企業が正社員に在宅ワークを認めた場合のメリットとは？

正社員が仕事をする際には、オフィスに出社して定められた就業時間内で行うのが一般的です。しかし、育児や介護など、さまざまな理由によってオフィスに出社することが難しい正社員もいます。正社員がオフィスに出社することを条件として仕事を行う制度のもとでは、オフィスへの出社が難しい正社員が仕事をすることは困難となります。その結果、仕事をすることを諦めざるを得ない場合もあるでしょう。オフィスへの出社が難しい正社員を対象として在宅ワークを行うことを許可した場合、企業にとって大きなメリットが期待できます。この記事では、正社員を対象として在宅ワークを導入する場合のメリットや、スムーズに制度を導入するための注意点などについて解説します。

企業が在宅ワークを導入したら正社員の働き方はどうなる？

在宅ワークとは、オフィスに出社せずに自宅で仕事をする勤務形態のことです。在宅ワークが珍しくなくなったのは、時代の変化によってIT化が進んだことが背景になっています。企業だけでなく家庭でもインターネットへのアクセスができるようになり、パソコンやスマートフォン、タブレットなどの情報機器端末も普及しました。また、政府の「働き方改革」の推進に伴って雇用形態が多様化してきていることから、注目を集めている働き方です。

ICT（情報通信技術）を活用して時間や場所を選ばずに働ける方法は「テレワーク」と呼ばれており、在宅ワークもテレワークの一種です。テレワークにはこの他にモバイルワークやサテライトオフィスでの勤務などが含まれます。在宅ワークに向いている職種はエンジニアやプログラマーなど、パソコンを使用した業務を行う職種だけにとどまりません。幅広い分野の職種に広がってきています。在宅ワークを行う社員は、多くの場合、企業からノートパソコンを貸与されて自宅で作業を行います。作業を行った成果物のやりとりやオフィスで働く人との連絡や問い合わせは、Eメールやチャットツール、電話、ファクシミリなどを通じて行うのが一般的です。

オフィスに勤務する社員のなかには、通勤時間が長くかかることや日々の通勤ラッシュにストレスを感じている人も少なくありません。在宅ワークであれば、基本的には自宅での作業になるため、通勤に関するストレスなどとは無縁の生活を送ることができます。在宅ワークを行う社員の働き方は一律ではありません。労働日数のすべてを自宅で働く場合や、契約によってあらかじめ取り決めた日数だけを自宅で働き、残りの日数はオフィスに出社する場合などさまざまです。

また、1日の労働時間のすべてが在宅ワークになる場合もありますが、勤務時間のうち一部の時間だけを在宅ワークに割り当てる部分在宅ワークもあります。部分在宅ワークの場合は、在宅ワーク以外の時間は企業へ出社したり、顧客を回ったりするなど、オフィスで勤務している社員と同様の業務を行うケースも少なくありません。このように、さまざまな形の在宅ワークを導入することによって、社員の事情に合わせた柔軟な働き方が可能となります。

在宅ワーク導入のメリット1：優秀な人材を採用しやすい

在宅ワークを導入することによって、社員はオフィスに出社せずに仕事ができるため、出社が難しい遠隔地に住んでいたとしても勤務することが可能です。在宅ワークを行う社員は居住地がどこであるかに関わらず採用することができるため、企業にとっては優秀な人材を確保しやすいメリットがあります。高いスキルを持ち合わせていても、遠隔地に住んでいるため働くことが難しかった人材を採用することが可能です。企業が地方にある場合、必要とするスペシャリストを十分に確保できないケースも少なくありません。在宅ワークであれば、地域に関わらず広く人材を確保することができるため、人手不足の解消にもつながります。

また、子育てや介護などの事情により、自宅から出ることが難しく働くことを諦めていた人材や、離職せざるをえなかった人材の採用も実現可能です。特に、子育て世代である30代の女性は、ある程度の実務経験も持ち合わせていることから、子育てを理由に離職されてしまうと、企業にとっては戦力を失うことにもなります。また、在宅ワークと労働時間の短縮を組み合わせて利用することも可能です。在宅ワークを可能にすることで、通勤時間としてかかっていた時間が必要なくなります。その時間を業務に当てることができるだけでなく、家族などの急病への対処も可能です。在宅ワークを導入することによって、子育てや介護を理由とした社員の離職を回避することもでき、社員の定着率を上げることができます。

