リモートワーク導入に合わせた就業規則を作成！ポイントは？

「リモートワークを導入するために就業規則をどう変更すればいいの？」「就業規則で押さえなければならないことって何？」と疑問を抱えている経営者や人事担当者は多いでしょう。リモートワークを導入することで人材不足の解消に役立つ可能性があり、何より優秀な人材を集めやすくなります。ただし、いますぐにリモートワークを導入できるかというとそうではなく、就業規則を見直す必要があるのです。今回は、リモートワークの導入を検討している経営者や人事担当者に向けて、従来の社内勤務の就業形態から新たな形へ変化するのに伴い、就業規則を見直して作成する場合のポイントを紹介します。この記事を読んで就業規則を整えて、リモートワークに対応できるように準備を進めましょう。

リモートワーク導入で就業規則を変更するかを検討しよう！

リモートワークの導入を決めたら、まず最初に就業規則を変更する必要があるのかを検討しなければなりません。テレワークを導入する際に、就業規則が決まっていれば、導入から運用までスムーズに進めることができるからです。社内勤務者と労働時間制度や労働条件などが同じ場合は就業規則を変更する必要はありませんが、一般的には変更が必要な企業が多くなっています。リモートワークの場合は管理者の目が届かないため、夜勤手当や休日手当など労働の判断が難しい特徴があります。

また、フレックスタイム制を取り入れるには就業規則の変更が必要ですし、業務中に発生する費用の負担は誰がするのかも決めなければなりません。このように、リモートワーカーとオフィスワーカーの間には異なる労働条件が多いことから、リモートワーク導入前の就業規則で導入後もしっかり対応できるのかを検討してみましょう。これから紹介するポイントを今の就業規則に当てはめて考えてみてください。

リモートワークの就業場所について就業規則の見直しを！

リモートワークを導入する際にまず初めに見直さなければならないことは労働条件でしょう。オフィスワークの場合は、就業場所は社内と決まっていますが、リモートワークは就業場所に決まりはありません。しかし、就業場所に決まりがなければ勤務者の管理が困難になるため、テレワークを利用する上で必ず事前に就業場所の指定をする必要があります。基本的には在宅で業務を行うことを規則として明示するのですが、旅行先やカフェなど自宅以外の場所での就業を許可する場合は、その内容もきちんと規定しなければなりません。

したがって、リモートワークを始めるときには、就業場所についての規定をどうするか検討する必要があります。ちなみに、従業員が在宅で仕事をしている状態で、使用者（雇用主）から通信や業務に関する指示がない場合に、みなし労働制を適用できることは念頭に置いておくとよいでしょう。リモートワークは、所定時間を超えて作業をする可能性も高いため、労働に見合った給与が支払われないことも考えられます。その際に、みなし労働制を活用することで、報酬面で勤務者とのトラブルを避けることができるのです。

リモートワークの労働時間についての就業規則の見直し

就業場所の次に優先度が高い項目はリモートワークの労働時間です。使用者は勤務者の労働時間は正確に把握しておく必要があるのですが、リモートワークはどの形態にしても直接勤務状況を確認することが難しくなります。そのため、社内勤務よりも一層細かく労働時間に関する規則を設けなければなりません。労働時間の管理では、業務の開始と終了の時間についてのルールは決めておいた方がよいでしょう。このルールでは、業務の進捗状況の報告や業務内容の変更連絡、一時中断する際の決まりなどを検討します。特にリモートワーカーに多い育児や介護を行っている人は、止むを得ない事情で予定通りの時間に業務に携われない可能性が高いため、労働時間の管理は徹底しておくべきでしょう。

また、在席確認をするのかどうかについての規定も必要と考えられます。使用者からすると勤務者がきちんと労働をしているのか不安でしょうし、勤務者からすると正確に評価されているのか不安になります。双方の悩みを解決するためには、在宅勤務であっても在席確認や離席連絡をした方がよいといえます。しかし、コンテンツの制作など目標管理制度が適用されている場合は、1日単位の管理は必要ありません。その場合は在席確認ではなく一定期間ごとに業務の進捗状況を確認するなど、業務の種類や内容に応じて規則を検討するとよいでしょう。

