appear.inの使い方は？企業ならではの活用方法を紹介

ワークスタイルのあり方が多様化していくにつれて、企業内のコミュニケーション方法も変わってきました。また、業務効率化を目指すうえでも、必要が生まれたときにすぐ会議ができる環境は大切です。テレビ会議はこうした問題を解決できる手段として、多くの企業に導入されています。しかし一方で、「回線状況がいつでも悪い」「用意する備品が多すぎる」などのデメリットがささやかれているのも事実です。せっかくテレビ会議を導入しても、使わなくなった企業さえあるでしょう。そんな中、appear.inは簡単に使えるビデオ会議用ツールとして高評価を得てきました。この記事では、appear.inのメリットや企業における活用方法、導入に関する注意点などを解説していきます。

ビデオ会議ができる「appear.in」の基本的な機能

リモートワーカーとの打ち合わせや支店との会議などに利用されている方式が「ビデオ会議」です。ビデオ会議では相手の顔を見ながら話し合いができるうえ、タイムラグが少ないのが特徴です。さらに、チャットと違い会議の参加者が本人であると確認ができます。別人によるなりすましの恐れがなくなります。ただし、ビデオ会議を導入するには専用のツールを用意しなくてはいけません。「appear.in（アピア―イン）」は、インターネット回線を用いてビデオ会議を実現させるためのツールです。

appear.inの大きな特徴は「使用の簡単さ」です。必要なのはパソコンとインターネット環境だけです。自宅からでもコワーキングスペースからでも通信できるので、さまざまなワークスタイルに対応できます。また、ほかのサービスと連携できるのも大きな魅力です。多種多様な機能を応用することで業務効率化へとつながるでしょう。

appear.inには他にはない特徴が多く備わっている！

数あるテレビ会議ツールの中でもappear.inが注目されているのは、独自の機能がたくさん備わっているからです。まず、従来のテレビ会議では参加するために各々のデバイスへと専用ソフトなどをインストールする必要がありました。初期設定の難しさは、テレビ会議をスムーズに導入するうえで妨げになっていたといえます。しかし、appear.inでは同一のソフトをそれぞれにインストールしなくても会議に参加可能です。同じURLにブラウザでアクセスすれば利用できるので、初期設定が大幅に簡略化されました。システムにログインする作業すら発生しないのは大きなメリットです。もしも新たに参加者を追加したいならば、URLさえ教えればすぐに実現します。社内外を問わず誰とでも会議の場を設けられるので、リモートワーカーにも適しています。

また、appear.inは画質も決して悪くありません。回線も安定しているため、映像が止まったり崩れたりする頻度も低く、ストレスなく会話ができるでしょう。さらに、システムのデザインはシンプルで見やすいのもポイントです。テレビ会議に慣れていない人でも操作を覚えやすく、感覚的に使えるので操作する人を選びません。そのほか、スマホアプリが用意されていたり、無料利用できたりするのもappear.inの強みといえるでしょう。

従来のビデオ会議では、操作が複雑すぎて本格的に導入するまでに時間がかかることもありました。また、導入後にも通信が悪く、会議を進められないなどのトラブルはつきものでした。appear.inはテレビ会議の導入コストを削減でき、スムーズに稼動まで辿りつけます。初めての導入はもちろん、これまで導入に失敗した経験のある企業にもぴったりです。

appear.inは3ステップだけで簡単に始められる

導入まで労力がかからないのは、appear.inの魅力です。利用開始の際には3つのステップを踏むだけなので、多くの企業から重宝されています。まず、第1のステップとして、appear.inにアクセスしましょう。すると、URLを入力する画面が出てきます。参加者と共有したい画面のURLを入力して入室します。第2のステップとして、参加者にURLを教えましょう。appear.inにはチャット機能がついており、登録者同士でコミュニケーションがとれます。テレビ会議を始める前に参加者相手のチャットでURLを貼り付けてあげると、相手は入室可能な状態となります。そして、第3のステップとして相手の入室を待ちましょう。参加者がURLをクリックし、入室してくれればテレビ会議を始められます。

appear.inを上手に使うには、基本的な機能を把握しておくことが大切です。まず、テレビ会議であればマイクとカメラは必須です。ただし、通信を開始してもマイクやカメラのトラブルが起こることも少なくありません。単に電源がオフになっていたなどの初歩的なミスもありえるので、操作を事前に確認しておきましょう。次に、文章をやりとりするためのチャット機能です。入室のURLを送るだけならメールでも可能なものの、ほかの情報に紛れないためにもチャットを使いましょう。

