今さら訊けないリモートワークの特徴って？利用するメリットは？

昨今の企業では新しい働き方として「リモートワーク」が注目されています。これまでは、オフィスまで来て働くことが一般的でしたが、リモートワークを活用することによってこの働き方が変わり、より従業員が自由な環境で働けるようになりつつあります。そして、「従業員にもっと柔軟な働き方をしてほしい」「オフィスで働けない事情がある人でもしっかり働ける環境を作りたい」などの目的で導入する企業が増えてきました。今回は、このリモートワークに興味のある企業の経営者に向けて、その特徴や導入するメリットなどについて紹介します。また、リモートワークについてより詳しく理解できるよう、過去の事例やうまく活用するためのポイントなども解説しています。

リモートワークって一体？どんな働き方をするものなの？

リモートワークとは、従業員が社内・社外などに捉われることなく、自分の好きな場所で働ける方法です。IT技術の進歩によって、パソコンとインターネット環境さえあれば働ける仕事が増加しています。「育児や介護と仕事を両立させたい」「地方で暮らしたい」という希望を持った人が活躍できるために注目される技術です。また、多様な人材や働き方につながるとして、導入している企業も増えつつあります。人材確保が難しくなった企業においては、「優秀な人材であれば出社にこだわらない」という方向性を持つようになりました。

リモートワークを活用すれば、自宅はもちろんカフェやコワーキングスペースなど任意の場所を選択可能です。働き方の選択肢を広げ、従業員一人ひとりが自分に合ったスタイルで能力を発揮できるようになっています。さらに、企業によってはリモートワーク可能な上限日数なども設けられていません。

リモートワークにはいくつかある？知っておくべき4つの種類

リモートワークには4つの種類があります。社内への導入を検討している場合、それぞれの特徴を把握し、自社に合うタイプを選択しましょう。まず、1つ目はハイブリッド型です。このタイプは、リモートワークの中でも特に導入しやすくなっています。特徴は、オフィスで働く時間とオフィス以外で働いてもいい時間を社内規定で設定することです。例えば、「週の2日は社内で、それ以外の勤務日は社外でも働いてもいい」というような規定を作ってリモートワークを導入します。このタイプを導入すると、リモートワークを活用することで不安視されているコミュニケーション不足の解消につながります。

2つ目はフルタイム型です。オフィスで働く時間を設定することなく、リモートワークを使い完全に社外で働いてもらうスタイルとなっています。出勤はありませんが、従業員は会社に正規雇用されて働きます。社内でミーティングを行う際も通話ソフトやチャットアプリなどを活用し参加できるので、出社する必要がありません。さらに、優秀な従業員に好きなスタイルで働いてもらえるため、人材の離職を防ぐ手段としても活用されます。例えば、家庭の事情で会社から離れた海外への移住を検討しているなどの従業員がいる場合にも適しています。

3つ目はアウトソース型です。完全にリモートで働いてもらうというスタイルはフルタイム型と共通しているタイプとなります。しかし、会社に正規雇用されていない人材に対応したのがアウトソース型です。業務委託契約を事前に結び、社内で行われるミーティングや打ち合わせなどは、自宅から専用のソフト（通話ソフトやチャットアプリ）で対応します。さらに、正規雇用となっていないため、業務ごとに応じた必要量の作業を発注可能です。また、企業によってはこのタイプを導入するにあたって、評価基準や就業ルールなどを正規雇用の従業員とは別に定めておくケースもあります。

4つ目は、テンポラリー型です。このタイプは、育児などが理由でオフィス勤務できない従業員がいた場合、一時的にリモートで勤務する働き方となっています。育児や介護によって一時的に会社から離脱している従業員を職場復帰しやすくする効果に期待できます。「突発的に会社から離れなければならなくなった従業員にも対応できる」というメリットもあるのがテンポラリー型です。

