リモートワークを導入した企業のサテライトオフィスとは？

従来のオフィス勤務とは異なる働き方を取り入れる企業が増えており、業務の生産性や効率性の改善に成功しています。オフィスでの勤務にとらわれない働き方によって、企業にも従業員にもメリットがあるのです。新しい働き方としてリモートワークがあり、会社や自宅以外の場所で仕事をします。これには、さまざまなメリットとデメリットがあるため、導入には慎重にならなければいけません。そんなリモートワークを導入する際には、サテライトオフィスが使われることがよくあります。上手くサテライトオフィスを活用すれば、大きなメリットを得られるのです。リモートワークを導入した企業が取り入れているサテライトオフィスについて、種類やその違い、メリット・デメリットなどを紹介します。

そもそもサテライトオフィスとは？衛星のように設置される

サテライトは衛星という意味であり、本社を中心として衛星のように設けられたオフィスのことをサテライトオフィスといいます。本社から離れた場所に位置しているオフィスのことであり、そこで従業員が仕事をできるのです。本社と同等の仕事ができるように設備が整えられており、勤務者の自宅に近くて、混雑しない経路で通勤できる場所にあるのが特徴となっています。日本では近年新しい働き方として注目されており、サテライトオフィスの設置が増えているのです。インターネットなどの情報通信技術が発展したことによって、本社から離れた場所にも容易にサテライトオフィスを設置できるようになりました。

ただし、サテライトオフィスにはいろいろな種類が存在しており、企業によって異なる目的で設置されているケースがあります。そのため、これからサテライトオフィスの導入を検討しているならば、目的をはっきりとさせることが大切です。サテライトオフィスを設置するためには設備投資が必要となるため、導入することで自社にどのような利益がもたらされるのかしっかりと見極めましょう。

サテライトオフィスの種類は大きく3つに分けられる！

サテライトオフィスには大きく分けて3つの種類が存在しているため、会社ごとに施設の目的や特徴が異なる場合があります。都市型と郊外型、地方型の3つがあり、それぞれメリットが異なっているのです。都市型とは、主に外回りの営業のために設置されており、都市部の出張拠点に設置されています。新規事業の拠点として設置されることもあり、本社とは異なる役割や機能を持ったオフィスです。都市部から離れたベッドタウンに設置されるのが郊外型であり、通勤時間を短縮することができ、介護や育児と仕事の両立を図れます。都市部のオフィスにいるのと変わらない環境で仕事ができるように設備が整えられているのです。

地方型のサテライトオフィスは、地方自治体が企業誘致をしているケースが多く、人口の少ない地域に設置されています。自然に囲まれた環境の中で都会にはない暮らしを実現できるのがメリットです。また、地方の雇用促進のために設置されるケースもあります。災害発生のリスクに備えるために、本社の機能を分散する目的で設置されることもあります。

サテライトオフィスと支社との違いはどこにあるのか？

サテライトオフィスは支社とよく似た存在ですが、実際にはいくつか違いがあります。まず、サテライトオフィスは支社よりも少ない人数で構成されていることが多いです。サテライトオフィスは支社や営業所としての機能が求められているわけではなく、社員の勤務形態の多様化を目的としています。企業の直接的な事業活動の利便性を向上させることを主たる目的としておらず、多様な働き方を実現するために設置されているのです。

サテライトオフィスが増えている理由は？労働力の確保

サテライトオフィスが増えているのにはさまざまな理由があります。まず、日本では労働人口が減少しており、企業が労働力を確保することが難しくなっていることが挙げられます。サテライトオフィスを設置することで多様な働き方を提案することができれば、より多くの労働力を確保できます。たとえば、これまでは介護や育児などで離職しなければいけなかった人材を、会社に引き留めることができるのです。また、求人を出す際には、これまでは採用することが困難だった遠隔地に住む人材に対してもアピールできるようになり、より幅広い人材を集められるようになります。

