Slackをプロジェクト管理に活用すれば仕事が効率化する！

アメリカ発のビジネス用チャットツールであるSlackは、世界各国の企業で使用されています。日本でもIT系をはじめ、多くの企業が導入している人気ツールです。人手不足の解消と業務効率化の観点から、Slackを活用したプロジェクト管理に興味を持つ経営者も多いことでしょう。特に、リモートワークを検討している企業には、スムーズなコミュニケーションを実現するツールとしておすすめです。果たして、Slackは業務効率化やリモートワークの連携面などで効果はあるのでしょうか。Slackの導入を検討している経営者のために、Slackの特徴、Slackを活用したプロジェクト管理の効果について解説します。導入事例もいくつか紹介しますので、実際の活用でどのような効果を上げているのか確認してみてくださいね。

世界中で使われているビジネスチャットのSlack！

Slack（スラック）とは、アメリカのSlack Technologies,Incが開発したビジネス用チャットツールです。2013年に公開されてから、またたく間に世界中に普及しました。2017年11月には日本語版もリリースされており、IT企業や大手企業をはじめ、多くの会社で導入されています。Slackの大きな特徴は、無料で始められる点です。導入と本格的な運用はまだ検討中、小規模のプロジェクトで使ってみたいなどのニーズに向いています。

無料で使えるチャットツールは他にも複数ありますが、多機能な面ではSlackが頭一つ抜けている印象です。自分で絵文字をカスタマイズできたり、連携できる既存サービスの数が多かったりと、機能が充実しています。もともとチャットツールはプライベートで使っている人が多く、Slackも直感的に使用できる点はメリットです。試しにSlackを使用したい企業はもちろん、他のツールと比較して導入を検証したい場合は、無料のフリープランから始めてみましょう。リモートワークで試験的に取り入れてみるのもおすすめです。

どんなテーマでも活用できるSlackの多彩な機能性

Slackにはさまざまな機能が付いています。チャンネルは、メッセージやファイルなどを共有できるスペースのことです。プロジェクトごとに自由に作成でき、メンバーも必要なときだけチャンネルの出入りができます。Slackを使うなら、必ず覚えておきたい基本機能の1つです。プロジェクトごとにチャンネルを管理したい場合はワークスペースを作成し、その中でチャンネルを作成します。ワークスペースを作るときはチームのオーナー、管理者、メンバーなどを決めていきましょう。また、Slackには履歴検索の機能が付いています。検索フィールドに探したいキーワードを入力すると、検索候補が出てきます。チャンネルやメッセージの数が多くなっても検索機能があるので安心です。

Slackは社内の情報共有をスムーズにするツールですが、共有チャンネルやゲストアカウントの利用によって、外部パートナーとのコミュニケーションもできます。さらに、連携できるアプリが多い点もメリットです。GoogleドライブやTwitter、Dropboxなど、よく使うツールを連携させておけば、Slackだけで情報共有やSNSの管理ができます。もちろん、セキュリティについてもしっかり整えられています。

プロジェクト管理に向けプロセスを整備するSlack

Slackがプロジェクト管理に向いている理由を4つ紹介します。1つ目は、プロジェクトツールをSlackに一元化できる点です。プロジェクトの進行管理やタスクをすべてSlack上で行うことで、他のツールを使い分けることなく効率的に業務遂行できます。2つ目は、Slack上でファイルやドキュメントを使用することで、すべてのメンバーと情報共有ができる点です。Slackをチェックしていれば、プロジェクトにおける計画や伝達事項、成果などを聞き逃すケースが少なくなります。

3つ目は、プロジェクトを見える化することで、社内会議や社内通知がしやすくなる点です。たとえば、チャンネル内で会議を行えば、長時間1つの部屋で拘束されるケースはなくなります。リモートワークでも、簡単に情報共有できるようになります。4つ目は、情報共有が簡単にできることで、チームの一体感が出やすくなる点です。業務上の情報伝達はもちろん、業務を割り当てたり、プロジェクトの成功をお祝いし合ったりなども簡単です。リモートワークでも従業員同士の距離感が近くなり、職場環境が良くなります。気持ちよく仕事ができれば、業務効率化にもつながるでしょう。

