在宅勤務希望者はさぼりたい社員が多い？経営者の疑問を解決！

働き方改革が推進されている中で、在宅勤務の導入を検討する会社も増加傾向にあります。しかし、いままで在宅勤務者がいなかった会社では、いざ導入に踏み切ろうとしたときに、在宅勤務に関して「勤怠管理は適切に行えるのか」「自宅で勤務すると監視ができないので、さぼってしまうのではないか」などさまざまな疑問や不安があるでしょう。また、在宅勤務を導入してしまったばかりに、いままで真面目に勤務していた社員が仕事をさぼってしまうことは避けたいものです。

このような疑問や不安を解決するためには、在宅勤務で利用できるツールを導入するのも有効な方法です。会社経営者が知っておきたい具体的なツールの使用方法や、機能について詳しく解説します。

在宅勤務中の社員はまじめに仕事をしているのかという疑問

経営者のなかには、在宅勤務では勤務時間中に社員がまじめに仕事を続けることができるのか、疑問に感じることもあるでしょう。一般的に、仕事をさぼりがちな社員は、在宅で仕事をしていようが、会社で勤務していようが結局同じように仕事をさぼる傾向にあります。なぜなら、「さぼる」というのは本人の考え方や習慣のひとつであり、「モラル・ライセンシング」という心理が働きやすいからです。そのため、そうした心理が働いてしまえば「さぼる」ことはあらかじめ折り込んだうえで「モラル・ライセンシング」と呼ばれる心理状況を起こさせないように配慮することが大切といえるでしょう。この心理状況は、普段はまじめに仕事をしている人であったとしても、陥る可能性があります。そのため、誰でもこのような心理状況に陥りやすいということを念頭に置いておきましょう。

「モラル・ライセンシング」と呼ばれる心理は、「自分がなにか会社の役に立つ、結果を残すことをひとつでもすれば、多少ほかのことは手を抜いても問題ないだろう」という心理状態になることです。たとえば、「今日は普段2時間かかる仕事を1時間で終わらせることができた。だから、残りの1時間はゆっくりしてもよいだろう」と考える心の働きです。このような心理状態は、普段の生活でも当てはまるのではないでしょうか。「昨日はダイエットをがんばったから、今日は禁止していたお菓子を食べても問題ないだろう」というような経験をした人もいるでしょう。

人は、一般的に「モラル・ライセンシング」の誘惑に負けてしまうものだ、と考えれば「さぼり」の気持ちがでてくることは当然と考えられるでしょう。そのため、「モラル・ライセンシング」を防止する方法や切れ目のない仕事の割り振り方を考えることで、仕事の効率自体を上げることができるのではないでしょうか。防止する方法のひとつに、「今日やらなければならない仕事」を複数選んでパソコン上のタスクリストなどに登場させるような方法が考えられます。タスクリストは1度だけでなく、1日の間に何度も目につくように登場させるようにしましょう。こうすることで、小さな複数の仕事が小刻みに登場し、「さぼる」気持ちを抑制することができます。

社員監視ツール1：在席や離席確認ができる管理ツール

「在宅勤務中の社員の仕事状況を手にとるように確認したい」「仕事ぶりを監視する方法はないものか」と考える経営者もいます。なぜなら、在宅勤務で「さぼる」社員が増えてしまうと、生産性が大幅に下がってしまうのではないかと心配になるからです。在宅勤務中の社員をどのように管理するのか頭を悩ませている経営者は、会社の業務スタイルに合ったツールの導入を検討するとよいでしょう。ツールは「さぼり」をしていないか、社員の業務状況を管理するだけでなく、一方で「過剰労働」に陥っている在宅勤務社員を見つけるのにも役に立ちます。適切なツールを導入すれば在宅勤務社員の長時間労働の抑制もできるので、一石二鳥といえるでしょう。

「F-Chair＋」は、1万以上のユーザーがいる勤務管理ツールです。「F-Chair＋」を導入することで、在宅勤務社員の「さぼり」だけでなく「働きすぎ」を防止することができます。在宅で勤務している社員の仕事の邪魔をすることなく、監視ができるような工夫がされています。たとえば、勤務時間中に労働時間を記録してくれるだけなく、席にいるときに社員のパソコン画面をランダムにキャプチャして保存してくれる機能がついているので便利です。上司が別の場所にいたとしても、社員の働きぶりを簡単に確認することが可能になるでしょう。さらに、在宅勤務社員は業務後に別途日報や報告書を書かなくても済みます。お互いに普段どおりに仕事をしながら、信頼関係を保てるというメリットが得られるでしょう。

