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リモートワークとは?リモートで作業をする新しい勤務形態

地方などで会社を経営していると、直面する問題点は人手不足です。少子高齢化に加え、若者の地方離れに歯止めがかからない昨今では、解決することが難しい問題となっています。やっとの思いで新しい人材を確保できたとしても、経営者が求めている人材ではなかったり、すぐに会社を辞めてしまったりとするものです。また、人材確保のために誰かれ構わずに多くの人材を抱えることも、コストがかかり過ぎるので良い選択とはいえません。こうした問題に対し、生産性の向上やコスト削減、優秀な人材確保などのため、リモートで作業をする新しい勤務形態に興味を持つ経営者もいます。この記事では、リモートワークの形態やメリット、注意点などについて解説します。

従業員が自宅など会社以外の場所で作業をするリモートワーク

リモートワークのことをイギリスのケンブリッジ辞典では、「従業員が自宅を主として働き、Eメールや電話を使って企業とコミュニケーションを取る状況」と定義しています。この定義では、会社には行かずに、自宅でコミュニケーションツールを利用し業務を行うということです。また、歴史あるロングマンのビジネス辞典では、「従業員が、職場にあるシステムに接続されたコンピューターを使用しながら、自宅から会社のために働く状況」と定義しています。この定義では、自宅でコンピューターを利用し業務を行うということです。これらの定義は、リモートワークとは会社のオフィスなどへ通勤することなく、自宅から遠隔で仕事をするという勤務形態のことを示します。

雇用形態とリモートで作業をする時間によって分ける4つの形態

リモートワークは、4つの雇用形態により仕事をする時間が分けられています。「ハイブリッド・リモートワーク」は、週に何日かは会社へ出勤し仕事しますが、それ以外の何日かはリモートワークをする正社員です。「フルタイム・リモートワーク」は、その名の通り全ての時間をリモートワークする正社員のことをいいます。ここまでは、どちらも正社員としてのリモートワーク形態ですが、正社員として働く形態だけではありません。「リモート・アウトソース」は、全ての時間をリモートワークする外部契約の形態です。そして、「テンポラリー・リモートワーク」は、短時間だけリモートワークをする形態となります。

業務の生産性が向上するなどリモートワークのメリット

リモートワークを導入することにより、企業にはさまざまなメリットがでてきます。一般的に会社員は、毎日会社へ通勤し業務を行うことがほとんどです。会社では、仕事以外にも人間関係や付き合いなどでストレスを感じたり時間をとられたり、完全に業務だけに集中できる環境とはいえません。リモートワークは、業務だけに集中できる環境なので、業務の生産性を向上させることができるのです。リモートワークでは、企業のコスト削減にも大きく影響を与えます。会社では、従業員全員にデスクを用意する必要がありますが、リモートワークの社員へは必要がありません。それに伴い、オフィス面積を狭くし家賃や光熱費を削減することができます。

また、会社に通勤しないので、当然ですが交通費など従業員コストも削減できるわけです。会社へ通勤しないということは、企業ばかりではなく従業員にもメリットがあります。会社員の全体的にいえることですが、通勤時間の長さはストレスを感じ健康への悪影響が懸念されていることです。リモートワークを導入することにより、こういった従業員の通勤ストレスも軽減することができます。そして、通勤時間が減少すると従業員にとって良いことは、プライベートの時間が確保でき家族サービスや趣味を楽しむ時間がとれることです。プライベートの時間が増えると、メンタルヘルスにもプラスとなり、従業員の健康状態の向上も期待できることだといえます。

リモートワークは、お互い顔を合わせないので、連帯感が低いと考えてしまいがちです。しかし、リモートワークを支援するシステムなどを使いグループ化されることで、仲間意識が強くなり連帯感を高めることができるといわれています。また、地方で会社を経営していると会社が必要とする、会社にマッチした人材を探し採用することは簡単ではありません。リモートワークを導入すれば、会社にマッチした優秀な人材を世界中から募ることができ、会社の可能性を広げることができます。

自宅など会社以外で作業をするリモートワークに対する誤解

企業にとっても従業員にとっても、メリットがあるリモートワークですが、日本では導入している企業は10%前後しかありません。これは、リモートワークに対して、認識が薄く誤解している企業が多いためです。リモートワークでは、誤解されていることが10項目あるといわれています。その中の重要な7つの誤解について説明します。

