リモートワークを導入している企業に学ぼう！成功の秘訣は？

新しい働き方として注目されている「リモートワーク」をご存知でしょうか。オフィスに出勤することなく、在宅で仕事ができる新しいワークスタイルをリモートワークといいます。より柔軟な働き方ができるとして注目されているリモートワークですが、経営者目線から見れば「本当に成功するのか」と疑問に思うこともあるかもしれません。そこで、今回は実際にリモートワークを導入し成功している企業を紹介します。どのように業務に取り入れているのか、実際の事例を参考に具体的な導入方法やメリット・デメリットを学びましょう。特に、地方で営業している会社で人材不足に悩んでいるのであれば、リモートワークは1つの解決策になるかもしれません。リモートワークのいろいろな側面を解説していきます。

そもそもリモートワークとは？オンラインで自宅がオフィスに

リモートワークとは、簡単にいえば自宅やカフェなど、会社のオフィス以外で勤務するワークスタイルのことです。リモートワークを直訳すれば「遠隔で仕事をする」という意味になります。インターネットが一般の家庭に普及した現在では、ほとんどの家庭でネットに繋げることが可能です。ネット上でビデオチャットやスカイプなどの音声通話を繋ぎながらリモートで仕事をするのがリモートワークになります。社員は自宅をオフィス替わりにして業務を行い、オンラインで会社と連絡を取り合うため、会社に出社する必要はありません。

リモートワークにも雇用形態やリモートワークを行う時間などの違いにより、いろいろな種類があります。在宅勤務やクラウドソーシングといわれる勤務形態もリモートワークの1つです。在宅勤務とリモートワークの違いは在宅勤務が働く場所が自宅に限定されるのに対して、リモートワークは自宅以外でも勤務が可能な点です。また、同じような意味の単語に「テレワーク」という言葉もありますが、テレワークは会社員だけでなく個人事業主やフリーランスも含まれます。リモートワークは一般的に、会社員（従業員）が会社以外の場所で働く勤務形態のことをいいます。

企業と社員にとってリモートワークのメリットはたくさんある！

リモートワークにはメリットがたくさんあります。まず、従業員の目線からでは「通勤の負担がなくなる」「育児や介護と仕事を両立できる」「海外でも勤務が可能になる」などです。多くのサラリーマンにとって通勤はかなりの負担です。特に、都市部で毎日満員電車に乗るという人や通勤時間が長い人にとって、通勤は毎日ストレスを溜める原因になります。通勤がなくなるだけでメンタル的な負担はかなり軽減されるでしょう。また、女性であれば育児や介護で仕事を辞めざるをえないという場合でも、リモートワークが導入されている企業であれば、プライベートと仕事を両立しながら仕事が可能になります。企業側から見ても離職率の低下と人材が定着する要因になります。さらに、日本に住みながら海外企業で働くこともリモートワークであれば可能です。もちろん、ビジネスシーンで使える語学は必須ですが、自分のスキルを活かせる場が世界中に広がります。

一方、企業の経営者から見れば「コストの削減」「従業員の健康状態の向上」「遠隔地から採用ができる」などのメリットがあります。まず、従業員をオフィスで働かせるにはさまざまなコストが発生します。デスク場所の確保、パソコンやその他備品の用意、光熱費などの固定費などです。リモートワークであれば必要な機器は基本的に通信用のパソコンだけです。従業員をオフィスで働かせるコストを大幅に削減できます。また、リモートワークであれば通勤する必要が無くなるため、交通費も大幅に削減できます。また、通勤電車に乗らなくても良いということ自体がストレスを軽減させることもあり、長い目で見ると従業員の健康状態の向上も期待できます。

さらに、地方の企業にとって一番のメリットとなるのが「遠隔地から採用ができる」という点です。オフィス勤務が必須であれば、おのずと募集をかけられる人材は一定のエリアに制限されます。それが地方であればあるほど優秀な人材を確保するのは難しいでしょう。この点、リモートワークを導入すれば、会社の所在地は基本的に関係ありません。都心部に集中している優秀な人材を採用し、自社で働いてもらうことも可能です。また、現代的な働き方を導入している企業として企業のイメージアップにも繋がります。

