リモートワークで電話対応は可能？便利なツールを活用しよう！

電話対応には、社員同士が実際に顔を合わせて情報共有することが欠かせません。そのため、オフィスに出勤しないと、電話対応の業務を行うことは難しいと思っている人がほとんどです。しかし、便利なツールを活用することによって、リモートワークで電話対応をすることが可能になります。さらに、リモートワークに切り替えることによって、人材不足を解消したり、企業のイメージをアップしたりなど、多くのメリットを得ることができるのです。そこで、リモートワークでの電話対応を考えている経営者に、リモートワークでの電話対応が可能になる便利ツールを紹介していきます。あわせて、リモートワークで成功するためコツ、導入する際の注意点にも触れていきましょう。

リモートワークを取り入れることのメリットについて知ろう！

電話対応業務をリモートワークに切り替えることで、メリットを得ることができます。1つ目は、社員の離職を防ぐことです。長い時間をかけて、優秀なスペシャリストに育てあげたものの、妊娠や出産、育児、介護などが理由で、離職されてしまうケースがあります。しかし、これらは在宅で勤務できるのであれば解消できることです。つまり、優秀な人材を手放さなくても済むのです。また、こうした従業員を大切にしたり、先進的な取り組みを導入したりする姿勢は、企業のイメージをアップさせます。その結果、売上アップも見込めるでしょう。企業のイメージが上がれば、働きたいという人たちが増えます。優秀な人材確保のよい循環ができます。

2つ目は、スペシャリストの確保です。地方には、優秀で経験豊富なマネージャーやリーダーなどスペシャリストが少ないものです。しかし、リモートワークとなれば、出勤する必要がないため、全国各地から優秀な人材を集めることができます。つまり、雇用のチャンスが広がり、スペシャリストを確保しやすくなるのです。さらに、リモートワークを取り入れることによって、これまでの働き方の見直し、成果に対する可視化、制度設計を作り直さなければなりません。そのため、企業を新たに生まれ変わらせるきっかけになるでしょう。

リモートワークで電話対応ができるとオフィスが必要なくなる？

リモートワークを導入すると、仕事場はオフィスではなく自宅になります。ということは、オフィスは必要なくなるのでしょうか。企業の中には、オフィスには数人しか出勤せず、残りの人たちはリモートワークのツールを活用し、自宅にて電話対応をしているケースもあり、決して珍しくはありません。このようにオフィスを拠点として、電話対応はリモートワークで行う企業は増えているのです。全ての社員がリモートワークで電話対応するようになっていけば、オフィスは不要となっていくでしょう。

リモートワークでの電話対応便利ツール1：Arcstar Smart PBX

リモートワークで電話対応するのに、便利なツールとしては、NTTコミュニケーションズによるサービス「Arcstar Smart PBX」が挙げられます。このツールを導入するメリットは2つあります。1つ目は、PBXをクラウド化することで、通信設備が不要となることです。そのため、導入時の初期コストを抑えることができます。また、設備の運用などにかかる経費も大幅に減らすことができるのです。さらに、設備が不要ということは、導入の際、設置や工事の時間がかかりません。たとえば、オフィスを移転したり、新たなオフィスを作ったりするときも、素早く対応することができるのです。設備の設置の必要がないということは、その分、オフィスのスペースも広がります。場合によっては、オフィスそのものも必要なくなるかもしれません。

設備が不要となる代わりに、パソコンを使います。企業はパソコンからWebにアクセスすれば、設定をしたり、変更をしたりすることが気軽にできるのです。工事なども一切必要ありません。そのため、管理もしやすくなっています。ただし、いきなり全てを切り替えてしまうことに不安を持つ経営者もいるでしょう。「Arcstar Smart PBX」は既存のPBXと併用することができます。そのため、まずは本社または支社で「Arcstar Smart PBX」を導入し、徐々に範囲を広げていくということも可能です。