都市部に本社のある企業であっても、サテライトオフィスを郊外や地方に設置することができれば、その地域の人材を労働力として活用できるのです。サテライトオフィスさえあれば、遠く離れたところに住んでいる人に問題なく働いてもらうことができます。求人を出す地域を増やすことができれば、労働人口が減少していく状況においても、必要な労働力をしっかりと確保できるのです。

サテライトオフィスのメリット！人材確保とコストの削減

サテライトオフィスを設置すると、時間の効率化を図ることが可能です。都市部にオフィスがあると、周辺の家賃相場が高いため、社員は遠い地域に住むことが多くなります。サテライトオフィスを家賃相場の安い地域に設置すれば、周辺に住むことでオフィスの近くで生活できるようになるのです。そうすれば長い時間通勤をする必要がなくなり、無駄な時間を大幅に削減することができます。社員はより有意義な時間を過ごせるようになり、仕事もプライベートも充実させることができるのです。

サテライトオフィスを地方に設置することによって、交通費のコストを削減することができます。社員が遠くから時間をかけて通勤する場合、それぞれの社員に通勤手当を支給する必要があるでしょう。地方にオフィスがあれば、交通費がかからなくなり、その分だけ通勤手当のコスト削減ができます。また、都市部よりも地方のほうがオフィスを設置するためのコストも安上がりとなっているのです。

複数のオフィスを会社が構えていることは、災害リスクを低減する効果もあります。業務が1カ所に集中していると、火災や地震などの災害があったときにオフィスを使えなくなると、業務が完全に停止してしまうでしょう。オフィスが複数あり、それぞれ距離が離れていれば、災害時にも業務を進めるための環境が残っているため、被害を最小限に食い止めることができます。また、サテライトオフィスによって多様な働き方を認めることができ、いろいろな事情を抱えた人材も採用できるのです。これまでチャンスのなかった人材を獲得できる機会が増え、優秀な人材を採用できる可能性が高くなります。

サテライトオフィスのデメリットは？コミュニケーションの不足

サテライトオフィスのデメリットとして、新しいオフィスを設置するために手間がかかる点があります。まず、どこの地域にオフィスを設置するのか決めて、その地域の物件を探すか新しく建てる必要があるでしょう。さらに仕事に必要な設備を用意して、問題なく仕事ができる環境を整えます。オフィス設置のために時間とお金がかかってしまい、慎重に内容を決めなければ失敗する可能性もあるのです。せっかくサテライトオフィスを設置しても、そこを誰も利用しなければ意味がありません。事前にリサーチをして、さまざまな事態を想定して、十分な計画を立ててからオフィスの設置をする必要があります。

また、サテライトオフィスにいる社員と本社とのコミュニケーションの問題もあります。直接会って話をする機会が少なくなってしまうため、連携をとりにくくなるのです。業務を進める上でコミュニケーション不足によるトラブルが増える可能性があり、ミスを誰も指摘せず放置されてしまうような事態も考えられます。こういった問題を防ぐためには、WEB会議システムやビジネスチャットといったツールを活用することが大切です。インターネットを介して、定期的にコミュニケーションをとる機会を設けることによって、会社としての一体感を維持することができます。あるいは、定期的に本社に出社する機会を作るという対策も考えられるでしょう。

セミナーや研修などを実施する際にも、オフィスが離れていると困る場面が増えます。これまで本社内で研修や講習会などを実施していたのならば、そのままでは、サテライトオフィスにいる社員が参加しにくくなります。組織力を向上し業務の生産性を高めるためにも、研修を実施することは大切です。サテライトオフィスにいる社員も研修を受けられるような工夫が必要となります。

