skypeを使えば誰でも簡単にテレビ会議が行える！

コミュニケーションツールとしてskypeの知名度は抜群です。大手企業から中小企業まで、会社の規模を問わずに採用されています。しかし、有料版のskype for businessを使っている会社は意外と少数派なのではないでしょうか。

有料版のskype for businessを使えば、さまざまなオプション機能が使えますので、スタンダード版よりも便利な点が多いです。大人数での会議が可能になりますし、出張費などのコストを抑えることも期待できます。ビジネスに対応できる会議が行えるのはもちろん、セミナーなどの開催でも大きな力を発揮するでしょう。在宅勤務が増えて、コミュニケーションが取りづらくなっている企業には特におすすめです。この記事ではskype for businessを活用することで得られるメリットや、その会議を実行する手順について詳しく解説を行ってきます。

skypeとskype for businessとの機能の違いとは

skype for businessは普通のskypeとは違い、有料版のツールです。大きな違いのひとつとして、会議に参加できる人数の違いがあげられます。skypeはグループチャットや電話会議を同時に行えるのは25人までです。一方、skype for businessは最大で250人まで会議に参加できます。ブロードキャスト配信を実施した場合では最大で1万人に対しての配信が可能です。他社が開発したカメラやマイクなどのデバイスと連携もできますので、様々な形式のwebコミュニケーションに対応できるのがポイントになります。

skype for businessはエンタープライズレベルのセキュリティに対応しており、セキュリティ面でも安心です。通信相手を制限したり、なりすましを防止したりする仕組みが組み込まれています。コミュニケーションの内容は強固に暗号化されるのも特徴です。規模の大きな会社ほど、情報漏えいはしやすくなるので、情報の暗号化は欠かせません。また、Office365との連携により、ユーザーが多いOutlookを経由したスケジュール設定ができるのもメリットです。従業員のアカウントを管理でき、Office アプリにも統合されています。

skypefor businessを使うメリット1.時間と場所が自由

skype for businessで会議を実施すれば、時間や場所に縛られることなく、よりたくさんの対象者と会議ができるようになります。出向先や移動中に会議参加ができるので、時間を有効に活用することができるでしょう。大規模な会社になるほど、遠方の人たちと会議をする機会が多くなります。例えば、海外などにいるクライアントや支社の社員と会議をしたいときにskype for businessは役立つはずです。その他にも、フリーランスで自由に働く外注先やリモート社員に対しても迅速かつ簡単にコミュニケーションが取れます。

skypefor businessを使うメリット2.コスト削減になる

skypefor businessを活用することは、コスト削減にも繋がります。場所を問わずに会議ができるため、出張コストの削減になるのです。例えば、大阪支社で働く人が東京支社に出張する際には往復交通費がだいたい3万円はかかります。宿泊するとなると、さらにプラス1万円ぐらいは想定しなくてはならないでしょう。これを複数回繰り返す、さらに人数分のコストを考えると、有料版のskypefor businessを導入した方がはるかに安上がりであることに気づくはずです。日本国内でも出張費のコストはかさむので、世界展開している企業にとってはなおさらでしょう。海外で働く社員が多い会社にとって、skypefor businessは特におすすめといえます。

また、会議を行う際の資料を用意しなくてもすむのもポイントです。紙の会議資料が不要になるためその分、コストカットできます。紙にかかるコストは1回1回は大したことがないかもしれませんが、頻繁に大人数で会議を実施する会社では軽視できません。skypefor businessは従来のテレビ会議のように高価な機器を用意しなくてすむのも、うれしいところです。Office365のアプリのひとつですので、お手軽であり、セッティングも簡単です。

skypeで会議を行うメリット3.充実した会議が行える

skype for businessでの会議は従来のテレビ会議よりもコミュニケーションが取りやすくなっています。単に顔を突き合わせるだけでなく、発表者が説明したいデータ全てをリアルタイムに展開できます。パソコンの画面や資料の共有が容易にでき、細かなデータの確認も可能です。新しい業務を説明するときは、身振り手振りを交えながら会議参加者に説明することもできます。まるで実際に会って話をしているかのような状況で会議ができますので、結果として業務の効率化が実現できるのです。