また、社員が在宅勤務をする日はシフトボタンを使えば「在宅勤務」をしていることが、誰からみてもわかる状態になります。また、在宅で着席と退席時にシフトボタンの操作ひとつで、業務中の「中抜け」や「休憩」などの状態をほかの場所からでも把握できるように工夫されています。在宅で勤務している社員も、手軽に操作ができるのもメリットといえるでしょう。

経営者にとっては、在宅時に仕事ぶりが確認できないため、業務中の「さぼり」は気になるものです。一方で、「過剰労働防止」についても注意しておく必要があります。「F-Chair＋」は「隠れ勤務防止」機能を搭載しています。たとえば、「退席」の状態になったままで仕事をしていると、ツールは自動的に「隠れ勤務」をしていると判断し、パソコン画面をロックします。在宅勤務社員がパスワードを入力すれば、ロックは解除されますが「着席」のシフトボタンを押して表示しておかないと、再度パソコン画面がロックされてしまいます。その結果「着席」表示になっていなければ、勤務できない環境を作りだすため、「隠れ勤務」を防止することが可能になります。「隠れ勤務防止」機能は、社員の健康状態を管理するのに役立つだけでなく、在宅勤務社員自身も、勤務時間中は効率よく働き、業務が終わればしっかり休むという習慣づけにもなるでしょう。このようにして、「過剰労働」の予防にも役立ちます。

「F-Chair＋」は、経営者が在宅勤務を導入するときに、気になる社員の仕事ぶりを総合的に監視することが可能です。さらに、工夫された機能で「さぼり」だけでなく、「働きすぎ」への対策を管理者と社員双方のストレスなく実現できるでしょう。その結果、在宅であっても「業務の生産性」向上を目指せます。「F-Chair＋」の気になる利用料金ですが、1カ月間は無料でトライアルが可能です。もし、トライアル後に正式に導入したいときは、10名の利用者がいれば、社員1人につき1カ月1000円なので、大きな負担になることなく導入できるでしょう。

社員監視ツール2：なりすましや覗き見を防止できるツール

テレワークで仕事をしてもらうときに、業務によってはほかの人にパソコン画面を見られることは避けたい内容もあります。たとえば、リモートで仕事をしているとき、監視カメラなどがなければ、「なりすまし」されてしまう可能性もあるので危険です。また、たとえ社員の身内であっても、業務内容を覗き見されてしまうのを懸念する経営者もいるでしょう。重要な機密情報を守るために有効なツールを紹介します。

「テレワークサポーター」とよばれるツールは、主にテレワーカーで在宅勤務する社員の監視に役立ちます。たとえば、「在席状況を把握したい」「勤務実態を可視化したい」「勤務時間を管理したい」「なりすまし、覗き見を防止したい」「導入にそれほど費用はかけられない」などのニーズに対応してくれるでしょう。

「テレワークサポーター」はカメラで常時顔認証する機能がついています。そのため、自動的に在席や離席状況を確認して記録します。顔認証で社員本人が仕事をしているかどうか、常時確認できるため「なりすまし」を防止するだけでなく、労働時間の管理も可能になるでしょう。在宅勤務社員が別途メールや電話などで業務開始や終了報告をすることなく、勤務実態を可視化することが可能です。

さらに、業務の情報漏洩対策をしたい場合にも「テレワークサポーター」は有効です。もし、社員以外の人がパソコン画面などを「覗き見」したときに、顔認証技術が第三者を自動的に検知してくれる機能があります。カメラが「覗き見」した人の画像を撮影し、その際に開いていたパソコン画面のスクリーンショットをとってくれるので便利です。さらに、「覗き見」を検知した時点でパソコン画面を自動でブラックアウトしてくれるので、情報漏洩を防いでくれるでしょう。そのため、たとえ第三者の「覗き見」が心配なモバイル勤務であったとしても、情報漏洩を最小限にするような機能となっているので安心です。「テレワークサポーター」の初期費用は1システム当たり20000円ほどです。初期費用を抑えたいという場合も利用しやすいといえます。

