難しいリモートワークの勤怠管理はツールの導入で解決できる！

リモートワークは、実際に会社に出社しなくても仕事ができる勤務形態です。そのため、さまざまな事情で通勤することが困難な状況に置かれている従業員にとって、仕事を続けられる可能性が高まります。また、導入する会社にとっても、通勤によって従業員の意欲と体力がそがれることがなくなり、業務効率がアップするなどのメリットがあるでしょう。しかし、リモートワークを導入するにあたって悩ましい問題があります。その1つが、勤務状況の管理です。会社にいない従業員の勤務管理をどうするかという問題を解決しない限り、リモートワーク制度の導入に踏み切るのは難しいでしょう。ここでは、出社していない従業員の勤務管理を行うことが可能な便利なツールについて紹介します。

リモートワークのメリットは？どんな仕事にも導入はできるの？

リモートワークには、主に3つのメリットがあります。1つ目は、従業員の事情によって通勤することが難しい状況になったとしても、リモートワークによって継続的に働ける環境を提供できることです。家族の介護や出産による子育て、配偶者の転勤などによって遠方へ転居することを余儀なくされるなど、通勤が困難になる要因はさまざまに考えられます。従業員がそういった状況になったとしてもリモートワークを導入しておけば、従業員の離職を最小限に抑えられることがメリットだといえます。

2つ目は、災害などの発生により通勤が一時的に困難になった場合でも、業務を継続できることです。業務がストップすると、自社の利益が減少してしまうだけでなく、取引先にも悪影響が及ぶ可能性があります。そういった事態を回避できることは大きなメリットだといえるでしょう。3つ目は、遠隔地にまで求人範囲を広げられることです。リモートワークでも働けるとなれば、居住地に左右されることなく働きたいと考えて応募する人が増えます。その結果、企業にとっては優秀な人材を確保できるようになることがメリットです。

ただし、リモートワークは、どんな仕事にも有効というわけではありません。適した業務があることを認識しておきましょう。リモートワークが適している仕事は、主にデスクワークです。デスクワークであれば、出社せず自宅や出先などでリモートワークを利用しても作業効率が悪くなる可能性は低いといえます。また、個人で仕事を進められるプログラマやシステムエンジニア、データ入力、ライティング、イラスト、デザインなども適している業務です。一方、打ち合わせが多い業務や接客業務など、対面で仕事をすることが避けられないタイプの業務はリモートワークには適さない可能性が高いでしょう。

リモートワークの勤怠管理ツールその1「Skype」

リモートワークでの勤怠管理においては、本人と連絡をとる手段を確保することが重要です。勤怠管理は、業務している時間の管理はもちろん、必要に応じてリアルタイムに連絡を取れることも重要な要素となります。そういったポイントを満たすツールの1つが「Skype」です。Skypeは、インターネット回線を通じたテレビ電話システムだと理解すればよいでしょう。ネット回線だけでつながって、お互いの顔を見ながら話ができることが特徴です。また、実際にインターネット回線から電話回線に接続して携帯電話や固定電話との通話を行うこともできます。

Skypeを利用するためには、パソコンやスマホなどの電子デバイスが必要になります。しかし、この点は大きな問題にはならない可能性が高いです。会社側にはすでにそういったデバイスは完備されているはずです。また、リモートワークで業務を行う対象となる従業員側にもパソコンやスマホを支給することになるのが一般的でしょう。セット接続時のセキュリティ管理には気を使う必要がありますが、Skypeを利用するための環境を整えることは難しいことではありません。OSに関しても、Windows、Mac OS X、Linuxに対応しているため、ほぼすべての端末で利用可能です。Skypeを利用すれば、勤務時間管理だけでなく、お互いに顔を見ながら会話ができるため便利なツールだといえます。