プロジェクト管理をするのにSlackを活用するメリット

さらに掘り下げて、プロジェクト管理にSlackを活用するメリットを4つ解説します。1つ目は、プロジェクトのメンバーや業務遂行で必要な情報を、Slack上で簡単に集められる点です。専用チャンネルを作成してメンバーを追加しておけば、スムーズに共同作業できるようになります。2つ目は、ツールの連携によってプロセスの自動化ができる点です。たとえば、SlackとTwitterを連携させれば、Twitterを開くことなくタイムラインを眺められます。Twitterで情報を探しながら社内で共有したいときも、Slack上で完結できます。

3つ目は、常に最新の社内情報をチェックできる点です。会議やミーティングに関する情報を専用チャンネルとして作成しておけば、そのときの決定事項をいち早く従業員に周知できます。重要事項は絵文字やメンション機能で強調しておけば、周知漏れの予防にもなります。4つ目は、簡単にファイル共有ができるため、内容についてのフィードバックも容易である点です。DropboxやGoogleドライブなどを使っている場合も、アプリ自体をSlackと連携させておけば、ファイル共有からフィードバックまで業務の時短につながります。

Slackと連携させることのできるプロジェクト管理アプリ

Slackとの連携が可能で、プロジェクト管理に便利なアプリを4つ紹介します。1つ目は業務調整や管理が簡単になるアプリ、Asanaです。Asanaをインストールしてからアカウント認証を行うと、連携が完了します。2つ目はSmartsheetです。Googleスプレッドシートのように、シート別にタスクの共有や共同作業ができます。Smartsheetをインストールしたら、シートの更新時にSlackへの通知がされるように設定します。Smartsheetの作業が終わると自動的にSlackへ通知されるため、すぐに業務の進捗状況が確認可能です。

3つ目は、タスクや情報をボード上で整理できるTrelloです。Slackとの連携によって、Trelloの作業がすべてSlack上でできるようになります。SlackのAppディレクトリからTrelloのサイトへ行き、連携させるTrelloのチームとSlackのワークスペースを選択すれば完了です。4つ目はWorkastで、Slack上の会話をすべてTo-Doリストにできます。Workastをインストール後、Slackにログインしてから連携ページに飛び、認証すれば完了です。Slackと相性の良いアプリを4つ紹介しましたが、この他にもさまざまなアプリがあります。自社に合ったアプリを探してみましょう。

Slackをプロジェクト管理に上手に活用する方法！

プロジェクト管理においてSlackを上手に活用する方法を4つ紹介します。1つ目は、To-Doリストの整理です。ピン機能はメッセージや返信をピン留めできる機能、スターは重要なアイテムに星印を付けられる機能です。これらの機能を使えば、チャットの内容自体をTo-Do化することができます。2つ目は、Slackを使って会議の時間を節約する方法です。たとえば、会議で行う業務の進捗状況をSlackの専用チャンネルで報告すれば、わざわざ会議をする必要はありません。その分、時間が節約でき生産的な業務に集中できます。

3つ目は、複数メンバーとの情報共有が可能になる方法です。Slackでは、メンバー全員が参加する必要のある#generalチャンネルや、誰でも閲覧できるパブリックチャンネルがあります。大勢のメンバーに対して一度に情報共有ができるため、業務の透明性が高くなります。4つ目は、作業効率を上げるための方法です。たとえば、Slackと連携できるカレンダーアプリやメールアプリを利用すれば、Slack上でスケジュールやメールの管理ができるようになります。よく使う機能はすべてSlack上で行えるようにすれば、格段に作業効率がアップするでしょう。

Slackのおすすめ活用方法1：経営層と従業員とのつながりを作る

Slackを利用すれば、経営陣と従業員のつながりを維持しやすくなります。活発な企業活動には、同じ部署やチーム内だけではなく、部署や上下関係を超えた情報共有や意見交換が必要です。事業規模が小さい創業当初は、アナログのコミュニケーション方法だけでも十分かもしれません。しかし、規模が大きくなり従業員の数が増えていくと、経営層と従業員の距離感が遠くなっていきがちです。お互いの距離感が遠くなると相互理解が不十分になりやすく、経営に大きな影響を与えます。経営方針や経営者の考えが従業員にうまく伝わらないと、従業員が不信感や不安を抱きやすくなるため、注意が必要です。