企業が新たな働き方としてリモートワークを導入するメリット

リモートワークを導入するメリットとしては、オフィスのフロア面積を圧縮できることが挙げられます。本来であれば、社内のフロアで働いている従業員がいない環境を作り出すと、よりオフィスを広く使うことが可能です。さらに、フロア面積を圧縮すると間接経費（電気代や設備費など）の削減効果も期待できます。また、リモートワーカーの起用を視野に入れると、「より優秀な人材を確保しやすくなる」というメリットも生まれます。地方にある企業の場合、そもそも人口が首都圏よりも少ないため、優秀な人材が確保しにくい環境です。そこで、リモートワークを導入すると全国にいる人材からより優秀な人をスカウトしやすくなります。さらに、経験豊富なマネージャーやリーダーなど社内に必要な人材確保のチャンスです。

リモートワークは、従業員側にもメリットがあり通勤時間の削減や対人ストレスの減少などによって、心身にかかる負担が軽減されます。業務に関係していな負担を軽減させることで、仕事の効率化や離職する従業員を少なくする効果にも期待できます。これは企業側にとっても大きなメリットです。他にも、このようなIT技術を導入していると、「先進的な企業や従業員を大切にしている」といったイメージアップにもつながり、売上・求人エントリー増加にも効果を発揮します。働き方や業務上の成果に対する可視化のほか、制度設計、新たな制度導入で会社を生まれ変わらせる機会にもなります。新しく会社を生まれ変わらせたいと考えている企業は導入を検討してみましょう。

企業が新たな働き方としてリモートワークを導入するデメリット

リモートワークは、企業側にとってのデメリットがいくつかあります。1つは生産性が低下する可能性があることです。オフィス内で働いていると、コミュニケーションを取りやすく、業務上必要なやり取りをすぐに行えます。しかし、リモートワークではすぐに連絡が取れないこともあります。企業によっては、セキュリティ上の問題（情報漏えいのリスク）でデータの共有ができません。このようなコミュニケーションロスによって、スピード感のある仕事ができない恐れがあり、生産性の低下にもつながります。従業員のパソコンに関するリテラシーの向上や厳重なセキュリティ対策、リモートによるアクセス権限はどこまで持たせるのか、などを事前に決めて導入することが大切です。

また、勤務管理の面でもデメリットがあります。実際にオフィス内で働いている場合は出社・退勤時間を記録しておくことで、従業員一人ひとりの労働時間を把握できます。しかし、リモートワークは社外での業務がメインとなるため、労働時間の把握が難しいです。そのため、勤怠・労務管理ツールの導入を行うなどの対策が必要になります。他にも、リモートワークに対応した業務ができるような環境整備の充実も行わなければなりません。

業務フローの見直しや、紙ベースで行ってきた業務をすべてデータ化するなどの準備が必要です。さらに、会議などで使用する通話ソフトやチャットアプリなど、ソフト面を充実させなければ業務効率の低下につながる恐れもあります。導入初期には、さまざまな面でコストがかかってしまったり、準備不足ですぐに対応できない業務が発生してしまったりするなどのトラブルは想定しておきましょう。

企業側が気をつけておきたいリモートワークの失敗例とは？

事前に環境整備を行ってリモートワークを導入したものの、意思疎通がうまくできなかった事例があります。チャットアプリやビデオ会議用のツールを活用し、ミーティングなどで従業員と話す機会を設けていても、コミュニケーションを活発に取れない企業も存在します。考えていることがうまく伝わらず、実際に会ったときに話し合いの場を持とうとした結果、意思決定のスピードが遅くなり事業の成長が鈍化していきました。さらに、従業員の満足度も低下したことから、リモートワークは廃止となっています。

また、リモートワークに対応した環境整備が整っていないまま導入し、機能しなかった事例もあります。その企業では資料共有や従業員の進捗管理、勤怠管理などをすべて紙ベースで行っていました。そのため、社外で働く際にはこれらの必要な情報が共有できず、業務が滞る自体に陥っています。結果的に、オフィス内とリモートワークで働く従業員の間に情報格差が生じ、不満の声があがったため廃止につながりました。