2つ目は、スマホを内線化できることです。これによって、オフィスはもちろんのこと、自宅、外出先からでも内線電話を使うことが可能になります。キャリアや機種が違うスマホ同士では使えないと思うかもしれません。しかし、「Arcstar Smart PBX」のアプリをインストールすれば、キャリアや機種が違っても使えるのです。同時に通話したり、通話中に転送したりすることもできます。

さらに、アプリをインストールすれば、スマホ1台で3つの番号を持てるようになります。そのため、会社から社員に新しく仕事用のスマホを支給することなく、社員のスマホをそのままビジネス用に利用することができるのです。結果、スマホの端末購入代金や基本料金などの節約が可能となります。さらに、内線電話機能を使えば、通話料金は0円です。内線化できるのは、スマホだけではありません。アプリをインストールするだけで、パソコンやタブレットなど、さまざまなデバイスを内線電話として使うことができます。

リモートワークでの電話対応便利ツール2：INNOVERA PBX

リモートワークでの電話対応便利ツールとしては、「INNOVERA PBX」もおすすめです。このツールを導入するメリットは2つあります。1つ目は、PBXをクラウド化することで、スマホやパソコン、タブレットで、会社の代表電話や内線の受発信ができることです。どの端末でどの番号を使うかも、会社側がWeb上で設定したり、変更したりすることが可能です。これによって、従来のPBXを使う際に必要なサーバーや台数分のケーブルなどを購入したり買い替えしたりする代金、管理する際にかかる費用を大幅にコストダウンすることができるでしょう。また、「INNOVERA PBX」は、90秒課金制度となっています。そのため、通信費も抑えることができます。

2つ目は、すべての通話内容を自動で録音することができることです。保存期間は6カ月です。自宅で電話対応をする場合、そのやり取りを第三者が知ることはできません。万が一、何かあったときに心配という経営者は多いのではないでしょうか。その点、自動的に録音し、保存してくれるシステムがあれば、「言った、言わない」といったトラブルを防ぐことができ、安心です。また、録音された通話を後で聞き返すことは、電話対応の技術力を上げる際に多いに役立ちます。定期的に見直す機会を設けることで、スペシャリストを育成することができるでしょう。

ちなみに、導入しようかどうか迷う理由の1つとして、番号が変わってしまうことが挙げられます。「INNOVERA PBX」は独自の回線のため、番号ポータビリティが可能です。電話番号を変更する必要がないため、得意先や取引先などに新しい番号を伝える必要がありません。そのため、導入の際もスムーズです。ただし、番号ポータビリティには条件があるため、事前確認が必要になります。さらに、導入しようかどうか迷っている経営者に対しては、無料で「INNOVERA PBX」を体験できるサービスをおすすめします。インターネット環境さえ整っていれば、いつでも体験が可能です。そのため、気軽にリモートワーク導入の第一歩を踏み出すことができるでしょう。

リモートワークでの電話対応便利ツール3：Call Connect

リモートワークでの電話対応便利ツールとしては、「Call Connect」もよいでしょう。メリットは2つあります。1つ目は、インターネットにつながったパソコンとヘッドセットさえ用意すれば、どこにいても電話の取次ぎや内線通話が可能になることです。リモートワークを導入するために、新たなパソコンや設備を購入する必要はありません。現在使っているパソコンで、そのまま取引先や得意先などからかかってきた電話の対応が可能なのです。電話が着信した時には、パソコンの画面に着信通知が出ます。そのため、着信があったことに気づかなかったという失敗を防ぐことができるでしょう。また、パソコン同士で内線電話をかけたり、いったん保留にして別の担当者に取り次いだりすることもできます。