リモートワークには課題もある？体制を整える必要がある

メリットがたくさんあるリモートワークですが、もちろん課題もあります。まず、挙げられるのは「コミュニケーションの取り方を工夫しないと、業務に支障が出るおそれがある」という点です。同じオフィスで働いていれば、コミュニケーションを取りたいと思ったときに取ることができます。早急に対応してもらいたい案件や些細な事でも、その場で依頼したり解決することが可能です。この点、リモートワークではいつでも自由にコミュニケーションが取れるわけではありません。業務中はパソコン画面の前でビデオチャットを繋いでいたとしても、離席している間はコミュニケーションが取れません。いつでも対応できるよう電話には必ず出てもらうなど工夫が必要です。

また、「情報漏えいをしないような管理体制」も必須です。会社で使用するパソコンであれば一元管理が可能ですが、従業員が個人の自宅で使うパソコンのセキュリティ対策まで行うには、その内容の取り決めや教育や研修による徹底などが必要です。特に、自宅以外のカフェや公共施設でWiFiに繋ぐ場合、会社の重要な機密事項が流出する可能性も高まります。事前にきちんとした公共WiFi使用時のマニュアルや管理体制を構築しておき、リモートワークをする従業員一人ひとりにルールを遵守してもらうことが必須です。セキュリティ対策にはある程度の経費が必要であり、実施するための作業も発生するので注意が必要です。

創業時からリモートワークを導入している企業も多い！

次は具体的な導入事例を紹介していきます。まず、紹介するのは創業当時からリモートワークを導入している「株式会社ブイキューブ」です。株式会社ブイキューブは2018年で操業20年を迎えるウェブツール開発の会社です。同社が開発しているウェブツールは約5000社の企業で運用されており、社員も日本全国に設置されたサテライトオフィスからリモートワークで働いています。同社では1998年の創業当時からリモートワークを導入しており、週一の在宅勤務から始まり現在ではより自由なワークスタイルが可能になっています。企業が成長するにしたがって、リモートワークの制度も変化させることで、時代の変化に合わせてより柔軟な働き方ができるように工夫している事例です。

その他にも、ビジネス用のチャットシステムで人気の「ChatWork株式会社」では、創業当時から自然にリモートワークが定着していました。もともと大阪の会社だった同社は創業当時から開発担当が東京と大阪で分かれて仕事をしていました。そして、その当時から社内の便利ツールとして使用していたのが現在のチャットワークの原型となるツールです。ネット上でのコミュニケーションを補うために、2カ月に1回、2週間ほどの合宿を開き、細かな意思疎通を行っていました。現在では、日本だけでなくアメリカやアジア圏にもツールを拡大すべく社員のライフスタイルに合わせたリモートワークを取り入れています。

Evernote Japanのリモートワーク導入の事例

Evernote Japanでは、リモートワークをする際に、より密なコミュニケーションが取れるような仕組みができあがっています。例えば、各社員の予定がカレンダーで共有されています。カレンダーにはミーティング時間や休暇日、出張する期間など数分単位で細かくスケジュールが記載されているので、一目でその人が今何をしているのかが把握可能です。さらに、会議の議事録や業務ファイルなどはクラウド上で共有されているので、いつどこからでもアクセスができます。パソコンやモバイルなど端末も選びません。そして、チャットやメール、Web会議システムなどのツールは用途に応じて使い分けられています。オンライン会議も専用のビジネスツールを使い、スムーズなコミュニケーションが取れるように標準的に運用されています。

リモートワークに完全移行したwordpressの事例

Webサイト制作の世界で知らない人はいないといっても過言ではないほど有名なCMSが「wordpress」です。圧倒的な知名度を誇るwordpress（ワードプレス）の運営会社であるAutomatticはリモートワークに完全移行しています。同社はサンフランシスコにオフィスを構えていましたが、一日に数人程度しかオフィスを利用しないため本社オフィスを閉鎖しました。ワードプレスの社員は約550人ですが、それぞれが全世界に散らばって仕事をしています。

もともと、リモートワークを推進し体制を整えてきた同社では、業務のすべてがネット上で完結します。オンライン会議やチャットなどを駆使して業務が行われており、採用もすべてオンライン面接で行う状況です。社員同士が実際に会う必要がある場合は、世界中のどこでミーティングをするとしても会社がすべて旅費を出すと公言するほど徹底したリモートワークを導入しています。