在宅ワーク導入のメリット2：社員が早期復帰しやすくなる

育児や介護のために休職している社員は、家庭の状況によって当初予定していたよりも休職期間が長引いてしまうことも少なくありません。在宅ワークを導入していれば、育児や介護のすきま時間を使って仕事をすることも可能です。その結果、働くことができるのではないかという気持ちにつなげることができたり、社会とのつながりを実感したりすることができます。休職期間を延長すると働くことを断念する気持ちになりがちですが、社会との接点を持つことで、復職に向けてのモチベーションを上げることもできます。休職していた社員が早期に復職できれば、企業にとっては人材不足の解消にも役立てることができます。

在宅ワーク導入のメリット3：業務の効率化を図ることができる

企業のオフィスで働く場合は、仕事中に予定外の会議が入ったり打ち合わせが入ったりすることがあります。また、仕事中に顧客からの問い合わせの電話などがかかってくれば、取り掛かっていた仕事を中断して対応せざるを得ません。業務を中断せざるを得ない状況になることが多いと、仕事への集中力を欠いてしまい、仕事の効率も落ちてしまいます。在宅ワークであれば、業務を中断しなければならない状況を少なくすることもできるため、高い集中力を持って業務に臨むことが可能です。

同じ仕事を行うにしても、スピーディーに仕上げられるだけでなく、次の仕事を早く受けることができるようになります。その結果、時間あたりの生産性を上げたり業務効率を上げたりすることにもつなげることが可能です。また、在宅ワークは自宅において一人で行うため、他の社員と勤務時間中に世間話などをすることもなく、その時間を業務に割り当てることができます。また、日本は地震や台風など、自然災害が多い国です。災害時に社員をオフィスに通勤させるのは、安全面の不安もあり良い方法とはいえません。在宅ワーク制度が導入されていれば、災害時でも社員の安全を即座に確認することができ、可能な限り通常通りの業務を安全に継続していくこともできます。

在宅ワーク導入のメリット4：経営にかかるコストが減る

在宅ワークを導入することによって、企業は経営にかかるさまざまなコストを削減することができます。オフィスに勤務することを前提として社員を雇用する場合は机や椅子を用意する必要がありますが、在宅ワークであれば企業が机や椅子を用意する必要はありません。また、在宅ワークを行う社員のためのスペースを確保しなくてもよくなるため、広いオフィスは必要なくなります。これまでよりも狭い場所にオフィスを移転することも可能となり、月々の賃料などを削減することも可能です。オフィスを狭くすることによって、空調や照明などの光熱費の削減にもつながると共に、CO2の削減にもなり環境負荷を少なくすることができます。

各地に拠点や支店を設けている企業の場合、オフィスで働いていた人を在宅ワークに切り替えることによって、事務所の規模を縮小することも可能です。さらに、在宅ワークを行う社員は通勤をする必要がないため、定期券などの交通費を支給しなくてもよくなり、経費の削減にもつながります。ICTを活用した在宅ワークを行うことで、ペーパーレスを進めることができ、ペーパーコストの削減も可能です。また、在宅ワークを導入することによって、さまざまな事情により離職していた人材が継続して働くようになれば、新たな人材を採用する必要もありません。結果的に、採用に関わるコストも減らすことができます。

在宅ワーク導入のメリット5：会社のイメージアップにつながる

在宅ワーク制度を導入していることは、社員に対して優しく働きやすい会社であることを対外的にアピールすることが可能です。その結果、会社のイメージアップにつながり、企業の営業活動においても良い影響をもたらす可能性があります。求人票に在宅ワークが可能である旨を掲載していれば、働ける能力はあるものの、さまざまな理由によって働くことを断念している求職者の目にも留まりやすいです。また、勤めている企業に在宅ワークの制度がないため、転職を考えている人も少なくありません。在宅ワーク制度を導入していることで、求人募集をした際に、在宅でも働けることに魅力を感じた求職者から多くのエントリーが来る可能性もあります。企業にとっては、より広範囲から優秀で即戦力になる人材を集められる可能性が高まるでしょう。

