リモートワークだからこそ徹底しよう！労働時間の管理方法とは？

地方の中小企業の人材不足は、年々深刻度が増してきています。2019年4月に改正出入国管理法が施行されたとはいえ業種は限られていて、全ての中小企業に労働者がいきわたるわけではありません。中小企業の人材不足をカバーする手段としてリモートワークの導入が進められています。リモートワークとは、会社以外の場所で、仕事を行う勤務形態を指します。社員や従業員の自宅や行きつけの場所などで仕事ができるので、労働力を確保するには有効な手段とされています。政府も推進を図り、大手企業も導入した例が報道されています。しかし、労働時間の管理が難しいというデメリットもあります。ただ、このデメリットを克服すれば、地方であっても多くの労働力を得ることが可能になります。ここでは、労働時間の管理方法について詳しく紹介します。

労働時間を管理することの重要性について知っておこう！

リモートワークは、労働者が自宅や自分の好きな場所で仕事を行うので、勤務時間の管理が難しいということが挙げられます。ですが、雇用する側は、労働者の時間を管理する責務があります。これは、労働基準法により定められていて「労働時間の適切な把握のために使用者が講ずべき措置に関する基準」というガイドラインにも記載されています。リモートワークでは、雇用者が、労働時間を労働者の自己申告で把握するというシステムを導入している企業が多く見られます。これでは雇用者が労働者の労働時間を適切に管理しているとは認められません。

雇用者は労働者に対して適正に賃金を支払う責務もあります。それを履行するためにも労働時間を管理することは欠かすことのできない重要な事項です。また、労働者の過剰な長時間労働や割増賃金の未払いを防ぐためにも、労働時間の管理は徹底しなければなりません。これは労働者の健康を守ることにもつながります。大切な労働者に少しでも長く働いてもらえる環境づくりにもなりますので、労働時間を管理する重要性を認識しましょう。

リモートワークは労働時間の管理が難しいとされる理由

リモートワークは通勤時間を必要としないうえに自宅でもどこでも仕事ができるという大きなメリットがあります。しかし、自由に仕事ができる反面、仕事に使う時間のコントロールができず正確に仕事をした時間が把握できていない労働者もいます。また、仕事中に育児や介護などで仕事が中断されたり来客があったりして、自分が今日は何時間働いたのか曖昧になる場合もあります。仕事とプライベートが混同されて境界線を引くことさえ難しい人が出てきているのが現状です。

そのような状態では、5時間の労働だったのに、8時間の労働と申告する労働者がいるかもしれません。逆に、リモートワークは労働時間が長くなりやすいという意見もあります。これは、作業を進めるうえで、会社からの指示を待つ時間やコミュニケーションが円滑に取れず待機の時間があることなどが理由です。リモートワークを成功させるには、会社との円滑なコミュニケーションと本人の自覚になります。

リモートワークの場合でも労働基準法の対象にはなる？

リモートワークで働く労働者について厚生労働省では、【在宅勤務とは「事業主と雇用関係にある労働者が、労働時間の全部または一部について、自宅で情報通信機器を用いて行う勤務形態」をいい、事業場内で勤務する場合と同様に労働基準法、最低賃金法などの労働基準関係法令が適用される働き方】とガイドラインで通達しています。つまり、労働基準法の対象でありその他の労働関係法令によって守られる労働者ということです。

では、具体的にどのような待遇を与えるのかを説明します。労働基準法35条により原則として、週1回以上の休日を付与すること。また、労働基準法32条により原則として24時間かつ1日8時間を超えて労働させないこと、それ以上の勤務は残業として扱うことになります。労働基準法34条の休憩には、労働時間の長さに応じて休憩時間を付与することとなっています。6時間を超えた場合は、途中に45分以上の休憩を付与しなければなりません。また、8時間を超えた場合には、途中に60分以上の休憩時間を付与が必要です。労働基準法37条の深夜営業については、午後10時から午前5時までの間の労働に対しては割増賃金を支払ことになっています。

