適切な労働管理のために必要な労働基準法などの関係法令の知識

2019年4月、「働き方改革」の一環として労働基準法や労働安全衛生法など、労働に関連するいくつか法案が改正されました。実質的に制限がなかった残業時間の上限が決められたり、有給休暇を従業員に取得させることが義務付けられたりと、さまざまな角度から労働者の働き方について見直しがなされたのです。これを機に、従業員の働き方について改めて考えてみようという経営者も多いのではないでしょうか。労働管理を適切に行うことは、生産性の向上や従業員の健康管理にも役立つでしょう。従業員の働く環境を整えるためには、労働関連法を正しく認識し、適切な対応を取ることが重要です。今回の記事では、労働管理を行ううえで確認しておきたい法令や注意点について、詳しく解説していきます。

労働管理とは何か？従業員を管理する業務の範囲と目的

一般的には、企業には4つの経営資源があるといわれています。営業資本となる「カネ」、商品として取り扱う「モノ」、ノウハウなどの「情報」、そして企業で働く「ヒト」です。営利企業の場合は、これら4つの資源を適切に管理することで利益を追求していきます。その中でも、特に「ヒト」についての管理業務のことを「労働管理」といいます。主に「人事管理」と「労務管理」がその内容です。英語の「Human Resource Management」をそのまま訳して、「人的資源管理」といわれることもあります。

かつては、「人事管理」は主に事務系従業員の管理を指し、「労務管理」は工場や店舗といった現場で働く従業員の管理を指しました。しかし、時代が下っていく中で次第にその意味が変わり、前者は採用活動や人事考課といった管理業務を指すようになり、後者は勤怠管理や給与の計算といった内容になったのです。一般的には人事部が人事管理を行い、総務部が労務管理を行います。中には、給与や賞与の計算を経理部が担当している企業もあり、その取り組み方には明確な決まりはありません。

いずれにせよ、人事と労務は切っても切り離せないものです。それゆえ、労働管理の見直しをするときには人事管理と一体になって行う必要があります。具体的には、従業員の労働条件や就業規則を管理したり、勤怠管理を徹底的に行ったり、給与や賞与を再考したり、といったことが見直しの内容になってきます。従業員が働きやすいように環境やシステムを整備すれば、生産性の向上につながり、企業活動がよりスムーズに運ぶようになることが期待できます。企業全体に作用する、非常に重要な業務といえるでしょう。また、従業員に各種法令や社内の規則を認識させることで、リスクの回避や軽減も図れます。

労働基準法などの法律に定められている労働管理の業務

企業が労働者を雇うときには、必ず「労働契約」を結ばなければなりません。どういう条件のもとで労働者を使用するのか、労働者と企業（＝使用者）の合意によって決定します。労働者はもちろんこの労働契約の内容に沿って働かなければなりませんし、使用者もこの内容を順守する必要があります。ただし、一般的に労働者と使用者のパワーバランスは均等ではなく、交渉力には差があります。そのため、労働契約の内容に縛りがないと、使用者にとってのみ都合のいいように契約を結ばれてしまう危険性があります。

労働基準法やその他関連法令は、こういった状況を防ぐためにあります。労働時間や休暇制度など、働き方に関する最低基準を定められており、使用者はこの基準を必ず守らなくてはなりません。言い方を変えれば、使用者はこの基準を守ることで、労働者の心身の健康に配慮しながら労働契約を結ぶことができます。この労働条件は、働いていく中で徐々に変更されていきます。変更される理由は昇給や昇進（あるいは降給、降格）、転勤による勤務地の変更などさまざまです。労働条件を変えるときにも、原則的に使用者と労働者の合意が必要となりますが、就業規則によって細かくルールが定められている場合には合意が不要になるケースもあります。

労働条件は個々の従業員によって異なりますが、就業規則は全従業員に適用されるルールです。休憩時間や労働時間についてなど、従業員の働き方について細かく規定するものなので、労働条件の書面と重複する部分もあります。就業規則は、常時10人以上の従業員がいる企業にはその作成が義務付けられており、作成後には労働基準監督署に届け出をしなければなりません。内容については法令の改正や会社の実態に即して常に見直しをするようにしましょう。変更する際、給与の減額など労働者が不利益を被るような場合には従業員の合意が欠かせませんので注意が必要です。また、就業規則は従業員に必ず守ってもらわなくてはならないものですので、周知徹底を図りましょう。