制限のないリモートワークを導入している事例を紹介！

ソフトウェアの受託開発を行っている株式会社ソニックガーデンでは、エンジニアという職種の専門性を活かしたリモートワークを行っています。採用は日本全国、どの地域からでも応募が可能で地方から優秀な人材を選抜して採用しています。同社では「セルフマネジメントができる人材」に注力することで、リモートワークを導入しながらも高い成果を出すことに成功しているのです。他にも、AWS(Amazon Web Services)と呼ばれるクラウドサービスの導入支援を専門に行っている株式会社サーバーワークスでは一定のルールを設けてリモートワークを導入しています。一定のルールとは、「上長に申請をするだけ」です。申請が却下されたことは今まで一度もなく、「火曜から金曜までリモートで仕事をします」などと申請をすればリモートワークが許可される仕組みです。社員は福岡や東京、大阪と散らばっていますが、それぞれの社員が自分が一番仕事しやすいスタイルを確立しています。

企業の仕事内容に合う方法を実施している事例を紹介！

「株式会社A.C.O.」は、2000年に創業したウェブサイト制作の企画・デザインを行う会社です。デザイン制作のデジタルデザイン業務をイギリス在住のディレクターと日本のオフィスメンバーで行っています。株式会社A.C.O.では日本での震災をきっかけにリモートワークを推進し、オンライン会議や週1回のリモートワークデーを設けています。

数々のヒット商品を生み出している「カルビー株式会社」は、ワークよりも「ライフ」を重視する働き方を推奨する経営方針です。その経営方針を実現するため、リモートワークは上限をなくし毎日でもよいとしており、特段の制限もなく自由な働き方が可能になっています。また、テレワークデーを設けるなど新しい働き方の拡大に積極的に取り組んでいます。社員アンケートでも「業務効率が向上した」というコメントが寄せられるなどリモートワークの成果が表れています。

リモートワークを導入する際に押さえておきたいポイント！

数多くの企業で導入されているリモートワークですが、実際に導入するには押さえておきたいポイントがあります。まず、「働く時間を共有するためのルールを決める」という点です。リモートワークといっても、業務時間が全く合わなければ仕事をする上で必要なコミュニケーションが取りにくくなります。そこで、決まった時間はオンライン上で顔合わせをするなど一定のルールを決めることが重要です。

また、「経費の取り扱いについて決めておく」というのも大切なポイントになります。リモートワークでは、仕事をする上で必要になった備品や飲食代をどこまで経費として計上するのかが曖昧になります。そこで、事前に、どんな場合の出費を経費とするのかなど経費の取り扱いを明文化しておきましょう。経費分として定額のリモートワーク手当を支給するなども方法の1つです。

そして、「コミュニケーションを円滑にするツールを利用する」という点も重要です。リモートワークで最大の壁となるのがコミュニケーション不足です。どうすれば自社にとって一番最適な形でコミュニケーションが取れるのかを事前に話し合っておきましょう。必要であればテレビ会議やビデオチャットなどのツールを利用するのも有効な手段です。

リモートワークで悩んだら専門家に相談しよう！課題は？

リモートワークは企業それぞれの現状に合わせた導入を行えば、数多くのメリットがある制度です。日本だけでなく世界中から優秀な人材を集めたり、社員一人ひとりがより働きやすい環境を整えたりすることができます。経費削減という面からみても大幅なコストカットが可能です。ただし、導入には徹底した情報収集が不可欠です。安易に導入すれば逆に生産性が落ちる可能性もあります。そこで、利用しておきたいのはリモートワークの情報サイトです。日本全国のリモートワークを導入している企業の具体的な事例を参考にすれば、どのようにして自社に導入すればいいのかも明確になるでしょう。

まとめ

リモートワークは単なる働き方の1つではありません。それぞれの企業の特性に則してポイントを押さえた導入を行えば、これまでとは全く違った事業展開ができる可能性を秘めています。人材不足や採用で問題を抱えている企業であれば、壁を突破するきっかけとなるかもしれません。未知数の可能性を秘めたリモートワークという働き方をこの機会に一度検討してみてはいかがでしょうか。