Slackなら、効率の良い上下関係の維持が期待できます。社内通知専用のチャンネルを作っておけば、経営方針やニュースなどを従業員ひとりひとりに共有することも可能です。逆に、Slackは従業員の意見を吸い上げる際にも役立ちます。経営層への質問専用チャンネルを作り、多くの意見を投稿してもらうようにしましょう。質問チャンネルの利用率を上げるために、絵文字やいいね機能も積極的に活用してもらいます。経営層と従業員の間でカジュアルなやり取りができれば、情報共有や意見交換がスムーズに進み、風通しの良い企業風土を構築できるでしょう。

Slackのおすすめ活用方法2：リモートワークや社外とのつながりを維持する

Slackの共有チャンネルを利用すれば、社外の人とのつながりも維持できます。クライアントや、採用活動における応募者とのやり取りなどに活用しましょう。この場合、社外の人にもSlackを導入してもらう必要があり、利用はどちらか一方は有料プランであることが条件です。Slackの導入を検討する場合、企業規模が大きければ有料プランでの導入が一般的です。Slackを利用してもらいたい人には、ゲストアカウントでチャンネルに招待しましょう。ただ、共有のワークスペースを作成しておけば、双方が無料プランでも問題なく利用できます。

社内にリモートワークの従業員がいる場合もSlackが便利です。働き方改革では、国民の多様な働き方を推奨しています。リモートワークは、業務の無駄をなくして作業の効率を向上させるのに効果的です。しかし、コミュニケーション不足になりやすい、在宅勤務の場合は長時間労働に陥りやすい、などのデメリットもあります。Slackなら、リモートワーカーとのコミュニケーションも簡単です。会社から離れた場所で働く従業員を管理するツールとして、Slackを上手に活用しましょう。

Slackのおすすめ活用方法3：災害時に役立てる

Slackは災害時にも役立てることができます。日本は災害大国です。東日本大震災や熊本地震など、これまでの大災害では、交通機関はマヒし、電話回線はパンクしています。過去の災害で安否確認や情報共有に役立ったのはSNSです。社内SNSであるSlackなら、社外にいる従業員の安否確認や、被害状況の把握に役立ちます。交通網がマヒして帰宅困難者が出た場合でも、避難所の情報共有ができるでしょう。実際、ヨーロッパではSlackによって移動可能な交通機関の情報を共有し、無事に帰宅できた事例もあります。

東日本大震災以降、政府は企業向けに災害対策ガイドラインを公開しています。従業員の命や安全を守り、素早く事業を再開するには、緊急時のコミュニケーション手段の確保が不可欠です。普段の業務ではもちろん、Slackは緊急時にも便利に使えます。いつどのような災害が起こるかわかりません。安心して業務を遂行してもらうためにも、Slackの導入がおすすめです。

Slackの活用におけるルール策定のポイント

Slackを導入したら、うまく活用するために運用ルールを決めておきましょう。企業によっては、社内の風通しを良くするために、あえて運用ルールを作らないケースもあります。しかし、Slackは自由なコミュニケーションができる反面、デメリットも生じる可能性があります。たとえば、プライベートチャンネルで業務以外の会話をしてしまう、不用意にSlackで会話をしたために情報漏えいにつながってしまう、などです。

これらのリスクを防ぐために、最初は運用ルールを決めておき、少しずつルールの見直しを図っていくのがおすすめです。まず、Slackの利用によって考えられるリスクを想定してから、リスク回避のためのルールを設けていきます。情報共有を円滑にするためにプライベートチャンネルの作成を制限する、Slackの利用は社内のパソコンおよびスマートフォンのみにするなど、社内で独自のルールを決めていきましょう。

まとめ

1つのプロジェクトを完遂するには、複数の人間が協力しあい、チーム一丸となって取り組む必要があります。Slackを活用すれば、プロジェクトメンバーや情報の収集が簡単にできるようになります。ファイル共有によるフィードバックや、外部ツールとの連携によるスケジュール管理も容易です。プロジェクトマネージャーは、クオリティを維持しながら効率的にプロジェクト管理ができます。事例からも、Slackをうまく活用している企業は複数存在します。業務効率化やリモートワークを検討している企業は、ぜひSlackの導入を検討してみましょう。