skype for businessを使った会議のやり方！

近年のインターネット環境は著しい進化を遂げており、以前はコストをかけて周辺機器を導入していたテレビ電話も、現在では無料で簡単に使用できるツールが増えています。働き方が臨機応変に変化していることもあり、相手との距離や国内外問わず顔を見ながら話ができるとして、各企業が用途に応じた導入を進めているのです。ビデオ通話は単なる連絡手段の1つとしてだけではなく、コスト削減や人材確保にもつなげられる点で、会社の運営・効率化にも大きく役立てることができます。この記事では、手軽なビデオ通話として「skype」を利用した会議方法を、会議以外の活用・メリットなどを含め詳しく解説します。人材不足などでリモートワークを検討している企業の担当者は、ぜひ参考にしてみてください。

skypeとはどんなツールか

skypeとは、世界中の誰でも簡単に利用でき、グローバルに使われているコミュニケーションツールです。無料でダウンロードでき、ほぼ感覚的におこなえる簡単な操作で、他のskypeを利用しているユーザーとの音声通話・ビデオ通話ができます。1対1の通話はもちろん複数人でのグループ通話など、その時々の用途に応じて使い分けられ、これらの基本サービスであれば特別な料金はかかりません。パソコンはもちろん、skypeがインストールされたスマートフォン、タブレットなどのマルチデバイスに対応しています。そのため、Skypeを導入するために特別な機器を改めて用意したり、利用場所が限定されたりといった煩わしい準備も必要ありません。

チャットでのやりとりも可能なため、メールでの確認作業に比べ、早いレスポンスで対応でき、大事な要件が他のメールに埋もれてしまうこともありません。法人用の有料サービスであれば、相手がオフラインになっていても要件を送れるので、手の空いた時に確認をすることができます。パソコン以外でも利用できるので、急用の際にも確認作業が可能です。

skypeで会議を行うメリット1.時間と場所を問わない

それまでの会議は社内に直接集まって行われ、物理的な移動距離がハードルとなることも多く、1カ所に出席が必要なメンバーを集めることが難しいケースがありました。特に人が集まりやすい都心に比べ、地方の企業では交通機関の問題もあり、通勤が困難である場合には人が集まりにくい状態でした。そこで、法人向けのskype for businessを導入すると、社員の居場所や時間を問わず会議を行うことができるようになるのです。例えクライアントや支社が遠方・海外にあったとしても、時間や距離を気にすることなく開催でき、綿密な打ち合わせも可能となります。

また、近年増えつつあるフリーランスなど、自由度が高い外注先も利用することができるので、効率的に業務を進められます。データのやりとり、こまめな確認作業など、会社へ足を運ぶ必要がなければ、世界中の優秀な外注先が利用できるのも魅力です。リモートワークの社員などとも会議をすることができれば、会社のマネジメントや業務効率の向上にもつながります。上司の目が無ければ効率が落ちるのでは、と思いがちですが、他人のいない自宅や独立したスペースなど、集中できる環境であることが効率向上の要因となるのです。通勤のストレスから解放される点も、社員自身の意欲に影響します。

skypeで会議を行うメリット2.コスト削減になる

skype for businessを会議のツールとして導入することで、場所を問わず各地から参加することができ、出張の交通費などのコスト削減にもつながります。会議に必要な人数分の資料や、テレビ会議用の大掛かりな機器も必要ありません。情報端末だけで会議が可能となるため、準備にかかる人件費も削減することができ、必要機器やイス、テーブルなどの設置面積も抑えられることから、オフィススペースのコストも節約することができます。広い会議室を用意しなくても済むので、オフィスの規模にも依存しないのです。また、何よりも、何人もの人間が会議のために移動する長い時間が不要になるのが最大のコスト削減となります。

