために会議や打ち合わせは欠かせません。そこで、遠隔地とのコミュニケーションをスムーズに行い、業務の効率化を図るために注目されているのが、Web会議システムです。これからWeb会議システムの導入を検討している中小企業の経営者もいるでしょう。しかし、初期費用や仕組み、セキュリティなど、Web会議システムについてわからないこともあるのではないでしょうか。そこで、Web会議システムを導入することにより得られるメリットや、おすすめのシステムを紹介します。ぜひ、自社にあったWeb会議システムを活用してください。

インターネットを通じて簡単・手軽に始められるWeb会議とは？

Web会議はインターネット環境と簡易な機器が揃っていれば、映像や音声のやりとりをはじめ、資料の共有もタイムリーに行うことができます。インターネット回線に接続可能なPCやダブレット端末、スマートフォンがあれば、国内外問わず、場所を選ばずに会議や打ち合わせができるのです。それぞれが使用する機器に、Webカメラやマイクスピーカーが内蔵されていれば、事前に設定や購入をする必要はありません。必要に応じて、イヤホンとマイクがセットになっているヘッドセットを利用してください。

Web会議を行うことができるシステムは、クラウドサービスが一般的です。Web会議に参加する人に、Web会議をするためのクラウドサービス上の会議室のURLを共有したり、簡単な登録をしてもらうだけでいつでも利用できます。遠隔地との会議や打ち合わせをするときは、Web会議が便利です。

サーバーでの通信でセキュリティ面も安心なWeb会議システム

Web会議室システムは無料のツールと、企業向けに提供されている有料のWeb会議サービスがあります。どちらもWeb会議システムに接続するために、インターネット接続ができるPCやタブレット端末、スマートフォンなどの機器が必要です。それぞれの機器からWeb会議システムのサーバーへアクセスすることで、Web会議への参加が可能になります。

また、Web会議システムには大きく分けて2つのサーバーアクセス方法があります。1つ目はクラウド型。Web会議システムの提供元が管理するサーバーにアクセスをするクラウド型は、システム提供元がサーバー管理を行うため、自社でサーバー管理やセキュリティ対策を行う必要がありません。2つ目のオンプレミス型は、自社のネットワークシステム内に設定したサーバーにアクセスをして、Web会議を行います。オンプレミス型を導入する場合、Web会議システムを自社または外注で構築する必要があり、不具合やアップデート等、サーバー管理を含めて自社で行います。そのため、Web会議を新たに導入する場合はクラウド型がおすすめです。

クラウド型のWeb会議システムには、無料ツールもあると説明しましたが、有料ツールとの違いは通信方法とセキュリティ面です。無料ツールでは、Web会議に参加する人の端末同士を直接繋ぐ、P2P（ピアツーピア）通信が用いられているため、双方のセキュリティ管理をしっかりと行う必要があります。有料ツールは、Web会議システムのサービス提供元のサーバーに接続をするため、常に最新の機能やセキュリティ管理下の中で、会議を行えるのです。重要な資料等の共有や映像共有を行う会議には、有料ツールを用いたほうが安心して利用できます。

クラウド型Web会議システムの仕組み・特徴・メリット

クラウド型のWeb会議サービスは、インターネット接続をしてサービス提供元のサーバーにアクセスすることで、ユーザー同士を繋いでくれます。Web会議に必要な音声や映像、画像やデータの共有システムなどは、サービス提供元が管理をしているため、遠隔地の人とスムーズに会議や打ち合わせが可能です。また、社内で使用しているインターネット回線やWi-Fiを利用すれば、自席から会議への参加が可能になり、会議室の確保をしなくてもよいのです。出先でも、インターネット接続できる環境であれば、Web会議への参加が可能です。クラウド型のWeb会議サービスの最大のメリットは、サーバー管理やシステム構築を自社で行う必要がなく、すぐに導入できる点です。サーバー管理やシステム構築のための費用や時間に縛られることなく、Web会議に最適な最新のサービスを、常に受けることが可能となっています。