さらに、会議中にも文字情報を伝えるためにはチャット機能が活躍します。そして、appear.inでは参加者同士の画面共有もできます。画面下方に出ているディスプレイのマークをクリックするだけなので、操作は非常に楽です。ただし、無料で利用している際には画面共有1回につき20分が上限です。時間が来てもまた共有をやり直せば再び20分は使えます。

企業によるappear.inの活用方法1：リモートワーク

appear.inを企業が活用する場合、たとえばリモートワーカーとのやりとりにも効果的です。リモートワークを推奨している企業数は増えてきており、社員の大半が事務所に出社せず仕事をすることも珍しくなくなりました。中には、バーチャルオフィスを利用して物理的な事務所を設置していない企業もあります。社員のライフスタイルを尊重し、コストを削減するためにはリモートワークはぴったりの働き方です。しかし、社員同士がいかにしてコミュニケーションを図り、情報を共有していくかはリモートワークの課題でした。

appear.inがリモートワークにマッチしているのは、開発チームもリーモートワーカーだったからです。彼らはユーザーの目線に立ちながら、画面や機能性を設計していきました。その結果、会議中のストレスにならない画質や、ビデオとチャットの連動というコンセプトが生まれました。appear.inは「チームワーク」を重視して作られているツールです。社員同士が離れていても同じオフィスで働いているかのような連携を取れるよう、細部まで考慮されています。

appear.inを利用すれば、事務所から遠く離れた場所にいる社員ともすぐに会話ができます。完全在宅のリモートワーカーであっても、appear.inで同じ画面に入っている限りは接点を持つことが可能です。必要に応じて早急にミーティングをしたり、報告や連絡をしあったりできるでしょう。また、リモートワークでは社員の労働時間を管理することが難しく、残業代や終業時間を設定しにくいデメリットがありました。appear.inなら社員のリアルタイムの状況をどこからでも把握できるので、働き方に応じた就業規則を見直しやすいといえます。

企業によるappear.inの活用方法2：一体感を築くツール

appear.inの魅力は便利さに留まりません。企業が活用する際には、「一体感を築ける」というポイントにも注目してみましょう。たとえば、従来のテレビ会議ツールの複雑な操作性は、利用することそのものの抵抗感を招きがちでした。いかにテレビ会議のメリットを理解していようとも「面倒だから後回しにする」と考える人が多かったのです。その結果、社員同士の物理的な距離感を埋められず、企業間のコミュニケーション減少に歯止めをかけられないことも少なくありませんでした。

しかし、appear.inは必要があるときにすぐ会話を開始できます。そのため、物理的な距離を意識しないコミュニケーションが日常化していきます。そうやって一体感が保たれると、一時的なリモートワーカーも疎外感を覚えないまま職場復帰できるなどの強みが出てくるでしょう。また、本店や支店で狭い仲間意識を持つことなく、どの社員も組織全体に帰属していると実感できます。

また、appear.inは業務連絡以外で、簡単な近況報告のために使うのも効果的です。直接的に業務とは関係のない家庭や趣味の話を、従業員間で行ってもいいでしょう。こうしたやりとりは同じ事務所にいる社員とは気軽にできても、メールやチャットではしにくいものです。しかし、テレビ会議のように相手の顔が見えている状況では、親しみを込めて話せます。それに、文章ではどうしてもビジネスマナーを意識して硬い内容になりがちです。テレビ電話なら冗談をまじえるなどして、交流を図れます。こうした何気ないやりとりも、積み重なればコミュニケーション不足解消へとつながるでしょう。社員同士が遠慮なく意見をぶつけあえる環境を整えておくことは、仕事にも活かされます。

