todoistの使い方をマスターして業務を効率化しよう！

忙しいビジネスパーソンにとって、To Do リストを用いたタスク管理は毎日の必須事項です。そして、いまだに従業員の裁量にタスク管理を任せている企業は少なくありません。しかし、タスクがスムーズな事業活動に支障が出るほど増えているなら、企業側が専用のツールを用意することも必要です。クラウド型プロジェクトマネジメントアプリケーション「todoist」は、ビジネスパーソンの業務効率化を助けるツールです。プロジェクトやタスクの管理はもちろん、ルーティーンワークの通知からメモ入力にいたるまで、さまざまな場面に応用可能です。有料プランへ申し込めば、さらに便利な機能を利用できます。この記事では、Todoistの具体的な機能や簡単な使い方について解説していきます。

todoistとは？やることをリスト化して管理するツール

ビジネスにおいて、やるべきことの一覧表を「To Do リスト」と呼びます。To Do リストは効率的に業務をこなしていくうえでの必須項目です。特に、多忙なビジネスパーソンほど記憶だけに頼っていては作業を忘れてしまうので、頻繁にTo Do リストを更新し、仕事を把握する必要があります。そして、To Do リスト管理のためにスタートアップ企業「Doist」が開発したクラウド型プロジェクトマネジメントアプリケーションが「Todoist」です。

Todoistは2007年のリリース後、多くの企業に広まっていきました。理由は「コストパフォーマンス」と「操作性」の2点です。Todoistは基本機能を無料で使用することが可能です。事業内容によっては課金が必要なオプション機能を利用しなくても満足できるため、導入しやすいといえます。また、Todoistは機能が豊富にもかかわらず、操作が直感的で楽です。これまで業務効率化ツールを使ってこなかった人や、パソコン関係の機器に馴染みがない人でも簡単に使えるのが特長です。画面も見やすくデザインされており、初めての業務効率化ツールとしても適しているでしょう。

todoistの基本的で便利なタスク管理機能を使おう！

実際にTodoistのタスク管理機能の使い方は以下の通りです。

・複数のタスクを整理して管理可能
ビジネスパーソンのほとんどが、複数のタスクを抱えて仕事をしています。ただし、同時進行ですべてのタスクをこなそうとすると、納期やクオリティの問題が生じます。Todoistは複数のタスクに優先順位をつけ、スムーズに完了させていくためのサポートをしてくれます。

・後からタスクを追加できる
Todoistは新しいタスクが出てきたとき、自由に追加ができます。しかも、方法は記号をクリックするだけなので手間いらずです。なお、Todoistのアプリをスマホにインストールしておくと、いつでもどこでもタスクが生じたときにリアルタイムで画面を操作できるので便利です。

・主要タスクの下に「サブタスク」を設けることができる
仕事を確実に終わらせるには、大きなタスクばかりあっても非効率的です。「顧客から契約をもらう」のが大きなタスクだとすれば、そこへと至るためのサブタスクを設けましょう。「企画書を作る」「アポをとる」などのサブタスクを細かく管理し、順番に終わらせていきます。Todoistならサブタスクの設定や追加も簡単です。

todoistのプロジェクト整理機能の使い方を紹介！

プロジェクトの整理もTodoistの強みです。次のような使い方で、プロジェクト整理がはかどります。

・プロジェクトを分類したうえでのタスク管理
長期的なものから短期的なものまで、プロジェクトの種類はさまざまです。そして、プロジェクトの分類がはっきりすると、それにともなうタスクも見えてきます。Todoistは業種ごとに想定されるさまざまなプロジェクトに対応し、タスク管理をサポートします。たとえば、小売業とクリエイティブ業では手がけるプロジェクトの質が大きく異なるでしょう。Todoistは柔軟に、企業やチームの性質に合わせられるのが特徴です。また、リモートワーカーとのプロジェクトやタスクの共有も可能です。