おためしサテライトオフィスとは

厚生労働省では、「おためしサテライトオフィス」という試みを実施しており、働き方改革と地方創生を合わせた効果が期待されています。企業は試しにサテライトオフィスを開設してみることができるのです。その際には、地方公共団体のほうで執務環境や生活環境を提供してくれます。実際にサテライトオフィスを実施する体験ができるため、今後の方針検討のための参考になるでしょう。地方公共団体からさまざまなサポートを受けることができるため、スムーズにサテライトオフィスを開設できます。場合によっては、お試しの期間が終了したあとも、同じ施設を使い続けられるケースもあります。地方が都市部と同じようにリモートワークができるような環境づくりを促進しており、企業誘致を積極的にしています。

たとえば、地域紹介イベントを実施して現地で勤務する際の不安を解消する機会が用意されています。ほかにも、すでに参入している企業とのコミュニケーションの場を設けてもらえます。それぞれの地方公共団体ごとに支援の内容は異なっています。また、テレワーク環境を整備するための費用を総務省が補助する制度を利用することもできます。受け入れ側の地方公共団体が独自の財政支援措置を講じていることもあるため、興味があれば問い合わせてみましょう。地方創生のために企業誘致に尽力している地域はたくさんあり、おためしサテライトオフィスは注目されているのです。

サテライトオフィスの事例紹介1.都市型の日立グループ

日立グループは2017年に東京都の八重洲において都市型のサテライトオフィスを設置しました。グループのすべての従業員が利用できるオフィスであり、グループ内で企業間の垣根を超えた活動を促すことが期待されているのです。今後も、さらに多くのサテライトオフィスを設置する方向性を示しています。よりフレキシブルな働き方を可能とし、新しいイノベーションが生まれることがコンセプトです。いろいろな働き方を許容することで、それぞれが効率的な働き方を可能にし、大きな成果をあげることを期待しています。

八重洲にあるサテライトオフィスは@Terraceと呼ばれており、約300平方メートルの敷地のなかに100席の座席がある充実したオフィスです。独立した作業場や会議室などのスペースが用意されています。パソコンが配備されており、仕切りは吸音機能があって、テーブルはフェルトペンで書き込むことができるなど最新設備が完備されています。さらに人工知能製品やIT機器も最新のものが導入されています。

サテライトオフィスの事例紹介2.NTTの活用方法とは？

NTTでは、ほかの企業がサービスを提供しているサテライトオフィスやシェアオフィスを活用しています。2018年7月には、8000人以上もの社員がサテライトオフィスを利用して、テレワークを体験する試みが実施されました。従業員にテレワークを理解させて、今後も多様な働き方を社員に促そうとしています。たとえば、ザイマックスの「ちょくちょく…」や三井不動産の「ワークスタイリング」といった施設を利用しています。

サテライトオフィスの事例3.徳島県

地方自治体のなかにもサテライトオフィスに力を入れているところがあり、徳島県では積極的に企業誘致を行っています。2018年4月時点で徳島県は59社の誘致を実現しています。三好市や美馬市などには、「おためしサテライトオフィス」のモデル団体があり、なかでも美浜町は人気を集めています。美浜町は山間部にあり、自然が豊かな環境のなかで仕事をすることができるのです。都会で仕事をしていたときのストレスがなくなり、ワークライフバランスのとれた生活を送れます。オフィスには都会で仕事をしていたときと変わらないICT環境が整っており、業務には影響が出ないように工夫されています。

サテライトオフィスがあるおかげで徳島県にUIターンしてくる若者も増えています。地元出身の人達と都会から移り住んできた人達が上手く共存できており、街も地方活性化に成功しているのです。これまで出会うことのなかった人達が交流を深めることで、新しい変化が生まれています。

まとめ

リモートワークを導入する企業が増えており、サテライトオフィスを活用することで、多様な働き方を実現しています。サテライトオフィスを設置することで、労働力の確保やコストの削減などを実現できるのです。日立グループやNTTなど多くの企業の事例があります。また、地方公共団体もサテライトオフィスを整備して企業誘致を実施しており、なかでも徳島県は豊富な実績があり、人気が高くなっています。さまざまな事例を参考にすることで、サテライトオフィスの導入を成功させましょう。