時間や休日以外にも労働基準法上の注意点があります。雇用者は、在宅勤務を行わせる場合には労働契約の締結に際し労働者に書面を交付する必要があります。その際に就業の場所として労働者の自宅を明示しなければなりません。労働契約の変更時などは、できる限り書面で確認する必要性があります。また、雇用者は在宅勤務者に対し必要な健康診断を行うとともに在宅勤務者を雇い入れた時は、必要な安全衛生教育を行う必要があります。これは、労働衛生法に定められています。

さらに、労働者災害補償保険法には、在宅勤務中に業務が原因で生じた災害は労働保険の保険給付の対象になります。この場合、自宅での私的行為が原因となる災害については業務上の災害とはなりません。リモートワークの導入にあたっては、労使で認識に食い違いがないようにあらかじめ導入の目的や対象となる業務の範囲、在宅勤務の方法や法令について労使委員会などの場で十分に納得いくまで協議し、文章として保存することなどが望まれています。

リモートワークで労働時間を管理する方法1：ITツールの導入

リモートワークで労働時間を管理する方法として、最初に挙げられるのがITツールの導入です。自己申告制であれば問題点も多く勤怠の評価も難しくなります。また、単なるタイムカードでは、仕事を中断して家事や育児をしていたなどの不労時間を差し引くことが困難になります。リモートワークの広がりとともにITツールも進化していますので紹介していきます。

・勤怠管理クラウドシステムの導入
タイムレコーダーの代わりとして、PCやタブレット端末で出退勤の打刻をするシステムです。勤怠データの集計もできる勤怠管理クラウドサービスもあり、仕事が中断されている時間などを勤務時間から自動的に差し引いて集計してくれます。スマートフォンをタイムカードとして活用できるシステムもあります。

・パソコンの操作履歴で労働時間を記録するシステムの導入
会社内やリモートワークを問わず日々仕事で扱われるパソコンの操作履歴で労働者の勤務時間を管理することができるシステムです。勤務時間や残業時間を把握するだけではなく通常の勤務時間外のパソコンの稼働履歴も把握できますので長時間労働の対策にもなります。業務負荷が高い労働者の把握も可能です。一人に大きくかかっている負荷を分担することで労働者の負荷が軽くなり作業効率も良くなります。

・勤怠管理ができるパソコンソフトの導入
システムを導入すればある程度の費用やランニングコストがかかる可能性があります。安価なパソコンのソフトでもある程度の勤怠管理が可能です。例えば、パソコンから離れる場合に何らかのボタンをクリックすることでその時間は働いていないとして集計できるソフトがあります。また、一定時間パソコンの操作がない場合、その時間は働いていないとして集計できるソフトもありますので導入を検討すると良いでしょう。

リモートワークで労働時間を管理する方法2：みなし労働時間制の導入

リモートワークでの労働時間管理方法として、あらかじめみなし労働時間制を導入している雇用者もいます。みなし労働時間制とは労働時間の算定の仕方について特例を認めている制度です。みなし労働時間制には「事業場外労働によるみなし労働時間制」や「専門業務型裁量労働制」と「企画業務型裁量労働制」があります。

みなし労働制は、特例の制度ですので、通常のようなタイムカードや勤務表などの勤怠記録をベースに労働時間を算出しません。所定労働時間または労使協定などで定められた時間に働いたものとみなすのがみなし労働時間制です。実際に業務に従事した時間とは直接的には関係ありません。極端にいえば、その日は働いていなくても、所定の労働時間数が確定することになります。みなし労働時間制を適用するにあたっては、適正に運用することが重要です。

事業所外みなし労働時間制の対象となるのは、会社外で仕事をしていて雇用者による具体的な指揮監督ができず、労働時間の算定が難しい業務に限られています。リモートワークで働く全ての人が対象というわけではありません。リモートワークでも適正に勤怠管理ができる場合は対象外です。みなし労働時間制の制度を適用できるか否かは「在宅勤務ガイドライン」で示されているので、雇用者は判断基準に基づいて制度を採用するか否か決める必要があります。