特定の室内で会議を行うためには、用紙や備品代など大小様々なコストがかかります。必要に応じて頻繁に会議をおこなおうとすれば膨大な費用となり、それらを削減することができれば運営予算にも大きく関わり、削減した予算を他の必要経費に回すことが可能です。特に会社で利用する電話の通話料は、携帯・固定合わせると年間で数百万にものぼるコストとなりえます。距離により料金が変動する通話料を気にすることなく、低コストで遠方とやりとりができるのも魅力です。

skypeで会議を行うメリット3.細部の確認ができる

以前のSkypeでは、音声や画質の低さが課題となっていましたが、近年はそれらをクリアし、高品質な通話・画面を共有することができるようになりました。skype for businessを利用すれば、従来のテレビ電話では不可能であった、発表者のパソコンの画面や資料の共有が可能となります。それにより細かなデータの確認もスムーズにおこなうことができ、無駄に時間をかけることもありません。文面だけでは伝わりづらい新しい業務手順も、身振り手振りなどを交えて話せるため説明しやすくなります。

距離に影響されない高画質・高音質な通話を使用することにより、コミュニケーションも取りやすくすることで、社員同士のモチベーションや団結力も生まれるでしょう。メールや紙面での資料の共有は、どうしてもタイムラグが発生します。その点チャットや画面上でやりとりすることができれば、その場で素早い質疑応答が可能となり、余計なストレスもかかりません。ぴりぴりとした雰囲気で会議をおこなうよりは、少し余裕のある時間を作ることで、社内の士気に関わるコミュニケーションを円滑にすることができるのです。

skype for businessに追加されている機能

Skypeは一般の個人ユーザーも利用可能であり、セキュリティ面の不安や、利用できる機能にやや制限があります。会社で利用する場合は、法人向けの有料版であるskype for businessを導入すると良いでしょう。通常のSkypeが25名までのビデオ通話であるのに対し、skype for businessでは、オンライン会議に最大250名までユーザーを追加することができます。Microsoft社のクラウドサービスである「Office365」と連携することが可能になり、最も多く利用されているOutlookを使用したスケジュール設定ができるようになります。Outlookでの予定表を参加者同士で共有することにより、会議に関する予定確認も一目で把握できるのです。

一般向けの無料サービスであるSkypeに比べ、skype for businessでは、法人レベルでのセキュリティに対応しています。会議中のビデオ・音声ストリームは暗号化され、通信相手を制限することも可能です。同一のoffice365内のみでのやりとりとすることで、外部からの通信を禁止できます。参加する従業員アカウントの追加・削除、通常の無料版Skypeとの接続許可・禁止も選択することができます。skype for businessではIDとパスワードに加え、他要素でのアカウント認証も必要となり、アカウントを乗っ取られることによるなりすまし防止にも役立つのです。

少人数ならば無料版のSkypeでも良いのでは、と思いがちですが、法人向けであるskype for businessでは、セキュリティ面や会議予定の設定、確認など、格段に便利な機能が追加されています。通常のSkypeでは相手がオンラインの時にしかコンタクトできないこともあり、やはり会社で使用するならばskype for businessがおすすめです。

会議を主催する手順

skype for businessで会議をおこなう際、会議の主催者は主に会議のスケジューリングを組む必要があります。Outlookの予定表で参加者の予定を確認しつつ、会議を設定しましょう。まずOutlookを開いて予定表へ移動し、「ホーム」タブの「新しいSkype会議」を選択します。登録されている出席者のメールアドレスを「宛先」に「；（セミコロン）」で区切って入力し、「宛名」には会議の名前を入力します。次に「開始時刻」「終了時刻」を選択して、必要に応じ会議領域内で議題の設定と添付資料の読み込みをおこないましょう。最後に「スケジュールアシスタント」をクリックし、会議の時間に問題がなければ「送信」を押して会議設定は終了です。

予定の時間になったら会議を始めましょう。資料などが特にない場合は、音声会議での実施もできます。必ずしもビデオ画面を利用する必要はありませんので、会議の内容に応じて、おこないやすい方で実施しましょう。会議内容や予定に変更があった場合、一括して編集することができるので、伝達ミスによる混乱も防ぐことができます。