健康保険法などの法律に定められている労働管理の業務

病気や怪我をしたときなど不測の事態が起きたとき、使用者は労働者がその生活を守れるように環境を整えておかなければなりません。そこで必要になるのが雇用保険や健康保険といった、各種の保険です。これらの保険は労働者と使用者の双方によって保険料が支払われ、必要なときには給付を受けることができます。保険には大きく分けて社会保険と労働保険の2つがあります。社会保険とは、健康保険と厚生年金、そして介護保険のことです。労働者が病気や怪我で病院にかかるとき、あるいは働くことが困難になったときなどに役立つ保険といえるでしょう。
社会保険は、常に従業員が働いている法人事業所、常に5人以上の従業員が働いている個人事業所の場合には加入が義務付けられています。対して、労働保険は従業員をひとりでも雇用している場合には事業の種類や規模を問わず加入しなければなりません。労働保険は労災保険と雇用保険の総称です。前者は業務によって労働者が怪我や障害を負ってしまったとき、後者は労働者が職を失ってしまったときに給付される保険です。これらの保険に加入するときは、ハローワークや年金事務所など当該公的機関に届け出る必要があります。

また、従業員の勤怠管理も大事な労働管理の業務です。出勤時間と退勤時間を確認し、従業員がどれだけ残業をしているのか、働きすぎていないかといったことを確認するようにしましょう。労働時間の把握については、2019年4月の法改正の中で労働安全衛生法が見直されたことにより、使用者の義務となりました。一定時間を超えて働く長時間労働者に対し医師との面談が義務化され、それに伴い労働時間把握も義務化されたのです。

勤怠管理データに基づいた従業員の給与・割増賃金・賞与の計算

勤怠管理は給与や割増賃金の計算をするためにも欠かせません。こういった賃金に関する管理も労働管理の重要な業務のひとつです。ちなみに、「賃金」とは給与のみを指すのではなく、「労働の対償として使用者が労働者に対して支払うすべてもの」を指します。給与、賞与、手当などすべてまとめて「賃金」というのです。これらは、使用者と労働者の間で合意がなされたうえで、労働条件にすべて書かれています。賃金の支払いについては支払い方に決まりがあったり、最低賃金が定められていたりと、法律によって決められている部分も少なくありません。労働者と契約を結ぶ前に各種法令を確認して、適切な労働条件を提示できるようにしておきましょう。

賃金のうち、給与や割増賃金は月によって変化することがあるので、随時計算する必要があります。遅刻欠席の有無、労働時間の長さなど客観的なデータを基に計算していきましょう。賞与については、勤続年数や労働時間だけでなく人事考課も考慮に入れながら計算していきます。割増賃金については、労働基準法に明確に記載されています。具体的には、1日に8時間、1週間で40時間以内が労働基準法の定める労働時間です。これを超える場合には法定時間外労働となり25％以上増の割増賃金を支払わなければなりません。また、休日に働いた場合には35％以上増、午後10時から午前5時までの間の深夜労働には25％以上増と、労働基準法に記載されています。

また、1カ月に60時間を超える時間外労働については50％以上の割増賃金が支払われなければならない、というルールがありましたが、2019年4月の改正以前は「中小企業については当分の間25％以上の割増賃金の支払いとする」という文言が添えられていました。しかし、法改正によりこれが廃止され、中小企業を含むすべての企業に対し支払い義務が発生するようになりました。ただし、中小企業に対しては猶予期間が設けられており、2023年4月からこのルールが適用となります。

労働安全衛生法に基づいた従業員の健康管理などの業務

先述の通り、2019年4月に労働安全衛生法が改正され、従業員の健康についても細かく管理することが求められるようになりました。この法律は労働災害や健康障害を防ぐために定められているもので、労働者が安全に、かつ心身の健康を害さないように仕事ができる環境形成の促進を目的としています。まず、企業として絶対に行わなければならないのは健康診断です。1年に1回、特定の業務に従事する従業員に対しては6カ月に1回実施しなければなりません。健康診断の結果、異常が見つかった従業員に対し、就業上どのような措置をとるかについても医師あるいは歯科医師に確認する義務があります。