勤務評価や給料に関するルールを就業規則に盛り込む

リモートワーク導入にあたって、人事管理に関する就業規則の見直しも必要でしょう。この項目では、企業へ出勤する従来の勤務形態をとる従業員と、リモートワークを行う従業員に勤務評価や給料に差が出ないようなルールを決めておくことが重要です。社内勤務者は業務内容だけでなく勤務態度なども評価対象にできますが、在宅勤務者は評価項目に限りがあります。もし、勤務評価や給料に差があれば、特に育児や介護で不本意ながら在宅勤務をしている人は、社内勤務者との扱いの違いに頭を悩ますことがあるかもしれません。

そのため、評価に不公平が発生しないように、リモートワークは何を基準に評価するのかをはっきりさせておいた方がよいでしょう。また、リモートワークの評価は難しいため、在宅勤務者が待遇や報酬面で不安を抱かないように配慮した制度を設ける必要があります。さらに、リモートワークを希望している従業員に、オフィスワークとの違いや守らなければならないルールについて誤解のないように丁寧に説明する必要があるでしょう。

リモートワークの就業規則で費用負担について明記する

在宅勤務者とトラブルになることが多いのが費用負担です。リモートワークの業務に対する費用負担についても明記する必要があります。業務に必要な機器や光熱費の費用負担を在宅勤務者に負担させる場合は、その内容を就業規則で定めておかなければなりません。もしその条件で在宅勤務を希望する従業員が出てきたら、事前に費用負担について説明をして同意を得られた人のみをリモートワークに変更しましょう。ちなみに、多くの企業では、通信機器に関しては貸与し、業務上の費用については定額の手当を支給しています。

業務上の費用には、通信費や備品代、配送料、水道光熱費が考えられます。備品代や配送料は経費で会社が負担することができるのでしょうが、通信費や水道光熱費はプライベートと業務で分けて使うことができないので、この2つの費用分を手当として支給しているようです。どのくらい企業が費用を負担すればいいのかわからないときは、勤務者に負担してもらいその後手当として支給する方法がよいでしょう。

リモートワークは情報の取扱いにルールが必要！リスク回避を

リモートワークには情報の取り扱いに関するルールが必要です。在宅勤務ならまだしも自宅以外の場所となると企業の情報を外に持ち出すことになるので、セキュリティの面で不安があり、通常業務よりも情報漏えいのリスクが高まります。オフィスよりも不正アクセスの被害に遭いやすく、USBメモリなどでデータを持ち歩くときも注意が必要です。リモートワークは勤務者からすると精神的に楽な面が多いかもしれませんが、会社の重要な情報を預かっていることは自覚させておかなければなりません。そのため、ルールをしっかり設け情報の取り扱いで充分に注意させることが重要です。特に機器の取り扱い方に関するルールは必要でしょう。

もし、情報漏えいのリスクを優先するのであれば、リモートアクセスやシンクライアントなどのリスク回避ができるツールを使うことも検討してみてはいかがでしょうか。直接情報を持ち出すことなく社外からデータを見ることができるので、とても安心で便利なシステムといえるでしょう。情報の取り扱いに関するルールだけでなく、情報漏えいのリスクを下げるための環境を整えることも重要です。

コミュニケーションへの工夫が必要なリモートワーク！

リモートワークを導入していると、どうしても勤務者とのコミュニケーションが不足してしまいがちです。同じオフィス内にいれば、ちょっとしたことでも簡単に情報交換することができますが、遠く離れているリモートワーカーとはすぐに連絡を取り合うことが難しく、報告をするだけでも時間を要します。スムーズに勤務者とコンタクトをとれるようにするためには、コミュニケーションに関する就業規則の変更も必要です。リモートワークでは、コミュニケーションをとるために電話やメール、SNSアプリ、ビジネスチャットなどのコミュニケーションツールを使用するのですが、円滑に連絡を取り合うためには事前に具体的なルールを決めておくことがポイントです。

