appearinが持つ特徴とは？利用するメリットや使い方

appearinは、ビデオチャットができるweb会議ツールです。web会議ツールを導入することによって、必要な人材確保や従業員の働き方、ビジネスチャンスの拡大につながります。例えば、地方では人材確保が難しい各分野のプロフェッショナルを採用するきっかけをつかむために役立つでしょう。また、優秀で経験豊富な人材の採用のチャンスも広がります。さらに、appearinのような新しいwebツールを利用することで、企業として先進的なイメージを与えることも可能です。人材確保のチャンスやイメージアップによって、求人エントリー数の増加も見込めます。appearinの機能を活用することで、企業の制度新設を行うなど、働き方を変える機会にもなるでしょう。さまざまな面で役立つappearinの特徴や魅力、基本的な使い方、使用時の注意点などを紹介します。

appearinが持つ基本的な特徴には何があるのか？

appearinは、使用に際してアカウントを作成したり、アプリやソフトをインストールしたりといった手間がかからず、すぐに使用できることが特徴のweb会議ツールです。アカウント作成を行わずに使えるツールと聞くと、どのようなサービスなのかイメージしにくい人も多いのではないでしょうか。appearinは、公式サイトへアクセスし、適当なURLを入力、もしくはappearinから提案されたURLのまま「start」をクリックするだけで準備が整います。次に、マイクとウェブカメラの許可を出せば使用可能です。

web会議に参加してほしい人に専用ルームのURLを送信すれば、最大で4人まで参加可能となります。これまで提供されていたビデオチャットと異なる点は、web会議やビジネス上で一定期間のみの限定的な交流がある人に、SNSやアカウントを教える必要がないことです。専用のアカウントを知られずに済むことは、セキュリティ面でも非常に重要なポイントだといえます。web会議やプロジェクトが完了した時点で、作成したappearinのURLを使用しなければよいのです。

ただし、非常に気軽に使用を開始できるものの、使用時には専用ルームにロックをかけて情報を守る必要があります。appearinのURLさえ分かればチャットに参加でき、音声や映像を見ることが可能です。そのため、ビジネスシーンで使用する際には指定の参加者以外が入れないように、専用ルームにロックをかけましょう。ロックをかける際には「Lock」と書かれたボタンをクリックするだけであり、非常に簡単です。ロックをかけたあとに新規の参加者を入室させる場合には、すでに参加している人が承認することで入室できます。反対に、ロックされた専用ルームに入る際には「Knock」ボタンで申請し、承認されれば参加可能です。

やり取りの内容は保存されないため、web会議終了後に第三者がURLへアクセスしても、記録が読み取られる心配はありません。appearinでは、PC画面を生中継することも可能であり、テキストや表などを見ながらのweb会議にも適しています。ブラウザの種類によってはプラグインをインストールするための表示が出るものの、指示に沿えば即座にインストールされ閲覧可能です。

appearinは、アカウント作成しなくても利用可能ですが、ユーザー登録を行いサインインすることで便利な機能が利用できます。サインインすることで可能になる機能は、チャットルームの管理です。サインインした段階でロックがかかっており、壁紙も変更できるほか、テキストチャットも記録できます。ユーザー登録を行う際にもパスワードは不要であり、ログインのたびに登録したメールアドレスへコードが送信されるため、入力すればログインできるのです。

appearinを利用するメリットとはどういうもの？

appearinには、主に5つのメリットがあります。1つ目は、ソフトをインストールせずに使用できることです。専用ルームとして作成したURLへブラウザからアクセスすればweb会議に参加できます。ソフトをインストールするための容量を要することや、手間のかかる作業は必要ありません。2つ目は、使用の都度ログインする必要がないことです。アカウント登録が不要のため、専用ルームのURLを共有した人がスムーズにつながれます。また、画面を共有する際にもボタンをクリックするだけであり、非常に簡単なステップで利用できるのです。