監視ツールというより社員の安全とセキュリティ面でも役立つ

在宅勤務社員の仕事ぶりを監視できるツールは、「さぼり」を防止するためだけではなく、そのほかにも役立つポイントがたくさんあります。たとえば、その社員が出勤していれば、仮にトラブルに巻き込まれるようなことがあれば、比較的早めに把握することができるでしょう。在宅で仕事をしていれば、トラブルが発生したときに監視ツールがなければ発見することが難しくなります。

たとえば、自宅でひとりで仕事をしているときに、急病で動けなくなっている可能性もあります。監視ツールがあれば、社員の室内の事故や、体調の異変にも気づきやすいというメリットがあります。さらに、セキュリティ上でもメリットがあります。監視ツールがあれば、「覗き見防止」機能があったり、カメラで情報漏洩がないかチェックすることができたりするでしょう。モバイル勤務の場合には、位置情報で社員がいまどこにいるか把握しやすく便利です。

目が届かないとさぼりやすいという考え方自体も問題視される

在宅勤務は適切なツールを利用していなければ、確実に仕事ぶりを監視することは難しいでしょう。そのため、在宅している社員への目が届かない心配も重なり「さぼっているのではないか」と考えてしまう経営者もいるでしょう。適切な運用をすれば、業務効率も向上する可能性があるにもかかわらず、このような意見がでてしまい、問題視されることがあります。

2019年3月時点では、国が推奨している在宅勤務の形態は「テレワーク」と呼ばれる形態です。そのため、全社員に在宅勤務を解禁しなければならないという義務はありません。そのため、「さぼり」が心配される可能性が高い仕事内容や社員に対しては、無理に導入しなくてもよいということです。それぞれの会社ごとに、在宅勤務の条件やルール、対象業務、対象者は決めることができます。

在宅勤務にはどんな業務が合っているか吟味して考える

在宅で勤務する業務には、「適している仕事」「適していない仕事」が存在します。経営者は、それぞれの社員が携わる業務内容を把握する必要があるでしょう。そのうえで、導入すべきか吟味してみることが大切です。

「適している仕事」のなかで、一般的なものとしては、「データ入力」「ライティング」「企画書やプレゼン資料作成」など、成果物が発生するような業務です。可視化できる作業は在宅勤務に適しているといえます。さらに、サーバーにアクセスして作業を行うような仕事も、時間管理や監視がしやすい傾向があるため、適しているでしょう。在宅に「適している仕事」は客観的にみて、1日の作業成果が把握しやすい仕事です。

「適していない仕事」は、職場に出勤する必要があったり、その社員の行動を把握しなければならなかったりする仕事です。たとえば、営業のサポート業務や、明確な成果物が発生しない、流動的な仕事をしている場合には、あまり在宅勤務には適していない仕事といえるでしょう。

どのようなときに必要かを考えて慎重に導入することがカギ

「働き方改革」により、「自分の会社でも積極的に在宅勤務を検討しなければならない」と具体的に模索し始める経営者も少なくないでしょう。しかし、どのような社員でも、仕事内容でもすべて在宅勤務を適用すると「こんなはずでは」という状況に陥ってしまいかねないので注意が必要です。在宅勤務は慎重に導入することが大切です。

導入時に気をつけておきたいポイントとしては、適用すべき「状況」を把握することです。たとえば、一定の能力をもった社員が、やむを得ない事情で出勤ができない場合などがあげられます。その社員が不在の場合、業務上大きな支障がでてしまうときなどは在宅での勤務を適用する、などのルールを作るとよいでしょう。また、天災や大規模な災害が発生したときには、公共交通機関が利用できず出勤できない社員がでてくる可能性があります。そのような緊急事態には、在宅勤務を適用するなどの方法も有効です。

さらに、産休や育休期間中の社員に適用するという方法もあります。休暇を取る際には別途対応策を考える必要がありますが、このような社員に対して期間に応じて在宅勤務を適用するというルール作りも大切といえるでしょう。

まとめ

在宅で勤務する制度は、実際にはどのような仕事でも適用できるとは限りません。たとえば、成果が明確なシステムエンジニアやプログラマなどの仕事、Webデザイナーなどの仕事などが、本来は在宅勤務に適している業務といえます。さらに、社員全員に適用することが義務づけられているわけではないため、それぞれの会社に応じて業務内容を検証したうえで慎重に導入する必要があるでしょう。業務内容を見極めたうえで、対象者や対象業務を絞って、まずは試験的に適用してみてはいかがでしょう。