また、最新のサービスの一例として、高画質の映像コミュニケーションや、クリアな音声配信、データの圧縮技術により、遅延の少ない動画配信など、Web会議を行いやすく、安定した通信のためのシステムが随時提供されています。同時に複数の拠点からアクセスをする、大規模なWeb会議にも対応しているサービスもあるため、クラウド型のWeb会議サービスの提供元はいくつかリサーチしておくと便利です。

オンプレミス型Web会議システムの仕組み・特徴・メリット

オンプレミス型Web会議システムは、自社内にサーバーを設置して利用します。自社のネットワークに組み込むことで、ハッキングによるWeb会議内容の漏洩などを防止できるなど、しっかりとしたセキュリティがメリットといえます。また、Web会議に必要なシステムもある程度カスタマイズすることができるため、社内で長期的な利用をする場合、オンプレミス型Web会議システムの導入が向いています。自社内にサーバーを設置するため、遠隔地の各拠点との会議や、大人数での利用にも優れています。

専用機器が不要のWeb会議と専用機器が必要なテレビ会議

Web会議システムの他に、テレビ会議システムもありますが、大きな違いは専用機器の準備が必要か否かです。Web会議システムを利用するためには、インターネットに接続できる端末と、簡易なWebカメラやマイクスピーカーを準備するだけで利用できることを説明しています。テレビ会議システムを利用する場合、会議を行う場所に専用機器の設置や工事が必要です。費用も専用機器代と工事費だけでなく、保守費用や故障の場合は修理費などが発生する可能性があります。

また、テレビ会議が行えるのは、専用機器の設置がされている会議室同士と限られるため、会議の参加者が制限されます。会議へ参加する会場が増える場合、都度専用機器を設置しなければなりません。テレビ会議のシステムも、会議に必要な映像と音声だけなど、最低限の機能です。テレビ会議は会議を行うことに特化しているため、Web会議システムのように、データのやりとりを行うことは難しいでしょう。

無料のコミュニケーションツールと有料Web会議システムの違い

クラウド型のWeb会議システムを選択する場合、無料と有料の違いを理解しておく必要があります。無料ツールは接続をする際、P2P（ピアツーピア）通信という端末同士を繋ぐ通信方法が採用されます。P2P通信はサーバーを経由せず、端末同士がダイレクトにデータをやりとりするため、重要資料の送受信や機密度の高い内容の会議などを行うには、セキュリティ面に不安があります。また、サービスの質や通信の安定性などは、無料ツール次第です。ただし、個人間に信頼関係が成立していて、一時的な打ち合わせなどに利用する場合は、無料ツールでWeb会議を体験してみましょう。

企業間または複数人でWeb会議を行う場合は、サーバーにアクセスをする有料ツールを利用しましょう。サーバーにアクセスをしてデータの送受信をする際、データはSSLやAESなど暗号化されます。そのため、無料ツールと比較をするとセキュリティが高く、信頼性も高まります。通信時の安定性もサポートされるため、Web会議が中断してしまったり、音声や映像の乱れが発生したりするリスクも少なめです。さらに、有料ツールではweb会議システムの他に、拡張性や独自のサービス、他のサービスとの連携が可能になることがあります。Web会議以外のコミュニケーションツールとして活用の幅を広げられるサービスもあるため、ビジネスツールの1つとしてWeb会議システムを導入するならば、有料版がおすすめです。

万一のトラブルが発生した時も、有料ツールはサポート体制も整っています。オンライン窓口での対応や、電話や訪問での対応など、利用時のサポート内容もリサーチしておくと安心して利用開始できます。Web会議システムの導入は、コストだけでなく、セキュリティ面やサポート面、他のサービスなども比較要素として取り入れてください。無料ツールを利用するときは、個人間のやりとりを基本として、セキュリティ面の責任は利用者にあるものと心得ておきましょう。