Webを使用した会議は、普通に対面する会議よりも時間が短くなりやすいのも大きな利点です。対面での会議はついつい余計なことを話してしまう人が多くなりがちでしょう。Web会議であれば、全員の顔が平等に見えているため、ひとりだけが長時間の発言を行うことはしにくい画面構成や状況で会議が進みます。無駄に一部の人に会議が独占されないので、時間が短縮されつつ濃い内容の会議となるでしょう。

会議を主催する手順

会議を主催するときには会議のスケジューリングを組むことが主な役割になります。ここではOutlookを使用した会議設定手順について詳しく説明していきましょう。まず、Outlookを起動し、予定表に移動します。予定表の「ホーム」タブには「新しいSkype会議」が表示されていますのでクリックしましょう。

クリックすると「宛先」と「宛名」の入力欄が出ますので、「宛先」に出席を依頼したい人のメールアドレスをセミコロンで区切って入力していきます。「宛名」には会議の名称を入力しましょう。あまりややこしい会議名にしてしまうと、目的が分かりづらくなるので、できるだけシンプルで意図が伝わりやすい名称を考えるようにしましょう。「宛先」と「宛名」の入力が終わったら、「開始時刻」と「終了時刻」を選択することになります。できるだけ多くの人に参加してもらうために、会議に出席するメンバーの出席時間は事前に確認しておきましょう。「会議」タブの「表示セレクション」にて「スケジュールアシスト」を選択すれば、会議に出席するメンバーのスケジュールを把握できます。

次に、会議領域内で議題を設定しましょう。会議のオプションを使用し、会議の設定をカスタマイズする流れとなります。必要に応じて、添付資料のリプロードも行いましょう。「挿入」タブにある「追加」セレクションに「ファイルの添付」がありますので、そこで追加するファイルを選びます。「Outlook アイテム」を選択した場合も同様の操作が可能です。ファイルを追加すると会議の出席依頼にファイル追加された旨のメッセージが表示されるので確認しましょう。

クラウドに存在するファイルも添付できますが、会議が開始されるまではクラウドからファイルを読み込めません。OneDrive for Businessなどを利用する際には注意しましょう。会議で使用する添付ファイルはオリジナルの出席依頼を更新し、更新版を送信することで、会議開始前の都合のよいタイミングで追加できます。これらの情報をすべてチェックしたら「送信」を選択し、添付ファイルのリプロードを完了しましょう。

最後に、「スケジュールアシスタント」をクリックし、会議の時間に問題がないかをよく確認します。特に問題がなければ「送信」を選び、会議設定を完了させましょう。時間がきたら会議スタートです。資料などがないときは音声だけで会議を実施することもできます。

会議に参加する方法

次にskype for businessで会議に参加する方法を解説します。参加方法を説明する前に、会議の参加者が「発表者」と「出席者」に分かれることを念頭に置いておきましょう。「発表者」は「出席者」よりも強い権限を持っています。画面共有を始めとし、バラエティに富んだ発表者用のメニューが実行可能です。「発表者」は必要に応じて「出席者」を「発表者」にランクアップさせることができます。

会議に参加する予定がある人は「発表者」「出席者」問わず会議の出席依頼が届いているはずです。会議出席依頼の中にある「Skype会議への参加」を選択することで、会議への参加が受け付けられます。会議参加直後は、マイクが自動的にミュートされていますので、そのまま話をしても誰にも届きません。まずはマイクボタンをクリックし、ミュートを解除するようにしましょう。ミュートが正常に解除されれば、斜線付きのマークから斜線が消え、会議の参加者に自分の音声が届くようになります。

便利なオプション機能

skype for businessのオプション機能を使用すれば、参加者のレベルに応じて、きめ細かい権限設定を付与できます。会議の参加者が規定人数である15名を超えたり、社外の人を招待したりする際には必要に応じて権限設定が可能になるのです。機密性の高い情報に関してはセキュリティ対策が必須です。オプション機能を利用するためには、Outlook予定表の「新しいSkype for Business 会議」にあるリボンの「会議のオプション」をクリックします。すると、「参加者のオプション設定」が表示されますので、そこで設定を変更しましょう。オプション設定を変更することで、会議に直接参加できるユーザーと許可するまで待機させるユーザーに分けることができます。