リモートワークの勤怠管理ツールその2「GigaCC」

リモートワークにおいて経営者や人事担当者を悩ませる問題の1つは、勤務時間管理です。勤務時間管理を行うためには、従業員に対して何らかの管理ツールを提供し、そのツールを動作させるデバイスの支給が必要になります。インターネット回線を通じて接続することになるため、セキュリティ管理も重要なポイントです。管理ツールで社内情報をやりとりする場合、情報漏えいが発生すると、自社業務だけでなく他社にも迷惑がかかる可能性があります。また、情報漏えいは会社の業務だけでなく信用失墜にもつながりかねない重要な問題です。勤務管理とセキュリティの両方を実現したい場合は、「GigaCC」という勤怠管理ツールを利用するとよいでしょう。

GigaCCには、勤怠管理ができる機能があります。また、それだけでなくアクセス権管理や権限移譲、セキュリティを確保しながらの社内情報閲覧機能などがあることが特徴です。さらに、リモートワークで欠かせない従業員間や上司・部下の間での連絡時に必要となるコミュニケーション機能なども使いやすいものになっています。セキュリティを保って取引先と従業員がファイル交換することも可能です。一方、システム管理を行う会社側にとっても便利な機能が満載です。たとえば、綿密なアクセス権限を管理しながら大規模なアカウント管理を行うことも簡単にできる仕様になっているのです。GigaCCを利用すれば、リモートワークに欠かせない勤怠管理とセキュリティを両立しながら業務効率化を図ることもできるでしょう。

リモートワークの勤怠管理ツールその3「Trello」

個人で行うことが中心となるデスクワークやプログラミング、ライティングなどの業務は、リモートワークに適しています。しかし、別の従業員や社外の取引先とまったく連絡をとらずに仕事を進められるケースはほとんどないでしょう。また、会社が勤怠管理を行うためには、常時連絡ができる環境を確保することも欠かせません。そのため、リモートワークといえども、少なからず連絡をとることが必要になります。さらに、仕事によっては、複数のメンバーが相互に話し合いながら仕事を進める必要があるケースも多いです。そういった業務でもリモートワークを導入することはできます。このケースでは、ツール「Trello」を利用することが有効です。

Trelloは、チームで仕事を進めることが必要になる場合に適したツールになっています。複数の従業員がお互いの意見を伝え合いながらコミュニケーションをとって仕事を行うケースもあるでしょう。各種プロジェクトでは、1つの成果物などを共有しながら各自担当部分に手を加えていくことも多いです。Trelloには、こういった成果物に対する変更をリアルタイムに反映して情報共有できる機能があります。この機能を利用すれば、共同作業が必要になる業務においてもリモートワークの導入が可能です。さらに、オフラインでも利用できるため、一定の作業が完了するまではオフラインで作業を行い、そのあとでオンラインに切り替えて変更を反映させて情報共有するといった使い方もできます。

リモートワークの勤怠管理ツールその4「TimeCrowd」

リモートワーク導入にあたっては、しっかりとした勤怠管理ができる体制を整える必要があります。会社にとって、従業員の勤怠管理は法律で定められた義務であり、さらに、リモートワークなどの遠隔地労働の管理についてもガイドラインなどを守っていくことが必要です。適切な勤怠管理は、リモートワーク導入における基礎の部分にあたると考えておくことが大切になるでしょう。また、従業員にとっても、適切な勤怠管理が行われることは、リモートワークを行っていくにあたって安心できる要素となります。リモートワークに求められるレベルの勤怠管理を適切に行いたいと考える経営者は、「TimeCrowd」の利用を検討してみるとよいでしょう。

TimeCrowdには、業務時間を見える化できる機能が搭載されています。この機能を利用すれば、リモートワークを行っている従業員の業務実態が一目瞭然です。一般的なリモートワーク導入においては、勤務開始と終了時に会社に連絡を入れるとしているケースも多いですが、TimeCrowdの業務時間見える化の機能を利用することで、よりきめ細かい勤怠管理が可能となります。また、パソコンのブラウザやスマホのアプリから利用することができ、デバイスを選ばずシンプルな操作で使えることもメリットです。さらに、画面についてもシンプルで見やすいものに仕上がっているため、時間の記録などの管理も簡単にでき、勤怠管理作業の負荷を減らすことにもつながるでしょう。