3つ目は、画質のよさです。共有するカメラの画質やPC画面の生中継の画質も悪くはなく、ビジネスシーンでも十分に活用できるでしょう。画質も回線も安定しているため、途切れることなく快適に使用できます。4つ目は、無料で利用できることです。appearinには有料プランがあるものの、ログインが不要なことや画面の共有などは無料プランと共通しており、基本的なサービスは無料でも利用できます。

5つ目は、スマートフォンにも対応していることです。appearinは、専用アプリやソフトのインストールを行わなくても利用できますが、スマートフォンから利用するのであればアプリをインストールした方が操作しやすいため便利だといえます。使用方法はブラウザと同様であり、ユーザー登録やログインは不要です。

appearinを利用する際に注意しなければならないこと

appearinを利用する際には、いくつかの注意点もあります。まず、すべてのブラウザに対応しているわけではないことです。Safariブラウザには対応していないため、別のブラウザからアクセスする必要があります。また、無料プランを利用する場合、4人までしか同時接続できません。appearinには無料プランと有料プランがあり、無料プランの場合は同時接続人数や所有できる専用ルームの数に上限があります。有料プランでは、同時接続が12人まで、所有できる専用ルームの数が10個までです。また、有料プランのみのサービスとして優先サポートやメンバー管理、背景やロゴの設定も可能になります。参加人数が増えた場合には、有料プランへの加入も検討しましょう。

知っておくべきappearinの基本的な機能とは？

appearinには、7つの基本機能があります。1つ目が「Invite」であり、web会議へ招待するためのものです。Inviteボタンをクリックすると専用ルームのURL を確認できるため、招待する相手へメールで送信しましょう。2つ目が「Cam/Mic」で、カメラのスイッチを切り替えるボタンです。カメラは、手動でオンとオフを切り替えられるため、一時的に退席する際に活用できるでしょう。Cam/Micでカメラをオフにした際には、音声だけでも参加できます。3つ目が「Lock」です。専用ルームにロックをかけるものであり、参加予定者が全員アクセスしたところでロックをかければ関係者以外がアクセスできなくなります。重要な情報の保護に役立つでしょう。

4つ目が「Claim」です。web会議主催者が参加している人を退出させるための機能であり、使用するためには別途アカウントの登録とログインが必要になります。5つ目が「Leave」で、web会議から退出するためのボタンです。会議が終了したらボタンをクリックして退出し、終了となります。6つ目が「Terms of use」です。appearinのビデオチャット時、画面右下に表示されるものであり、会話をしたり映像を視聴したりできます。また、テキストでチャットをすることも可能で、Terms of useをクリックするとテキストチャット画面を開くことが可能です。

7つ目が「画面共有」です。自身が映っている画面下部に表示されているアイコンをクリックすることで、画面を共有できます。画面共有アイコンである「Share screen」をクリックすると、PCの画面をweb会議参加者へ共有可能です。ブラウザによっては、画面共有を行う際にChrome拡張機能をインストールしたうえで行わなければなりません。共有できる状態になったところで、共有したい画面を「全画面」「ウィンドウごと」「chromeのタブ」から選びます。appearinの無料プランでは、画面共有が20分まで制限されている点に注意しましょう。しかし、20分経過した時点で再度画面共有の設定を行えば、引き続き機能を利用できます。

自分が他の人を招待するときのappearinの使い方

自分が他の人を招待するときには、最初にappearinのアカウントを登録します。専用ルームを作成しなければ招待はできないため、アカウント登録を行う必要があるのです。appearinの公式サイトのトップページに表示されている「Sign up for free」をクリックしたら、「Sign up」を行います。Sigh upをクリックすると名前やメールアドレスなどを入力する画面に移動するため、それぞれ正しく入力しましょう。入力したメールアドレス宛にappearinからのメールが送信されるため、メール内に記載されている6桁の数字を入力して会社情報登録に進みます。

「Create a room link, start talking」の部分に専用ルームのURLを入力し、「Create new room」で作成しましょう。すでにappearinで使用されており、専用ルーム名が使用できない場合にはエラー表示が出るため、プロジェクト名をつけるなど工夫することもポイントです。専用ルームが作成できると、右にログインした相手の映像、左に自身の映像が映し出されます。