2つ目は、顧客管理を効率良く、進めることができることです。「Call Connect」の場合、電話の発着信時に、通話相手の通話履歴といった顧客情報がパソコン画面に表示されます。そのため、前回はいつ、どんな内容の話をしたのかが一目瞭然です。同じオフィスにいれば、すぐに確認できることも、リモートワークで社員同士が離れた場所で仕事をしていると、なかなか情報共有ができません。それがトラブルの原因となるため、リモートワークで電話対応をすることに踏み切れない経営者は大勢いるのです。しかし、こうした機能があれば、リモートワークでもしっかりと情報共有ができ、しかも、質の高い電話対応をすることが可能になります。また、通話内容を録音することができるので、通話相手とのトラブル防止にも役立ちます。

ちなみに、「Call Connect」への申し込みは非常に簡単です。まず、Web上から申し込みフォームに必要事項を入力します。すると、すぐさま専用の電話番号が発行され、登録したメールアドレスにパスワードが届きます。あとはログインすればいいだけです。申し込み終了から約5分で利用することができます。また、「Call Connect」では、お試しとして14日間、Basicプランを無料で使うことが可能です。すぐさまリモートワークに切り替えて、うまくいくかどうか不安がある経営者は、まずは利用してみてはどうでしょうか。

リモートワークを成功させるためには情報共有が大切！

初めてリモートワークを取り入れる企業にとっては、オフィスに通勤しなくても、電話対応を上手に行うことができるのか不安があるものです。実は、リモートワークを成功させるためには、守らなくてはならないことがあります。それは社員同士、情報を共有しておくことです。まず、リモートワークになると、社員は自宅で仕事をすることになります。すると、顔を合わせる機会がなくなってしまいます。どうしても情報を共有することが難しくなっていくのです。

情報共有が大切な理由は、社員同士で情報が共有できていないと、業務に支障をきたすことがあるからです。場合によっては、通話相手である得意先や取引先からの前回の情報（通話内容など）を知らずに対応してしまったために、迷惑をかけてしまう危険性もでてきます。快適に電話対応業務を行うためには、情報共有が欠かせないものなのです。離れたところにいる社員同士、どうやってコミュニケーションを取って、情報を共有することができるのか、事前に考えておきましょう。そして、情報を共有するためのツールを導入し、仕組みづくりをしておくようにします。

リモートワークを成功させるためには情報漏洩に注意しよう！

リモートワークを成功させるためには情報共有が大切ですが、その際、注意しておきたいことがあります。それは情報漏洩です。リモートワークの場合、情報が各自宅に散らばってしまいます。電話対応においては、個人情報を取り扱うケースも多々あるものです。個人情報が漏洩すると、相手に迷惑をかけてしまいます。場合によっては、相手先に対して損害賠償を支払うケースも出てくるのです。また、企業としての信頼を失ってしまうでしょう。その結果、「任せておくのが不安だ」と得意先や取引先に逃げられ、売上ダウンの心配も出てくるのです。

あらかじめ十分な対策をしておく必要があるでしょう。スマホやパソコンに不正なウィルスが侵入して、情報が洩れてしまうケースもあります。ウィルス対策ソフトをインストールするなどして、セキュリティ対策は万全に行っておくようにしましょう。また、スマホを落としてしまった際も個人情報が他人の手に渡ってしまう危険性があります。あらゆるケースを想定して、情報漏洩を防ぐためのルールを作っておくことが大切です。そして、ルールを作りっぱなしにしておくのではなく、全社員で共有し、実践してもらうようにします。

まとめ

「人手不足を解消して、スペシャリストを確保できる」「社員の離職率を低下させることができる」「設備や通話にかかるコストを削減できる」などといった理由から、電話対応業務をリモートワークで行う企業が増加中です。また、政府による働き方改革がスタートし、妊娠や育児、介護中でも勤務することが可能な働き方に注目が集まっています。これから、ますますリモートワークという働き方は広がっていくことでしょう。電話対応業務をリモートワークで行う際に便利なツールも数多く出ています。中には、経営者が導入を検討しやすいように、無料サービス期間を設けているツールもあります。これらを活用して、より効率的にリモートワークを行ってみてはどうでしょうか。