リモートワークの勤怠管理ツールその5「Splashtop」

リモートワークにおける勤怠管理ツール選びで大切なポイントは、主に3つあります。1つ目は、レベルの高いセキュリティの実現です。リモートワークでは、ネットで情報をやりとりすることが欠かせません。大切な社外情報を社外に漏らしてしまうことがないようなレベルのセキュリティを確保する必要があります。2つ目は、できるだけ多くのデバイスに対応していることです。すでに社内に導入しているデバイスの種類は、1つではないというケースも多いでしょう。また、社外からアクセスするためには、スマホやタブレットからのアクセスが可能であることも要件になります。3つ目は、サーバーなどの管理業務軽減と投資資金の節約です。導入コストが高く、導入後も手間がかかるようでは、ツール導入の経営的な効果をが薄れてしまいます。

これら3つのポイントをバランスよく満たしている勤怠管理ツールとしては、「Splashtop」があげられます。セキュリティ面に関しては、2段階認証を取り入れているため、なりすまし防止に対して効果を発揮するでしょう。また、使えるデバイスが豊富ということも特徴です。一般的なパソコン、タブレット、スマホであれば、ほとんどアクセスできます。さらに、Splashtopはクラウド上で稼働するツールです。クラウドにシステムを置けるのであれば、社内においてサーバーを管理する手間とコストを省くことが可能です。クラウドを利用しているため、海外からも簡単にアクセスでき、海外でのリモートワークも可能になります。

リモートワークの勤怠管理ツールその6「SWANStor」

リモートワークにおける勤怠管理ツールとしては、「SWANStor」を利用するという選択肢ももあるでしょう。SWANStorには、主に5つの特徴があります。1つ目は、アクセス管理がしやすいことです。リモートワークで仕事をする従業員は、さまざまな階層の人が含まれます。それぞれアクセスできる情報が定められている場合、厳格に管理・運用を行っていく必要があるでしょう。しかし、このアクセス管理は、使いにくいツールを利用してしまうとかなりの手間になってしまうことも珍しくありません。SWANStorを利用すればアクセス管理を簡単に行うことができます。2つ目は、各種デバイスに対応していることです。利用可能なツールが限定されていると、リモートワーク導入の制約条件となってしまいます。利用できるデバイスの種類が多いこともSWANStorを利用するメリットだといえるでしょう。

3つ目は、リモートワークをしている間でも社内ネットワークへのアクセスがしやすいことです。リモートワークの作業効率アップに一役買ってくれます。4つ目は、認証情報やログ情報などの機密情報・重要な情報を、社内で厳格に管理できる仕様になっていることです。セキュリティ面でも安心して利用できるツールになっています。5つ目は、ログインに失敗すると一時的に利用不可となる仕組みであり、外部からの不正アクセスに強いことです。なりすまし防止に有効だといえます。

まとめ

中小企業にとって、業務効率化と離職率の低減、優秀な人材の確保は重要な経営課題だといえます。これらの経営課題解決に役立つ対策としてはリモートワークが有効です。リモートワークの導入を実行すれば、従業員の作業効率を高め、通勤できない状況に陥った従業員の離職を抑制できるというメリットがあります。また、遠隔地からの採用も可能になるため、優秀な従業員の確保にもつながる可能性が高まるという点もメリットです。リモートワークにおいては、適切な勤怠管理を行う必要があり、ツール選びが重要になってきます。ツール選びを行う場合は、単に勤怠管理ができるだけでなく、さまざまな便利な機能があるツールに目を向けてみることが欠かせません。便利な機能が搭載されているツールは増加しています。リモートワークを導入する際は、自社のスタイルや業務内容に適したツールを導入し、勤怠管理だけでなく業務効率アップなども同時に目指すようにしましょう。