企業によるappear.inの活用方法3：気軽に会議を開く

テレビ会議といえば、大げさで準備に時間がかかるイメージを持っている人も多いでしょう。しかし、appear.inを活用すれば気軽に会議を開き、離れた社員と会話ができます。要因としては、appear.inの仕様のきめこまかさが大きいでしょう。appear.inはカメラやマイクをオフにできるので、場所に応じた利用が可能です。もしも会話ができない公共施設などにいたとしても、マイクをオフにしてチャット機能だけで文字のやりとりを続けられます。臨機応変に利用方法を変えられるので、シーンを選らばないのが魅力です。

また、appear.inは移動時間を有効活用するためにも向いているツールです。電車や飛行機での移動は長時間にもかかわらず、座席での電話が禁止されています。そのため、緊急で打ち合わせがしたくても到着を待たなければいけませんでした。しかし、appear.inならチャットで会議の要望を出すことで参加者を集められます。そして、自身はイヤホンで音声を聴きながらチャットで意見を述べられます。時間を有効利用するために最適なツールといえるでしょう。

そして、スケジュール調整が楽になるのもappear.inの利点です。リモートワーカーや支店と会議をするときは、お互いの移動時間も含めてさまざまな調整が必要でした。また、従来のテレビ会議でも機材や場所のセッティングを行うなど、大きな労力が必要でした。appear.inではこれらの問題点を解消できます。特別な機材や場所がいらないので、お互いが端末の前にいられる時間さえ確保できれば会議を開催可能です。参加者同士の予定を合わせやすくなるので、会議を提案するハードルが下がります。その結果、重要な議案を後回しにせず、迅速に話し合えるようになるでしょう。

appear.inをうまく活用するために気を付けたい注意点

上手にappear.inを活用するためにはいくつか注意点があります。まず、プラウザの利用環境には気をつけましょう。appear.inが利用できるのは「Chrome」「Firefox」「Opera」「iOS」だけです。たとえば、Safariのプラウザでは利用不可なので、参加者は事前に設定を確認しなければいけません。また、無料版のままだと最大4名での使用に限られてしまいます。そのため、大人数での会議には向いていません。ただし、少人数での緊急的なミーティングでは役に立つといえるでしょう。なお、かつてのappear.inはアカウントを作成しなくても利用可能でした。しかし、現在では会議の主催者はアカウントを作成しなくてはなりません。決して長時間かかる作業ではないものの、無条件に主催できるわけではないので気をつけましょう。

そのほか、無料版では使用できる部屋数も1つに限られています。同じ時間帯で複数の会議を行うことはできません。さらに、メンバー管理もできないので参加者は十分確認しましょう。相手の認証を行わないまま会議を続けていると情報漏洩につながりかねません。特に、カメラをオフにしていて相手の顔が見えない状況は要注意です。

ただし、これらの注意点は利用方法を工夫することで解消される場合もあります。たとえば、有料版のappear.inなら最大12名まで使用可能です。また、同時に10部屋まで使えるので、会議がバッティングする危険は低くなるでしょう。そして、メンバー管理もできるのでセキュリティ対策の精度も高まります。リモートワーカーを大量に抱えているなどの事情から無料版が使いづらいと考えるなら、有料版の導入も検討してみましょう。

まとめ

テレビ会議はビジネスシーンにおいて重要性を高めてきています。それにもかかわらず導入にためらう企業が多いのは、「手間がかかる」「導入してもしっかり機能するかわからない」といったイメージがあるからでしょう。appear.inはシンプルな操作性と画面の見やすさにより、多くの企業で愛用されています。移動中、出張先からもコミュニケーションやリモートワーカーとの打ち合わせにおいて、appear.inは優れた効果を発揮しています。また、ツールとして便利なだけでなくチームワークを強めるためにもappear.inをは大きな役割を果たしてくれるはずです。業務効率化を目指すなら、appear.inでスムーズなやりとりを実現させましょう。