・リモートワークは、生産性を低下させる
これは、直接的な対話や上司がいない環境での業務ということから、生産性が低下するのではと誤解されていることです。しかし、アメリカの経営学誌ハーバード・ビジネス・レビューで複数の企業を対象に行った研究では、リモートワーク導入により13.5%も生産性を高めたことを証明しています。これは、会社で業務をする際の無駄な会話や付き合いなどを避けられた結果、生産性向上につながったともいえることです。

・リモートワーカーは連絡がとりにくい
これは遠隔で業務をする従業員とは、連絡がとりづらいという誤解です。しかし、リモートワーカーは、どこで業務をしていても勤務時間中ということを忘れてはいませし、1日1回は上司に連絡することを理解しています。

・リモートワークはデータ管理にリスクがある
これは、ネットワークを使っての遠隔地へ社外秘情報などをやり取りするのは、情報漏洩などのリスクがあるのではという誤解です。しかし、今ではセキュリティの進化により暗号化や遠隔ロック、GPS機能での追跡などさまざまなリスク回避の方法があります。したがって、遠隔だから情報漏洩などのリスクがあると考えるより、情報漏洩はヒューマンエラーによって起きるリスクだと考えるべきです。

・コミュニケーションが少なくなる
直接会うわけではないので、コミュニケーションが少なくなることは否めません。しかし、そういったコミュニケーション不足を補うために、ビデオチャットなどのサービスが多くあるわけです。こういったサービスは、利用することにより、簡潔に伝えるというスキルを身につけることも見込めます。

・会議が非効率になる
これについては、リモートワークを導入すると効率的とはいえない会議が無くなるので、直接的に業務の生産性は高まる可能性があるといえます。昨今では、さまざまな会話ツールがあり、ひとつの場所に集まることなく容易に会議をすることができるので、それほど問題とはいえません。

・リモートワークは経費がかかる
社内ネットワークを整備するため、初期費用やランニングコストなど、多くの経費がかかると考えがちです。しかし、今までかかっていたオフィスの備品や従業員の交通費、家賃や光熱費などを考慮すると、かかる経費は逆に抑えることができます。

・企業文化が浸透しない
たしかに、同じオフィスにいないので、企業文化が浸透しないことは考えられることです。しかし、企業文化とは、オフィスなどでの仕事には関係のない無駄話で育まれるものではありません。顔を合わせないリモートワークでは、会話ツールなどを使って、コミュニケーションの機会を与えることが大切です。経営者が、そういったコミュニケーションの場を整備することで、この問題は解決できるのではないでしょうか。

リモートワークと在宅勤務などのワークスタイルとの違い

リモートワークは、他のワークスタイルと混同したイメージを持たれることがあります。しかし、その違いを理解しておくことで、会社に合った効果的な人事が可能になるのです。リモートワークは、在宅勤務と同じように考えられることが多くあります。在宅勤務とは、厚生労働省によると「自宅で業務に従事する勤務形態」とあることから、業務する場所が自宅に限定されているという定義です。しかし、なぜ自宅限定なのかというと、在宅勤務が登場した1970年代では通信設備を使える場所は自宅だけということがあります。今のようにWi-Fiなどの環境も無かった時代です。そのことから、リモートワークと明らかな違いがあるというよりは、時代における環境の違いということになります。

テレワークも遠隔で業務を行う形態のため、間違いやすいワークスタイルです。日本テレワーク協会では、テレワークの定義を「場所や時間にとらわれない柔軟な働き方」としています。これだけだと、リモートワークとの違いがわかりません。なにが違うのかというと、テレワークは企業の従業員だけではなく、個人事業主も対象になっているということです。そのため、クラウドソーシングにも、同じような違いがあるといえます。クラウドソーシングは、企業などの発注者が不特定多数の人へ業務を委託する仕組みのことです。不特定多数の人なので、従業員などの雇用関係にはない人ということになります。

また、テレワークに似た形態で仕事をするスタイルがあり、これがノマドワークと呼ばれているものです。テレワークと同じように、企業の従業員だけではなく個人事業主も対象になります。勤務地を決めずに仕事をするスタイルなので、フランス語で遊牧民の意味があるノマド、といわれるようになりました。ノマドワークは、テレワークに似ているというよりも、テレワークの新しい呼び名といっても過言ではありません。

長時間労働・転職意欲の促進などリモートワークの課題と注意点

リモートワークでは多くのメリットを見込めますが、課題や注意するポイントがあります。リモートワークは、集中できる環境で業務を行えるメリットがありますが、長時間労働になってしまうケースがあるのです。その理由は、上司がその場にいないのでゆるく業務をやってしまうことや、オフィス勤務とは違い残業削減の制約がないなどが考えられています。しかし、他にも原因があり、それは「仕事の評価制度」に問題があるということです。きちんと業務をしているのに、成果を出さなければサボっていると思われてしまう、というプレッシャーにより長時間労働になるといわれています。経営者は、評価方法も考慮しリモートワークを導入することがポイントです。