Web会議システムで得られるコスト削減などさまざまメリット

Web会議システムを導入すると、有料ツールを利用していてもコスト削減に繋がります。まず、会議のために参加者が出張や移動をする必要がなくなるため、交通費や宿泊費のコスト削減が可能です。また、出張や移動時間により業務を中断する必要がなくなるため、それぞれの業務により得られる利益確保に繋がります。Web会議によるメリットはコスト削減だけでなく、企業やプロジェクト全体の円滑な業務推進が実現できる点も挙げられます。

Web会議システムを利用することで、一度の会議で多数の人に情報共有することが可能です。音声や映像、資料データの同時共有により、コミュニケーションが活性化し、拠点ごとに会議を行うよりも一体感を生み出すことができるのです。また、企業のトップから新人まで、幅広く会議に同時参加できるため、企業内外で意思決定を迅速に行って共有できます。急を要する会議の開催や、会議日時の変更もしやすく、臨機応変な会議が行える点もWeb会議ならではのメリットでしょう。また、責任者や決定権を持った人が現場にいなくても、Web会議システムを用いてタイムリーに指示を仰ぐこともできます。部署単位や小集団での意思決定もスムーズになり、責任者の不在時のトラブルなど、リスクを回避するためにも有効的です。

自社に合った使いやすいWeb会議システムを選ぶポイント

Web会議システムを導入する場合、4つのポイントを押さえておくと、スムーズにWeb会議を開催できます。1つ目は音声や映像の安定性です。会議において音声や映像が不安定だと、会議の中断が余儀なくされます。正確な情報共有のためにも、データの圧縮技術や通信帯域の自動制御をしてくれるサービスなどがあるツールを導入しましょう。2つ目は操作が簡単に行えることです。アプリのダウンロードや登録、設定方法など誰でも簡単に行えなければ、Web会議システムの利用率が低下してしまいます。有料ツールを導入するにあたって利用率が向上しないままでは、コスト削減や業務改革に繋がりません。複雑な操作が不要なシステムや、サポート体制が充実しているシステムを利用してください。

3つ目は、Web会議に利用したい機能が充実しているか確認をしましょう。音声や映像会議だけでなく、動画配信や自社で利用しているアプリケーションとの連携が可能であるか確認をしておくと、Web会議以外にも教育や研修などに活用できます。また、共有した資料もその場で編集や画面共有が可能であるかなど、自社の利用目的を満たすサービスであるかもチェックポイントです。4つ目はセキュリティ対策についてです。データの暗号化や、Web会議システムの利用者それぞれのユーザー認証機能は必須項目として確認してください。IDやパスワード認証はもちろん、Web会議室にパスワード設定が可能であれば安心です。有料ツールの導入前に、無料体験版などがあれば試してみることをおすすめします。また、これら4つのポイントを満たしていても、費用対効果を得られる価格か検討する必要があります。導入コストが高すぎたり、利用頻度に対して年間コストが高すぎたりする場合、Web会議システムの活用メリットがなくなってしまうからです。

中小企業におすすめの優れたWeb会議システム18選

「OmniJoin」はiPhoneやAndroid端末からアクセスが可能です。会議の録画機能もあるため、Web会議に参加できなかったユーザーも会議内容を確認できます。また、CADなどのアプリケーションの共有編集や閲覧も可能です。「Fresh Voice」はサーバー上にデータを残さないため、セキュリティ面がしっかりとしています。Web会議室の開催操作も簡単で、同時に200拠点との会議が可能です。「EyeVision」の特徴は、テレビ会議をベースにしたWeb会議システムです。CADの共有が可能で、チャットやメッセンジャー、ライブストリーミングやビデオ報告機能を搭載しています。