・メインプロジェクトの下で小さなプロジェクトを管理
タスクと同様、プロジェクトもメインとサブに分類できます。企業にとっての通常のステップは、複数のサブプロジェクトをこなしていき、将来的にメインプロジェクトを達成することです。Todoistはメインプロジェクトの下で小さなプロジェクトを管理できるので、ビジョンを意識しながら目の前の作業にあたっていけます。

todoistで予定を立てる時の使い方は？プリントも可能

仕事のスケジューリングにもTodoistは応用できます。忙しくてタスクが複雑になっているときほど、Todoistの便利さに気づくでしょう。

・「今日と次の7日間」で1週間のスケジュールを確認
Todoistでは当日とこれからの1週間を管理できるビューがあります。「今日と次の1週間」はビジネスパーソンがもっとも使用する機能のひとつです。1日の始めには今日のタスクをチェックし、終業時間までの予定を立てましょう。そして、日曜日や月曜日のうちに次の1週間のタスクを見て、週末までの予定を組みます。ビジネスパーソンが規則正しいルーティーンで業務をこなしていくために、Todoistは貢献してくれます。

・プリントアウトして内容をデスクに置くことも
画面上では正確にタスク管理やスケジューリングがなされていても、やはり紙の資料のほうが見やすい人もいます。また、紙の予定表があると気軽にメモを追加するなどの作業ができるので便利です。Todoistは画面をプリントアウトもできるので、内容をデスク付近に掲示できます。ツールと紙の両方でタスクを意識すれば、業務の進捗管理が容易になるでしょう。

todoistの便利な機能を紹介！折り返しやURL入力

手帳やカレンダーだけでは難しい作業も、Todoistなら実現可能です。たとえば、「繰り返し入力」はマスターしておくとたいへん便利です。企業の業務は多くの場合、ルーティーンワークに占められています。中には、曜日や月末、月初などで作業内容が決まっているケースも少なくありません。ルーティーンワークは個々の難易度こそ高くないものの、欠かすことができない貴重な作業です。そこで、Todoistではタスクの項目に「毎週月曜」「毎月25日」などと入力しておくことで、定期的にスケジュールを振り返られるようになります。

次に、頻繁に訪れるURLもTodoistに入力しておきましょう。取引先のHPや代理店の商品ページなど、仕事によってほぼ毎日閲覧しているサイトがあります。Todoist内のスプレッドシートにURLを入力しておくと、移動中などでも気軽に閲覧できます。

無料で利用できるtodoistのサービスは多い！使いこなそう

Todoistのメリットは無料で利用できるサービスの多さです。導入のコストもリスクも少ないので、多くの企業から重宝されています。たとえば、「複数のデバイスへの対応」はうれしいポイントです。Todoistはパソコンでもスマホでも利用できます。移動が多い営業職や、作業場所が決まっていないリモートワーカーでも日常的に見られます。次に、「タスクやプロジェクトの階層化」も無料機能です。To Do リストは箇条書きになっているだけでは上手く管理できません。大きなタスクやプロジェクトを設定したうえで、関連した小さなタスクを紐づけていくのが理想的です。Todoistは単純な操作で階層化ができます。

そして、タスクに繰り返し設定したり、優先順位をつけたりできるのも無料機能の範ちゅうです。タスクの数が増えるほど、ルーティーンワークを忘れるなどのニアミスが起こる可能性は高くなっていきます。リアルタイムで優先するべきタスクを意識しつつも、定期的な予定は確実にこなさなくてはいけません。Todoistであれば、有料オプションをつけなくてもタスク管理の精度を上げられます。

有料で利用するtodoistの機能！より使いやすい機能とは？

さらに効率的な使い方をするなら、Todoistの有料オプションを追加してもいいでしょう。たとえば、有料にすると登録できるプロジェクト数が80から200に増えます。顧客数が多い営業職や作業の多いクリエイターなど、多忙をきわめるビジネスパーソンにはメリットがあるでしょう。また、「リマインダー機能」も無料オプションです。リマインダー機能では、タスクの優先順位を4段階に設定可能です。そして、タスクの完了が近づくと通知してくれるので、うっかりミスの防止につながります。しかも、リマインダー機能は時間だけでなく位置情報でも発動するので、「取引先に着いたら行うべきタスク」などを入力できます。