次に、作成した専用ルームのURLを共有しましょう。URLは「Copy link」ボタンでクリップボードへコピー、もしくはURLを直接コピー＆ペーストしてメールで送信し、web会議参加者にアクセスしてもらいます。専用ルームができたら、参加者がアクセスする前にマイクとカメラへのアクセス許可などの準備もしておきましょう。特に、初回利用時にはマイクとカメラのアクセス許可を求める画面が表示されることが多いため、いずれも「OK」に設定します。appearinでweb会議が終了したら、表示されている画面下にあるメニューから「Leave」ボタンをクリックする、もしくはブラウザを閉じましょう。

他の人から自分が招待された場合のappearinの使い方

web会議主催者や参加者からappearinへ招待された際には、送信された専用ルームのURLをクリックします。アクセスしたら、マイクとカメラを使用できる状態にするだけでweb会議への参加が可能です。アカウント登録は不要なため、URLをクリックするだけでメンバーに加われます。appearinでweb会議を終了させる場合には、表示画面の下部にあるメニューの「Leave」ボタンをクリックする、もしくはブラウザを閉じましょう。

appearinはどんなときに活用できるものなのか

appearinは、さまざまなビジネスシーンで活用できます。まず、出先にいる従業員との会議に利用できることが魅力です。web会議へ参加する状況に応じて、マイクやカメラをオフにしたうえでテキストチャットを活用すれば、電車やタクシーのなかでも利用できます。appearinを活用することで、参加者のいる場所に関わらず会議を行えるため、より効率的に時間を使えるのです。

Web会議のため、会議室の確保も必要ありません。すべてインターネット上で完結することで、参加者人数分の資料を用意する必要もないのです。一般的な会議にかかる手間が不要であり、業務全体の効率もあがるでしょう。また、取引先企業との会議に利用するといった活用方法もあります。移動時間を加味したスケジュール調整が不要であり、多忙でスケジュールが合わない場合や遠方の相手でも会議を行えるでしょう。移動の時間だけではなく、移動に必要な費用の削減にもなるのです。さらに、遠方のリモートワーカーとのやり取りにも活用できます。地方での採用が難しいとされるスペシャリストともやり取りができることで、ビジネスのチャンスを広げることにも役立つでしょう。

appearinの利用によって、社内の目標や取り組みを共有するために活用できます。特に、大きな組織に成長した場合、企業の目標に対して全従業員で均一の温度差にすることが困難になるのです。手軽に導入できるappearinによって支店同士、本社と支店同士のやり取りを頻繁に行うことが可能になり、コミュニケーションのきっかけを増やせます。Web会議に活用するだけではなく、朝礼や企業の方針などを音声と映像で配信することによって、社内の温度差をなくして一体感をもたせることにもなるでしょう。

他にも、責任者不在という状況を作らずに済むため、トラブルのリスクを下げられます。責任者が、出張などを理由に不在になるケースは多い傾向です。万が一、責任者不在の際に問題が発生した場合、素早く対応できないなどのリスクもあります。メールや電話で報告し、指示を仰ぐことは可能ですが、適正な対応ができない可能性もあり、対応も遅くなるでしょう。appearinのシステムを利用すれば、責任者が会議に参加しやすくなるため、不在時に起こりうるトラブルに対するリスクを軽減できます。

加えて、規模が小さな企業であれば従業員も少ないため、責任者が不在になることによってビジネスチャンスを逃すケースや、逃した際のダメージも大きいです。しかし、場所を問わずに会議を行えるappearinを利用することで、チャンスを逃す確率も低くなります。

まとめ

appearinはWeb会議ツールとして、非常に利便性が高いサービスです。appearinの導入によって、場所を問わない柔軟な働き方を提案することにもつながり、経営者だけではなく従業員にとってもメリットが大きいといえます。出張先にいる従業員との円滑なやり取りや、リモートワーカーとのビジネススタイルを確立のために、appearinを利用してみましょう。