会議に参加する方法

前述の方法で会議を設定すると、参加者に「会議出席依頼」が届きます。あらかじめ「会議」ビューから当日開催予定の会議一覧が確認でき、社内の主催者が設定したSkype会議には「会議」タブから参加することも可能です。参加者は「会議出席依頼」の中にある「Skype会議への参加」をクリックすることで会議に参加できます。参加当初はマイクが自動的にミュートになっており、自分の声は相手に届かない設定になっているため、マイクボタンをクリックして解除しましょう。すると、マークから斜線が消え、会議の参加者と会話をすることができます。

会議一覧をあらかじめ確認しておけば、突然の開催に慌てることなく準備をすることができ、会議の予定変更もすぐに把握することができます。ビデオ通話をする際は、ウィンドウの端をドラッグすることで画面の大きさが変更され、自宅などの背景が気になる時でも便利です。状況に応じて活用しましょう。

便利なオプション機能

skype for businessには、便利なオプション機能が多数備わっています。これらを活用することで、参加者のレベルに応じた細かい権限設定をすることができます。基本的な規定を超えた15名以上の大人数で会議をおこなう場合や、社外の人を招待する場合などは、その必要に応じて臨機応変な権限設定が出来るのです。予定表内の「新しい Skype for Business 会議」からリボンの「会議のオプション」をクリックし、「参加者のオプション設定」で変更できます。機密性の高い重要な会議をおこなう場合には、セキュリティ対策として適宜設定しておくと良いでしょう。

オプション設定をすることで、会議に直接参加できるユーザーと、参加が許可されるまで待機するユーザーを決めることもできます。会議内の進行状況により、待機するユーザーは入室が許可されるまで、会議の内容を聞くことはできません。外注先や社外の人を会議に招く際に便利な機能です。さらに発表者を設定しておくことで、発表者全員にSkype会議に対するコンテンツの共有、記録、オプションの変更やミュート機能など、コントロール権限が与えられます。それにより、操作をおこなう参加者を選ぶことができ、会議中に追加で設定することも可能です。

会議以外にも利用できる

skype for businessの活躍は会議だけにとどまりません。発表者が画面共有の機能と説明を組み合わせれば、社外へ向けたセミナーも開催することができるのです。セミナーなどの集客は開催地によって大きく左右されますが、skype for businessを使うことで、国内外の人が気軽に受講することができ、開催者としても会場手配に関するコストを抑えることがでます。skype for businessにはレコーディング機能が備わっており、1度開催したセミナーを録画しておけば、録画データを利用し何度でも繰り返しセミナーがおこなえるのです。

インターネット環境さえあれば海外でもやり取りができるskype for businessがあれば、マーケティングや事業の拡大にも可能性は広がります。地方からでも円滑なコミュニケーションができるので、工夫次第で顧客獲得のチャンスにも繋げられるでしょう。退席中でもチャットやデータの送信ができるため、詳細なデータのやりとり、早いレスポンスが必要な時など、社員同士のやりとりにも活用できます。コストを削減しつつ事業にも会社の運営にも使えるとあれば、導入のメリットは十分にあるでしょう。

まとめ

skype for businessを利用することで、社員や取引先、外注先など、場所を選ばず海外でも低コストで内容の濃い会議をおこなうことができます。これまで人材確保に対し大きなハードルであった地方での会社運営も、世界中の優秀な人材を採用することができれば、地方でのデメリットはかなり軽減されます。特別導入に必要な機器もなく、簡単な操作で柔軟に設定を変えられるので、参加者ごとの会議を分ける必要もありません。skype for businessは便利な機能が豊富に備わっており、活用法は工夫次第でいくらでも広がります。

近年会社員のスタイルは、ひと昔前に比べ大きく変化してきています。通勤ありきであった働き方から、社員自身の生活、志向も重要視されるようになり、できるだけストレスのない働き方を選ぶ人が更に増えるでしょう。リモートワークを導入することで、通勤距離などの余計なデメリットを排除し、純粋に会社の利点や魅力的な部分で選んでもらうことができるのです。人材確保や円滑な運用にリモートワークを検討している方は、skype for businessのような便利なツールの導入を検討してみてはいかがでしょうか。