例えば、出勤時間ちょうどにパソコンからメールで出勤報告をする、毎週月曜日の勤務開始時間に1週間のスケジュールを連絡するといったように、誰がいつ何をするのかという決まりを定めておくとよいでしょう。また、簡単に時間を共有できるチャットツールやテレビ会議などを活用することを検討することも有効です。コミュニケーションが不足しないように、ルールを設けて定期的に連絡を取り合うことを意識しましょう。

就業規則を見直して作成する場合に行うべき再確認や周知

実際に就業規則を作り直す場合に行わなければならないことを紹介します。リモートワークを導入したあとのことを想定し、見直した就業規則にどのような問題があるのかを確認しましょう。そこで問題点が見つかれば解消できるように内容を改善してください。特に情報漏えいは取り返しのつかない状況を招く可能性が高いため、セキュリティ面はしっかり見直すようにしましょう。また、リモートワーク用の就業規則の作成が完了したら、リモートワークの対象者はもちろん、対象者以外の従業員にも周知する必要があります。就業規則にはルールや評価、給与等の根拠も明記されているので、従業員間の不公平感をなくすための重要なツールなのです。リモートワークをする人とオフィスワークをする人が良好な関係であってもらうために、全従業員に周知し就業規則に目を通してもらうようにしましょう。

就業規則を見直して作成した場合に必要な手続きはあるのか？

「就業規則を作ったけど何か手続きをしなければならないの？」と疑問を抱えている人もいるかもしれません。就業規則を見直した場合、従業員に周知するだけでなく法的な手続きをする必要があります。この変更手続きの方法を間違えてしまうと、従業員とのトラブルが発生する可能性があるので、気をつけておきたいところです。見直した就業規則の変更手続きの流れは4つのステップを踏みます。

まず最初のステップは就業規則の作成で、次のステップが労働者代表が作成した就業規則に対する意見書を作成することです。従業員の代表から意見を聴くことが義務付けられているので、忘れないようにしましょう。次に、労働者代表の意見書を添付した就業規則を所轄の労働基準監督署に提出します。そして最後のステップは、作成した就業規則を労働者全員に周知すること。以上が変更した就業規則の手続きの流れです。就業規則さえ作成してしまえば、そのあとの手続きは特に苦労することはないので、忘れずに労働基準監督署に提出するようにしましょう。

リモートワーク導入時の就業規則が難しい時の対処法！

リモートワーク導入時に就業形態が変わるので、慣れていない企業にとっては就業規則の変更や作成は多方面で苦労することがあるでしょう。リモートワーク導入時に、既存の就業規則では問題になりそうな事柄や追加で明記した方がよいことなどは、素人が想定しようとしてもなかなかイメージが湧かないでしょう。しかし、従業員とのトラブルの原因にもなりかねないので、綿密に作成する必要があります。

そこで、就業規則の作成が難しくあまり時間をかけたくないという人は、就業規則のプロに相談することも1つの方法です。リモートワーク情報サイトなどもあるので、そこに相談すると専門家から的確なアドバイスをしてもらえます。法律が絡んでくるので、プロに任せておくと安心ですね。経験がなければ正解がわからない分野ですので、無駄な労力や時間をかけたくないという人は、リモートワークの専門家に就業規則作成の協力依頼を検討してみてはいかがでしょうか。

まとめ

リモートワークの導入には、さまざまな経費の節減や優秀な人材の確保といったメリットがありますが、勤務者をきちんと管理するためには就業規則でルールを決める必要があります。就業規則の内容によっては会社や勤務者に不利なことも起こる可能性があるので、双方が納得できるように規則を定めなければなりません。しかし、企業によって就業規則の内容が異なるため、難易度が高く時間もかかってしまいます。そこで、労力や時間をかけたくない人や完璧に就業規則を作りたい人は、リモートワーク情報サイトに相談してみてはいかがでしょうか。プロに相談することで、リモートワークや就業規則に関する悩みを効率よく解消できるでしょう。