初めてでもマスターできる！slackの使い方のポイントを紹介

企業では、社内で社員間の意思疎通を図るために、さまざまなコミュニケーションツールが利用されています。特に、社員数が多い企業では必須といえるでしょう。プロジェクトグループごとに意見を出しあったり、進捗の報告や情報の共有をしたりする際に、気軽にコミュニケーションが取れるツールがあるととても便利です。そのようなビジネスチャットツールの1つとしてslackがあります。slackは、アメリカ発のツールですが「機能性が高くて使いやすい」と日本でも多くの企業で導入および、活用されています。

これからビジネスチャットツールを使ってみたいと考えている人も多いでしょう。ここでは、slackの特徴や始め方、さまざまな機能の使い方や具体的な活用方法について紹介します。

slackの特徴ってどういうもの？利用するメリットは？

slackは、アメリカで生まれたビジネスチャットツールです。リリースと同時にその便利さから利用者が増え、日本でも多くの企業が導入するようになりました。チャットツールとは、リアルタイムでメッセージのやり取りを行う手段のことをいいます。1つのワークスペースをみんなで共有し、その中で会話しながら各自の仕事を進めることが可能な非常に便利なツールです。

slackの特徴は、大勢の社員間でのスムーズなコミュニケーションが可能なことです。連絡手段としてはメールもありますが、タイムラグが生じたり、関係者にはCcをつけたりと送受信に時間がかかることがあります。この点、slackならスピーディに連絡を取り合うことが可能です。また、ビジネス用なのでファイルのやり取りなど業務に必要な機能も充実しており、業務の効率化に役立ちます。

slackを企業が利用するメリットとしては、パソコンだけでなくスマートフォンを使って、どこにいても気軽にコミュニケーションが取れる点があげられます。また、メッセージを送るだけではなく、コミュニケーションを円滑にするための機能が充実しているので、ビジネスでも安心して使うことが可能です。チャットツールの中には、あげた情報がどんどん流れていってしまうものもありますが、slackは過去のやり取りを記録として残すことができます。「Excelなどのファイルの共有」「外部サービスとの連携」などもできるので、企業が自社のニーズに合わせてカスタマイズしやすい点も大きなメリットです。

slackを利用するための料金は？無料と有料の違いって？

slackの利用料金には、無料プラン（フリープラン）と有料プラン（スタンンダードプラン、プラスプラン）の2種類があります。スタンダードプランは月払いで月額960円、年払いで月額850円、プラスプランは月払いで月額1800円、年払いで月額1600円です。無料のフリープランは、検索可能なメッセージ数や、音声通話・ビデオ通話などの機能に一定の制限があります。メッセージ数は1万件までで、音声通話やビデオ通話は1対1しかできません。また、共有ファイルは5GBまで保存可能となっています。

一方、有料のスタンダードプランやプラスプランであれば、検索可能なメッセージ数に制限はありません。音声通話やビデオ通話も、最大15名まで参加者することができます。はじめてslackを利用するという場合や、関係者が少ないプロジェクト、比較的小規模の会社ならフリープランでもよいでしょう。プロジェクトメンバーが多い場合や、社員数が多い会社であれば、連携したいサービスが多い会社は、最初から有料プランにしたほうが便利です。

有料プランの中で比較すると、スタンダードプランでも企業が利用するのに十分な機能は備わっています。違いは、プラスプランの場合はプラスデータエクスポートやアップタイムの保証など、ビジネス向けになっているという点です。アップタイムとは、Slackが利用可能状態になっている時間のこと。プラスプランには、サービス品質保証契約（SLA）がついており、月間99.99%のアップタイムを保証しています。

slackを始めるにはどうすれば良い？登録作業の手順

実際にslackを利用するには、登録しなければなりません。ここでは、登録作業の手順を知っておきましょう。まず、slackのサイトへアクセスし、登録ページを開きます。そこに、メールアドレスを入れましょう。アドレス登録すると、そのアドレスにコードが届きます。そのコードをslackのサイトで入力します。次に、自分のアカウント情報を入力し、パスワードを決めましょう。その後、チームの情報について登録していきます。注意したいのは、入力した内容は、後からは変更できないことです。よく考えて登録するようにしましょう。