企業が正社員に在宅ワークを認める場合に注意したいこと

在宅ワークを導入するに際しては、インターネット環境が整っていることが前提となります。社内LANシステムやEメール、電話などを通じてオフィスで勤務する人との連絡や文書のやりとりなどを行うためです。インターネットが普及するに伴って、情報漏えいやウィルスへの感染など、セキュリティ上のリスクが生じることも少なくありません。情報漏えいが起こってしまえば、企業は大きな痛手を負うこととなります。そのため、在宅ワーク制度を導入するにあたっては、セキュリティ対策を行うことが必須です。

ウィルスに感染すると、情報漏えいが起こったりファイルが改ざんされたりすることがあります。ウィルス対策としては、最新のOSやセキュリティソフトをインストールしたパソコンを貸与することが欠かせません。また、ファイルの扱い方などについて事前に社員に指導や教育を行うことも必要な対策です。在宅ワークの場合は、オフィスに勤務する場合とは異なり、業務を行う時間が決められていないこともあります。そのため、オフィスの勤務時間にリアルタイムで連絡が取れない可能性があります。連絡が取れないことによって業務状の損失が出ないように対策を行っておくことが必要です。緊急の場合にどのように連絡をすればよいのか、あらかじめ取り決めをしておかなければなりません。

在宅ワークを導入すると、企業との連絡はEメールや携帯電話、チャットツールなどが主となり、直接顔を合わせることは滅多にないのが一般的です。そのため、上司や同僚と業務上のコミュニケーションが取りにくくなってしまいます。同じオフィスで働いていれば、部下や同僚の仕事の進捗状況やモチベーションなども分かりますが、在宅ワークの場合は一人で作業を行うため、そうはいきません。オフィスで勤務する人と在宅ワークをしている人との間で、情報共有を適切に行うことや温度差などを生じにくくするための工夫が必要です。テレビ会議やチャットツール、メールなどでの連絡を密に行っていくことが有効な対策となります。また、月に1度はオフィスで勤務する人と在宅ワークをする人とで顔を合わせる機会を作ることも有益です。

さらに、在宅ワークの場合は、企業側が社員の勤務時間や勤務状態を把握することも簡単ではありません。対策として、ウェブカメラなどを利用して社員の勤務状態を把握する方法もありますが、成果報酬型を導入する企業もあります。ただし、成果報酬型の場合は、勤務時間と報酬が見合わないケースがあったり、長時間労働につながったりすることも少なくありません。また、在宅ワークで作業を行う場合、プライベートの時間と仕事の時間を明確に区切りにくくなります。

家事や育児の合間に仕事をすることも少なくないため、仕事に取り掛かるまでの時間がかかってしまい、その結果、夜遅くまで作業を行うなど、生活リズムが乱れるケースも少なくありません。そのための対策として、業務に集中できるようなスペースを家の中に設けたり、仕事の時間配分を決めて家族にも理解を求めたりすることが有効です。また、長時間労働を避けるためには、業務の開始時間および終了時間を上司に報告するルールを作っておくと良いでしょう。

まとめ

正社員に在宅ワークを認めた場合、企業側にとっては遠隔地に住む人材を確保できたり、職務経験がありながらも家庭の事情などで離職せざるを得ない社員をつなぎ止めたりすることが可能です。一方、社員側も家庭の事情があっても仕事を継続することができるなど、双方にとってメリットがたくさんあります。しかし、セキュリティ上の問題や社員同士のコミュニケーションが取りにくいなど、クリアしなければならない課題もあるのが現状です。優秀な人材確保につなげるためにも、さまざまな課題をクリアし、環境を整備したうえで正社員の在宅ワーク制度を導入してみてはいかがでしょうか。