また、従業員のストレスチェックも忘れてはいけません。これはメンタルヘルス対策の一環として、労働安全衛生法の中で義務付けられています。ストレスチェックによって面接指導が必要とされた従業員が希望する場合、医師による面接指導が実施されます。そして、必要があれば就業場所や作業の内容を変えるなどの必要な措置を取らなければなりません。ちなみに、健康診断とストレスチェックの実施の対象となるのは「常時使用する労働者」です。正社員だけでなく、契約期限を定めていないパートタイム労働者や1週間の労働時間が一定時間を超えるアルバイトなどもその対象になります。

長時間労働者に対して医師との面談指導を受けさせる義務が発生しますが、この「長時間労働者」とは具体的に「時間外労働が月80時間を超える労働者」を指します。80時間を超えて時間外労働をする従業員に対してはその旨を通知し、かつ産業医に対してその従業員の情報を開示することが使用者には求められています。

残業時間の削減や年次有給休暇の取得促進など職場環境の改善

2019年4月の労働関連法の改正では、年次有給休暇制度についても大きな改正がなされました。その内容は、年次有給休暇が10日以上給付された従業員に対して使用者はその付与日から1年以内に5日の年次有給休暇を取らせることを義務化する、というものです。労働基準法には、「6カ月以上勤務し、所定労働日の8日以上出勤した者」に対し、「最低10日間以上の年次有給休暇を与えること」と定められています。そのため、年次有給休暇取得の要件を満たした人はすべて、その付与日から1年以内に5日間の有給を取る権利があるといえます。

取得の時期は、会社から指定しても本人の意思によって決定しても構いません。多くの場合は、本人と相談しながら業務に影響が出ないように社内で調整しながら決定することになるでしょう。また、この義務化に伴い年次有給休暇管理簿の作成義務も新たに発生しました。それぞれの従業員がいつ、どれだけ有給を取得するのか、目に見える形で保管しなければなりません。こういった職場環境の整備、改善は労働管理の大事な業務です。従業員の労働時間を把握し、減らせる残業はないか検討するなど、できることから始めていきましょう。

また、職場でのハラスメント対策も非常に重要です。セクシャルハラスメント、パワーハラスメント、あるいはマタニティハラスメントといった被害を従業員が受けないよう、社内教育などの事前対策を講じましょう。また、万が一そういった事態が発生してしまったときのため、相談窓口の設置をしたりハラスメントが発覚したあとの対応方法などをルール化したりといった対策が必要です。

労働管理を行う際の基本的な取り組み姿勢などの注意点

労働管理の目的は、業務をスムーズに遂行していけるように従業員の働く環境を整えることにあります。関連する法令を確認するだけでなく、従業員ひとりひとりに目を配り、その時々で必要な措置を考えていくことも重要です。従業員の言葉に耳を傾け、必要なら経営陣に対し報告や相談も欠かさないようにしましょう。従業員と経営陣の橋渡し役であることを意識し、双方にとって業務を進めやすい環境を作ることが重要です。

労働管理業務に関しては、多くは労働基準法やその他関連法によって定められています。そのため、違反すると罰則があります。「知らなかった」では済まされませんので、従業員のためにも、会社のためにも十分に理解しておく必要があるといえるでしょう。また、各従業員の賃金や保険に関することなど、個人情報を多く扱う内容でもあります。情報漏洩はあってはならないことですから、適切な管理方法も併せて考えましょう。

まとめ

労働管理には人事管理と労務管理があります。それぞれ、従業員の健康管理をしたり、労働条件を整備したり、従業員が働きやすい環境を整えるのに欠かせないものです。業務がスムーズに運ぶようになれば生産性の向上にも役立ちます。関連部署と連携しながら、必要な措置を考えていきましょう。そのためには労働基準法、労働安全衛生法といった関連する法令をきちんと把握、理解することが求められます。また、セキュリティ管理も重要になってきますから、どのような形で従業員の情報を管理するのかも考えていきましょう。