「Cisco WebEx」は招待メールのURLに接続すると参加可能です。海外とのWeb会議や資料共有、プレゼン時にはホワイトボード機能を利用し、タイムリーに図説や文字の入力、共有ができます。プレゼンをメインとした会議に便利です。「V-CUBE」は最大で50名の参加が可能です。iOS対応の機器からの接続が可能で、インストールなどをしなくても、招待用URLのみでWeb会議への参加ができます。アンケート機能を使い、会議中に多数決や意思決定をすることも可能です。「EyeVision-Entry」はオプションにより英語版、韓国語への対応が可能です。最大で60拠点の登録ができます。海外拠点とのWeb会議におすすめです。

「Active Web Video」はクラウド型とオンプレミス型の両方に対応しています。注意点は対応OSが2019年4月時点でWindows 7/8.1/10のみ、ブラウザもgoogle ChromeとFirefoxに限られています。1グループにつき、最大5拠点からの参加が可能です。「Chime Meetings」は専用のアプリケーションを利用し、1対1のチャットから複数でのチャットが可能です。1人あたりのコストも比較的リーズナブルですが、12カ月の最低利用期間が設定されています。

大規模なWeb会議やセミナーの開催を予定している場合、「V-CUBE One」がおすすめです。受講者拡張オプションを利用することで、一時的に多数の参加者を集うことができます。また、Officeのアカウントの連携により、カレンダーや予定表への登録もできるため、会議の管理がしやすくなります。「Lifesize」は海外拠点が多い企業におすすめです。60カ国以上に対応し、ライブストリーム会議は最大で1万人が視聴可能です。操作もシンプルで、各地から参加しやすい仕様になっています。

「Calling（コーリング）」はweb会議室用のアカウントを作成しなくても、会議に参加できます。Web会議室は複数作成可能で、Web上の会議室名とパスワードを設定し、参加者にURLを送信するだけなので、初心者でも利用しやすい点が特徴的です。「MORA Video Conference」はクラウド型とサーバー導入モデル（オンプレミス型）の選択ができます。BtoCセミナーなどを開催する場合、オンプレミス型のオプションを利用することで、コンテンツのカスタマイズが可能です。
「Office 365 / Skype for Business」はMicrosoft社の「Skype for Business」をインストールすると利用できます。最大250名でWeb会議が可能で、利用料もOffice365に加入している人は月額220円とリーズナブルです。

「iMeetLive」は挙手機能やアンケート機能を用いて、Web会議参加者とタイムリーな意思疎通や意思決定ができます。プランも大企業向けと中小企業向けがあり、大企業向けプランでは8カ国語に対応しています。「V-CUBE Box」は、システム本体とカメラやマイク、スピーカーとリモコンをセットで導入可能です。Web会議の導入後も、コールセンターが24時間365日対応します。「mieruka Cloud（ミエルカ・クラウド）」は最低利用期間が1カ月、Web会議を利用しない月はプランの停止ができます。スポット利用をしたい場合におすすめです。

「sMeeting（エスミーティング）」はドコモ・システムズが提供するサービスで、1ライセンス月額2,000円から利用できます。端末にデータを残さず、モバイル端末からも高いセキュリティを維持してアクセス可能です。「LiveOn（ライブオン）」は英語と中国語に対応しています。クラウド型、オンプレミス型の選択が可能で、Web会議への参加もログインと会議室選択だけなので誰でも簡単に参加可能です。

まとめ

Web会議システムを利用すると、コスト削減や会議の効率化など、さまざまメリットがあります。Web会議システムを選ぶ際は、音声や映像配信機能だけでなく、Web会議で利用したい機能が搭載されているかなどをチェックしましょう。具体的には、Web会議をスムーズに行うために、資料データの共有編集や録画機能、翻訳機能などがあるかなど、参加者や会議目的に適した機能が搭載されているかです。クラウド型やオンプレミス型の選択も、自社のWeb会議の頻度や規模、カスタマイズの必要性に応じて選択できます。Web会議システムを導入することにより、業務の効率化を図ることができるサービスを選びましょう。