労働者は、みなし労働時間制によって、気兼ねなく家事や育児に携わることができます。しかし、すでに働いているものとして賃金が発生しますので、定められた時間分の労働をするか、定められた仕事量をこなす必要があります。雇用者は、労働者を信じて仕事をしてくれているとみなしているので、信用を裏切るような働き方ではみなし労働時間制の適応が難しくなります。

リモートワークにおける労働時間管理方法の選び方のポイント

リモートワークは、さまざまな業種の企業が導入していますので、労働時間の管理方法についても業種ごとによって違ってきます。企業内においても、職種が変われば管理方法も変える必要があるかもしれません。また、労働者にもさまざまな人がいて、それぞれ事情が異なるので、労働者の状況によっても労働時間の管理方法が異なることもあります。

営業職や販売職のリモートワークならば、基本的にみなし労働時間制で管理し、インセンティブを設定するなどモチベーションのアップも必要です。また、データ入力やコールセンターのリモートワークならば、パソコンでのデスクワークですので、ITツールの導入を検討すると良いでしょう。

労働者の状況によっても労働時間の管理方法は違ってきます。家族を介護や介助する人なら病院の付き添いなどでかなりの時間を要します。その分、当日の労働時間が削られる可能性があります。このような労働者は、隙間の時間を見つけて穴埋めしていきますので、みなし労働時間制で管理すると労使ともに良い関係を築くことができます。

リモートワークで節約できた経費も、勤怠管理で使ってしまったら意味がありません。会社の資金に応じた労働時間の管理方法を採用することも重要です。また、会社が管理しやすい方法でなければ、法令を遵守してリモートワークで働く労働者たちを守ることは難しくなります。

リモートワークではセキュリティの対策も徹底しよう！

リモートワークを導入する会社は、年々増加の一途をたどっていてセキュリティ面も問題になっています。会社には、機密情報が数多く存在します。リモートワークでパソコンや端末を使用するのであれば外部からのアクセスとなります。外部アクセスの増加は、不正アクセス増加につながります。これからリモートワークの導入を考えている会社やすでに導入している会社でもセキュリティ対策は万全にする必要があります。

外部アクセスによる不正アクセスの対策として、ID /パスワードによる本人認証に端末認証を組み合わせた二要素認証は必須です。ほかにも、PKI証明書や生体認証などの方法があります。また、銀行系などで用いられているワンタイムパスワードも有効な手段です。ただし、どの対策を導入しても導入コストやランニングコストがかかることは覚悟しておく必要があります。

会社内のセキュリティだけでなくリモートワークで働く労働者のパソコンや端末にもセキュリティが必要です。最低限のセキュリティソフトは導入させたほうが良いでしょう。また、リモートワークで問題になりがちなコミュニケーションに重点をおいて、労働者との連絡を密にとることもセキュリティ対策につながります。セキュリティの情報交換で対策を立てるだけでなく、会社や雇用者への信頼度が高くなれば情報漏洩のリスクも下げることが可能です。

まとめ

リモートワークの大きな問題点である労働時間の管理ですが、ITツールやソフト、みなし労働時間制の採用などの適切な管理方法を用いれば問題を解消できます。勤怠管理の問題が解決できれば、労使ともにリモートワークのメリットを供与することができます。例えば、地方の小さな会社であっても首都圏の優秀な大学生がリモートワークで働く可能性もあります。また、子育てで仕事に就くことができなかった主婦が、自宅で自分のスキルを生かして活躍することも可能です。

リモートワークのメリットの一つに通勤時間がないということも挙げられています。毎日、満員電車でもみくちゃにされて出勤していた時間を労働に充てることができれば、会社は労働者が無事に出勤できるかなどの心配事を抱えないですみますし、交通費も削減できます。労働者は、その時間を仕事に充てれば余暇が生まれますし体力的にも楽になります。適切に労働管理を行い、地方であっても全国から労働力を集めることに尽力して人材不足を解消しましょう。