まず、チーム名とチームのドメイン名を決定します。そして、チームメンバーを招待していきます。この作業自体は同時に行わずに、後でやることも可能です。そして、Explore Slackをクリックすれば、チャットをスタートさせることができます。おおまかな流れは以上になります。無料版のSlackから有料版へ移行する際の手順も知っておきましょう。それまで社内のいろいろなチームがそれぞれ無料版を利用していて、有料版に切り替える場合は、すべての無料版を有料版に集約することが必要です。また、切り替えの際にはいくつか注意点があります。まず、それぞれのチームが今まで使っていたチャンネル名が被ってしまう可能性があります。

このままインポートしても自動的にリネームはされますが、もともとどのチームのものだったのかが判別できません。そこで、各チームでプレフィックス（接頭辞）をつけておくと安心です。また、これまで1つのチームだけで利用していたパブリックチャンネルを、プライベートチャンネルに変えてほかのチームに見られないようにしておきましょう。

slackのチームに招待された場合に参加する方法は？

slackの設定の仕方がわかったところで、今度は招待されるメンバーの側の手順も確認しておきましょう。slackのチームに招待された場合の参加方法は以下の通りです。まず、あらかじめ伝えておいたメールアドレスに招待のメールが届きます。届いたメールにはURLが記載されているので、クリックして登録画面にアクセスしましょう。登録画面が開けたら、自分のアカウント情報を登録していきます。自分のパスワードを決定し、ログインしてみましょう。最初のログインの際に、規約への同意が求められます。規約に同意すると、次のステップに進むことができます。後は、Explore Slackをクリックすれば、チャットを開始することが可能です。

有料版のslackの参加者（ゲスト）には、マルチチャンネルゲストとシングルチャンネルゲストの2種類があります。マルチチャンネルゲストとは、管理者が特定した複数のチャンネルに参加できるゲストです。シングルチャンネルゲストとは、ワークスペースのオーナーと管理者が特定した1つのチャンネルに参加できるゲストになります。たとえば、そのプロジェクトに関して、業務委託先やクライアントなども招待するときは、社員とは異なる参加方法にしたほうがよいことがあります。そのような場合には、アクセスできるチャンネルを選んで参加してもらうことができるのです。ゲストアカウントの作成は、有料版のみで利用できるサービスになっています。

slackで活用できる便利な機能には何があるのか？

slackには、ビジネスツールとして使えるいろいろな便利機能がついています。たとえば、プロフィール画像の変更やフルネーム表示の変更です。プロフィール画像を個人の顔写真に変更すると、誰なのかが分かりやすくなるでしょう。表示名は、設定を変えない限り初期設定ではその人のフルネームになります。ニックネームにしたい場合は、「Profile&account （プロフィール&アカウント）」の「Edit Profile （プロフィールを編集する）」から行うことができます。ローマ字入力でも日本語でも可能です。

メッセージの送信・編集・削除機能は、最もよく使う機能の1つ。送信するときは、チャット画面の下に出てくる入力枠にメッセージを入れて、「Enter」またはスマートフォンの場合は「Send （送信）」を押すだけといたって簡単です。いったん送ったメッセージを後から編集したり削除したりすることもできるため、「しまった！」と慌てることがなくなります。素早くレスを返すのに便利なのが、スタンプ機能です。文字を入力することなくスピーディにコミュニケーションを取ることができます。「Add reaction… （リアクションする）」を押すといろいろなスタンプが出てくるので、好きなものを選びましょう。