さらに、「生産性のグラフ化」も有料オプションです。Todoistの無料機能はリアルタイムや未来のタスクを確認することに長けていても、過去の振り返りには適していません。そのため、過去のタスクの成果を調べるときには苦労しがちです。有料オプションではタスクの成果がグラフになるので、一目で生産性が見てとれます。過去のデータに目を通すだけでなく、未来のプランを考えるうえでも役立つでしょう。

todoistはショートカットを使って時間の効率化を！

さらにTodoistを便利に使うためには「ショートカット機能」を覚えましょう。よく使う部分ほどショートカットすれば、作業時間を短縮できます。以下、WindowsでTodoistを使用する際のショートカット方法を紹介します。

・新しいタスクの入力
ビジネスシーンでは次から次に新しいタスクが生まれてきます。qキーでタスクの追加をショートカット可能です。また、TABキーと併せるとスケジュール設定に移ります。

・検索
Todoistで、見たい情報が思いだせない場合は検索画面を出しましょう。/キーで検索へとショートカットできます。

・プロジェクトにタスクを追加
大きなプロジェクトの下に、関係するタスクを入力できるのはTodoistのメリットです。この作業を省略するには#を入力しましょう。そうすると、プロジェクト名を選択してタスクを追加できるようになります。

・タスクの優先順位
効率的にタスクをこなしていくためには、優先順位をつけるのが得策です。タスク名に「P1」「P2」とつけると、数字が優先順位となります。なお、数字は1～4まで設定可能です。

todoistプレミアム会員になると使える便利な機能もある

プレミアム会員になると、さらにTodoistの便利な機能を使えるようになります。まず「バックアップ機能」は安全性を高めるために効果的です。基本的に、Todoistのデータはアマゾン・ウェブ・サービスが管理しているので突然損なわれるリスクは高くありません。それでも、完璧に保護されているとも断言できないので、ユーザーがバックアップしておく意識は大切です。バックアップ機能を設定すると、自動的に1日1回、データは保存されていきます。バックアップに必要な作業時間やストレージなどを節減できるので、システム担当者の負担は軽くなります。なお、バックアップファイルはCSVファイルに置き換えてユーザーの手元で取り扱い可能です。

「メモ入力の充実」もプレミアムならではの機能です。普通にTodoistを使っていてもタスクについて簡易的なメモは入力できます。しかし、長文を書けないので詳細を記録しておくことができません。重要な事項を書き漏らし、忘れてしまう危険が出てきます。プレミアム会員となれば、タスクに関するメモを長文で書けます。しかも、メモ欄にファイルを添付できるので複雑な内容も正確に残せるでしょう。

todoistの多彩な機能を活用して業務の効率化を図ろう

いろいろなtodoistの機能を応用することにより、企業には多くのメリットがもたらされます。

第1に「時間の有効活用」です。To Do リストの精度が低いと、どうしても上司や経営陣が従業員のスケジュールを細かく設定しなくてはいけません。しかし、上司から指示されたスケジュールが従業員の資質や仕事の進捗に合っているとは限らないため、時間が無駄になることもありました。Todoistは従業員が個人レベルでスケジュールやタスクを管理できるので、業務効率化がスムーズに実現します。

第2に「大量のタスクへの対応」です。企業の生産力を上げるためには受注量を増やさなくてはいけません。しかし、その結果として従業員の負担が多くなり、労働時間が増えればコストがふくらみます。Todoistは従業員が大量のタスクに対して優先順位をつけながら、正確にこなしていけるようサポートします。労働時間の短縮、クオリティの維持にもつながるでしょう。

第3に「タスクやプロジェクトの共有化」です。Todoistでは個人のスケジュールや進捗状況を同僚と共有できます。社内全体で作業量を平均化し、従業員同士で気軽に報告や相談をすることで問題解決までの時間が短縮されます。

まとめ

業務効率化を目指すうえでは、ツール選びが重要です。機能が充実しているだけでなく、柔軟で応用性が高いツールを探さなくてはいけません。また、パソコンの知識に関係なく使えるよう、操作性が簡単であることも大切でしょう。パソコンやスマホなど、複数のデバイスで使えるツールならシチュエーションに関係なくタスク管理を行えます。Todoistは初心者にも扱いやすく、プロジェクトやタスクを確認するためにぴったりのツールです。また、それぞれのプロジェクトに関するメモやサブプロジェクトを入力できるのもメリットです。Todoistを導入して、タスクのスケジューリングや優先順位を効率的に行い、業務のクオリティ向上へと反映させましょう。