また、リモートワークでは、転職意欲を促進してしまうケースもあります。オフィスでの会話が無くなってしまうことから、会社への帰属感が薄れ、孤独感を感じてしまうことから起きてしまうことです。こういったことを防止するためにも、直接的な会話に代わるコミュニケーション環境の整備がポイントとなります。

リモートワークに対する意識の向上など効果的に導入するポイント

リモートワークを導入するにあたり、意識の向上など効果的にするポイントがあります。一般的な会社員は、オフィスで仕事をすることが常識と考え、リモートワークでは正確な対話はできないと捉えているようです。そのため、企業ではリモートワーカーの上司にあたる人間に、リモートワークに対する意識を向上させることが大切になります。上司がリモートワークを理解していなければ、リモートワーカーも利用しづらい状況ができてしまいます。上司だからこそ、会社が導入したリモートワークを理解し、積極的に意欲を向上させることが大切です。それが、リモートワークの導入を効果的にするポイントとなります。

また、リモートワークでは直接会話ができないという不便さをカバーすることが必要です。それには、業務の内容に適したコミュニケーションツールを活用する、ということがポイントとなります。

リモートワークを支援するチャットワークなどおすすめのツール

前途でも触れましたが、リモートワークでは、コミュニケーションツールの活用がポイントです。ここでは、リモートワークで活用できるコミュニケーションツールを紹介します。

・チャットワーク
パソコンやスマホなどの端末で利用できるチャットツールです。グループチャットの他にも、大容量のファイル共有・ビデオ通話・音声通話など、リモートワークで必要な機能が利用できます。

・Slack
パソコンやスマホなどの端末で利用できるチャットツールです。海外で開発されたツールで、操作がシンプルで直感的にできるという特徴があります。

・airly
こちらは、グループウェアという、タスクをグループで共有するためのツールです。国内トップシェアを誇り、その手厚いサポートに定評があります。

・kintone
こちらも、グループウェアとなります。特徴は、ドラックとリリースの操作だけで、簡単に操作できることです。

・LiveOn
遠隔会議で利用できるツールです。ファイルの共有やホワイトボード機能など、会議では便利な機能が揃っており、遠隔会議でありがちな、音声遅延も独自機能で押さえることができます。

・Cisco WebEX
この遠隔会議ツールは、世界14カ国に対応しているので、海外との会議が多い企業には適しています。

・Skype for Business
遠隔会議に、同時に250人参加できるというツールです。大規模な会議が必要な企業では、活用できるツールといえます。

・Google ハングアウト
こちらは、発言している人が自動で画面に映る機能がある遠隔会議ツールです。また、Googleカレンダーに会議予定を入れておけばワンクリックで参加できるなど、Googleサービスの連携も特徴となります。

・Dropbox Business
こちらは、ネットワークを使い複数人が同時にファイルを、閲覧・編集できるファイル共有ツールとなります。世界的な大企業も利用している信頼性の高いファイル共有ツールです。

・box
こちらのファイル共有ツールは、高いセキュリティが定評のツールです。データの暗号化や、アクセス履歴レポートなど、安心して利用することができます。

・Basecamp
プロジェクトなどの進捗を管理・共有するタスク管理ツールです。タスク管理だけではなく、メッセージボードやチャットルームなどのコミュニケーション機能も充実しています。

・Trello
こちらのタスク管理ツールは、付箋を貼るような直感的なシンプルな操作で利用できる特徴があります。

・Jooto
特徴は、タスクカードをドラッグとドロップで、シンプルに操作できるということです。また、国内では多くの企業が利用しているという信頼性もあります。

・Remmoty
実際のオフィスの状況を表現することを目指した、バーチャルオフィスという分類の支援ツールになります。特徴は、リモートワークの効率化を目的に開発されたツールで、ライブカメラや掲示板などの機能があることです。

まとめ

従業員が自宅などでリモート業務をするリモートワークは、企業にとって生産性の向上やコスト削減などの効果が期待できます。長時間労働や転職促進など課題もありますが、自社に合った支援ツールなどを活用すれば業務の効率化は図れることです。優秀な人材確保や、仕事の効率を高めたいなら、リモートワークの導入を検討してはどうでしょうか。

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