ファイルの送付機能があることも、ビジネスチャットツールとしては必須の機能です。WordでもExcelでも自由に送ることができるので、大事な資料を素早くチーム内で共有することができます。色のカスタマイズが行えるのもslackの特徴です。設定も簡単で、「環境設定」から「サイドバー」を選択すると、いろいろな色の選択肢が出てきます。面白い機能としては、天気予報の確認ができる「Forecast」という機能があります。ビデオ通話機能もあり、日々の業務に必要な機能がほぼそろっているとともに、楽しく仕事ができるような工夫もされているのが大きな特徴といえるでしょう。

slackの機能をフルに活用した使い方のポイントは？

ここで、slackの便利な機能を使った小技をいくつか紹介しましょう。まず、slackで独自の絵文字を作ることができます。メッセージに使う絵文字には、自分だけのオリジナル画像を追加することも可能です。この人だと一瞬でわかるような画像を入れるとやり取りが面白くなります。スターとピンを使って、メッセージを整理することもできます。たとえば、メッセージの上部にある星マークをクリックして黄色くしておくと、このマークがついたものだけを後で一覧にして見ることが可能です。

また、メッセージやファイル、返信に「#(チャンネル名) にピン留めする」「この会話にピン留めする」を押してピン留めしておくと、ピン留めアイテムだけをまとめてチェックすることができます。長いメッセージを見やすく表示したいときには、その部分だけを灰色で囲んで表示することが可能です。また、「メッセージの一部を太文字にする」「特定のテキストに反応するようにbot設定を行う」など、ニーズに合わせたカスタマイズも簡単に行えるのがslackのメリットといえるでしょう。

slackでビデオ通話を始めるにはどうしたら良い？

ビジネスシーンで非常に便利なのがビデオ通話です。slackにも、もちろんビデオ通話機能があります。slackには「App ディレクトリ」というものがあり、必要なアプリを追加できる仕組みになっています。この中には、「appear.in」や「Google+ Hangouts」「Blue Jeans」など、いろいろなビデオ通話アプリが入っていて、その中から好きなアプリを選択して、連携することが可能です。たとえば、Skypeを使ったビデオ通話を始めるためには、次のような手順で行います。まず、SlackとSkypeを連携させなければなりません。SlackとSkypeの連携するため、最初にSlackの「Appディレクトリ」で「Skype」を検索しましょう。

見つかったらインストールを押し、さらに「インテグレーションの追加」を押すと、「インテグレーションの設定」画面が出てきます。名前やアイコンなどを入力したら「保存」を押して完了です。SlackとSkypeを連携させると、スラッシュコマンド（Slackで、特定のアクションに対応するショートカット）で素早くビデオ通話することが可能になります。この機能は、有料プランだけでなく無料プランでも利用できますが、モバイルアプリでは利用することができません。初期設定では、メンバー全員が可能になっていますが、ワークスペースのオーナーがアクセス制限をかけることも可能です。

連携後、実際にビデオ通話するときはメッセージフィールドにスラッシュコマンド「/Skype」を入力し、Enter キーを押すだけで完了します。スラッシュコマンドが使えるようになると、必要なときにワンステップで通話できるようになるので、非常に便利です。Slackのスラッシュコマンドは、ほかにも多くのものあるので、Slackをスピーディに利用したいなら知っておくと便利でしょう。

まとめ

slackは、ビジネスでメッセージのやり取りをするのに必要な機能がほぼすべてそろっており、非常に便利なビジネス用チャットツールです。ビジネスの現場で利用することを目的に作られているので、導入すれば日々の業務が非常にやりやすくなるでしょう。いろいろな外部サービスを使っていても連携が可能なので、これまで使用しているサービスはそのままに、より仕事がしやすい環境にすることが可能です。いろいろな機能があると使いこなせるどうか心配という人もいるかもしれません。しかし、slackは直感的に使っていけるのも魅力の一つで、初めてでも使いやすいいという特徴があります。基本的な使い方さえわかれば、後は慣れていくだけで簡単に使うことができるので、リモートワーカーとのやり取りに活用してみてはいかがでしょうか。