他にも、自宅でできない業務があり結局オフィスで働く従業員が多くなったケースや、クライアントとリモートワーカーの調整が難しくなり仕事が円滑に進まなくなった事例などもあります。リモートワークを導入する際は、「今ある課題の解決につながるの」「環境整備は十分か」などをチェックしておきましょう。さらに、従業員へのヒアリングも行って効率的な稼働を目指すことが大切です。

リモートワークを有効的に活用するためのポイントは？

導入したリモートワークを有効的に活用するには、まずセキュリティ対策を万全に行いましょう。社内であれば、データの共有やサーバへのアクセスなどで情報漏洩のリスクは薄いですが、社外からでは異なります。さらに、PCの紛失や機密性の高い情報が漏洩するといったトラブルが発生する恐れもあるので注意が必要です。リモートワークを使用する従業員には基本的なセキュリティ知識を身につけるための講習や、パソコンへのセキュリティソフト導入などを行っておきましょう。また、リモートワーカーとのコミュニケーションを十分かつ円滑に取ることも大切です。

コミュニケーションを取れる方法の確立はもちろん、状況別に応じた連絡手段なども決めておく必要があります。ある程度、連絡方法に関する基準を作っておくと、あとから起こる混乱を防ぎ非効率な業務の予防につながっていきます。さらに、コミュニケーション方法に対して不安がある場合、従業員を対象とした連絡方法の注意点に関する研修を行ってみましょう。他にも、リモートワークをうまく活用するには適切な勤怠管理も重要です。リモートワークには、勤務時間の管理のほか「従業員が仕事をサボっていないか」「予定通りのペースで仕事がこなせていないのでは？」など数字で表せない心配もあります。

このような不安・心配は管理者側の仕事にも支障をきたすので、適切な勤怠管理システムやバーチャルオフィスツールなどを利用してみましょう。自宅やコワーキングスペースでの業務状況をお互いに確認できるようにしておくことや、定期的に従業員側から連絡をもらい状況を確認するなどのルール作りも効果的です。

リモートワークにはどんなツールが役に立つものなの？

リモートワークには、ビジネスチャットやWEB会議ツールなどが役立ちます。まず、ビジネスチャットツールに関しては社外で働いている従業員とメールよりも手軽に連絡が取れるほか、過去のやり取りの履歴も見やすいです。すぐにコミュニケーションを取れる方法として、活用しておきたいツールの1つとなっています。WEB会議ツールは、常時のコミュニケーションとは異なり、顔を合わせた会議や一括の情報共有をしたいときに有効的です。さらに、同時に複数の従業員へ情報を発信できるため、効率的な連絡手段となっています。注意点として、ツールによっては同時接続数に制限があるものや、使用できる端末が限られているものもあります。どのツールが適しているかを検討してから導入しましょう。

また、タスク管理ツールもリモートワークには役に立ちます。リモートワークを活用していると、従業員の進捗管理や個々がどのようなタスクを抱えているのかなどは管理者側から見えづらいです。そこで、タスク管理ツールを利用するとオフィスの連絡ボードやホワイトボードに個人のタスクが書かれているような感覚で情報共有ができるようになります。他にも、勤怠管理・労務管理ツールもリモートワークを活用するには重要です。遠隔で働いている従業員の労務・勤怠の管理方法が課題としてあがった際に、このツールを活用しましょう。オフィスにいない状況でも、書類提出やタイムカードなしで労務・勤怠に関する手続きが可能になります。

まとめ

リモートワークは、コミュニケーションやセキュリティ面に課題がありますが、導入前に対策を行っておくことで有効的に活用できます。特に、実際に活用する従業員へは注意点の説明や状況に応じた連絡方法、業務の進捗管理などに関してしっかりと説明しておきましょう。対策を丁寧に行っておくことで、あとから起きるトラブルを防ぐ効果に期待できます。これらのことに気をつけながら、新たな働き方としてリモートワークを導入してみましょう。