高度なセキュリティを要する会議では会議の主催者である自分のみ、会議に直接参加できるようにしましょう。他のユーザーに対しては、自分が認可するまで待機させる設定です。機密情報を特定ユーザーのみで話し合いたいときには会社内から招待したメンバーに限定する設定が使いやすいでしょう。外部からの参加者が存在せず、そこまで機密性が高い情報を話さないケースでは、設定をゆるめてもよいでしょう。同じ組織のユーザーを自動的に会議に参加できる設定に変えることができます。

オプション機能を使用することで、発表者を指定することも可能です。参加者に会議の内容を操作してもらいたくない場合は、自分のみに発表者の権限を与えましょう。この設定にしても会議中に発表者を追加することは可能ですので、まずは様子をみたいときにはおすすめです。参加者同士で活発に発表を実施したいのであれば、組織内ユーザーを誰でも発表者になれる設定にするとよいでしょう。外部からの参加者に対し、発表者の権限を付与することもできます。

大規模なイベントを実施しているときなどは、参加者の制限を検討しなくてはならないでしょう。割り込みなどが頻繁に起こると会議に支障がでます。skype for businessでは会議IMを無効にしたり、すべての出席者をミュートにしたりできることを覚えておきましょう。出席者全員のWebカメラを使用禁止にすることもできます。ただし、これらの設定は参加者のみに有効で発表者の共有機能は常に有効です。

会議以外の活用方法1.ウェブセミナーの実施

skype for businesは社外向けのウェブセミナーを開く際にも便利に使えます。発表者が説明に加えて、画面共有機能を活用すれば、臨場感あふれるセミナーを開催することが可能になるでしょう。遠方にいる人でも簡単に受講できますし、会場の手配にかかるコストを抑えられます。skype for businesによるウェブセミナーは受講者側、開催側、両者にメリットがある仕組みといえるでしょう。レコーディング機能を使用すれば、録画もできます。1度実施するだけで、録画データを使用して何度も繰り返し行えるので、費用対効果も高くなります。

地方で会社を経営していると、スペシャリストの確保は難しい傾向にあります。しかし、skype for businesを使用することで、都内に住む優秀な人材に積極的にアプローチをかけることができるようになるでしょう。また、このようなウェブセミナーを積極的に実施している企業は先進的なイメージを与えやすくなるので、求人エントリーが増えることも期待できます。

会議以外の活用方法2.コミュニケーションの活性化

skype for businessはコミュニケーションを活性化するツールとして使うことができます。従来よりもテレビ会議がしやすくなったことで、メールや電話よりも効率的に要件を伝えやすいです。細かいニュアンスも説明しやすく、迅速な意思決定に役立つ場面が多くなるでしょう。

出向先や支社の社員とのコミュニケーションを密にとれるので、精神的な距離が縮まるメリットも見逃せません。遠方で働く人はいろいろなストレスをかかえやすい傾向にあるので、そのようなときに適切なケアがしやすくなります。現場が離れている社員との一体感を強めることは企業にとって大切なことといえるでしょう。skype for businessの使用方法は会議だけでなくさまざまです。在宅勤務者との面談やキャリアミーティングの活用にも向いています。skype for businessの便利さを一度体験すると手放せなくなるユーザーは少なくないでしょう。

まとめ

skype for businessを使用すれば、場所や時間を気にせずに、遠隔地にいる社員や在宅勤務者と深い内容の会議を実施できます。使用方法も簡単でお気軽なのでフットワークの軽さも魅力です。会議だけでなく、ウェブセミナーなどに使うのも有意義でしょう。地方に企業を構えていたとしても、skype for businessを上手く利用すれば、優秀で経験豊富なマネージャーやリーダーの採用チャンスを広げることができます。テレワークを検討する際には、コミュニケーションの活性化も期待できるskype for businessのような便利なツールの導入がおすすめです。