Googleハングアウトを使って会議を無料で効率化！

Googleハングアウトを使って、どのようなことができるのか詳しく説明できる人は少ないかもしれません。Googleハングアウトとは、Googleが提供するメッセージ機能のついたコミュニケーションのためのアプリです。Googleによるメッセージアプリは、過去にも多くの種類が提供されてきましたが、実はこのGoogleハングアウトがとても便利で使えるアプリなのです。例えば、SMSやMMSなどのテキストによるメッセージサービスはもちろんのこと、最大150人まで参加できるという音声チャットや、インターネット電話を楽しむことができます。

Googleハングアウトは便利で多彩な機能を搭載しており業務の効率化につなげられるため、より多くの企業での導入例が増えつつある状況です。なかでも魅力となるのが、無料で気軽にテレビ会議ができてしまうという、ビデオ電話機能である「ビデオハングアウト」です。当記事では、Googleハングアウト内で使える、注目の集まる機能である「ビデオハングアウト」について焦点を当てていきます。その特徴や、ビデオ会議での効果的な活用方法について解説します。

そもそもGoogleハングアウトとは？

Googleハングアウトの概要について説明すると、Googleがこれまでに提供してきた数あるメッセージアプリのなかのひとつで、2019年5月時点で使用可能なアプリということになります。使い方は簡単で、Googleのアカウントさえあれば、誰でもすぐに使うことができます。Googleハングアウトのなかで仕事上活かせる便利な機能はというと、テキストチャットと、ビデオハングアウトが挙げられます。ビデオハングアウトとは何かというと、ビデオで相手の姿を見ながら通話できる機能のことです。ひとことで言えば、LINEのような使い方ができるというわけです。大人数での共有が可能なところが魅力であり、最大で15人までのビデオ通話が可能になります。

Googleハングアウトは、PC、タブレット、スマホなどの携帯端末のいずれでも利用が可能である便利なアプリです。例えばスマートフォン内にアプリをダウンロードしておくことで、場所を問わずにビデオハングアウトでのビデオ通話機能を有効活用できます。皆が同じ場所に集まり会議をする必要がなくなり、より柔軟な仕事の進め方が可能となり利便性も抜群です。つまり、Googleハングアウトは、出先での会議参加やリモートワークにおける気軽なオンライン会議のためのツールとして、用途がぴったり合うのです。無料で使えるビデオ会議ツールとしては十分に機能を果たしてくれるので、優秀なアプリだと言えるでしょう。

Googleハングアウトの特徴1.あらかじめ議題が共有できる

Googleハングアウトが持つ便利な特徴について注目してみると、Googleカレンダーとシステム連携しているという点が挙げられます。そのため、例えば、Googleカレンダーの備考欄に会議の議題や関連資料を添付して参加者と共有することが可能になります。参加者とGoogleカレンダーを共有することで、会議スケジュールを参加者に予め知らせることが可能です。スケジュールを見れば、すぐに会議資料が開けるという効率性のよさも特徴となっています。

通常、会議までに至る準備を考えると、会議室のセッティングから人数分の資料作成に手間がかかり、参加者が移動する時間やコストなどが思い浮かぶでしょう。そういった時間と経費を節約できるという点が、一日の仕事スケジュールを変えるほどの大きなメリットとなります。また、参加者が予め会議内容を把握できるため、質問や意見をしっかり用意したうえで会議に臨むことが可能です。その結果、より活発な意見交換や質疑応答、また情報の共有が期待できる機会が増え、より有意義で生産性の高い会議になる可能性が高まるでしょう。

Googleハングアウトの特徴2.資料を同時に編集できる

Googleハングアウトでの会議資料の扱い方について特徴を説明すると、画面上で会議資料の共有が可能ということです。これは、社内会議やプレゼンテーション時の、パワーポイントなどでの資料共有をすることに通じる機能です。また、ペーパーレスであることで、紙資源の節約になるだけでなく、急な資料の追加などにもフレキシブルに対応することができます。画面共有だけにとどまらず、必要であれば画面共有しながら、複数人がオンタイムで資料に編集を加えられる機能も使えるという、きめ細やかな利便性も兼ね備えています。

また、コメント機能により、その場で修正事項や指示内容がある場合、内容をその都度残しておくことが可能です。これにより会議後に、改めてわかりやすいように議事録をまとめるという手間が省けます。議事録は、参加できなかった人にまでリアスタイムで配布することができ、至れり尽くせりな機能が満載です。これほどの利便性と効率性を兼ね備えたGoogleハングアウトは、リモートワークなどでの使用に限る必要はない程です。社内での対面オンリーの会議においても、その力を発揮してくれることでしょう。スムーズなスケジュール管理と、優れた資料共有・同時編集の機能をしっかり駆使していきたいものです。

Googleハングアウトの特徴3.スマホから会議に参加できる

Googleハングアウトは、パソコンだけではなく、スマホからも会議に気軽に参加できてしまうということもメリットです。Googleハングアウトは、Androidスマートフォンに標準搭載されているアプリですが、iPhoneでも使用が可能です。アプリをダウンロードすれば使用が可能になります。Googleハングアウトをスマートフォンで使うことによるメリットは、スマホひとつで会議に参加することが可能になるため、フットワークが軽くなるという点です。場所を問わず、移動中であってもわざわざパソコンを開く手間なしに、会議参加を可能にしてくれます。

その結果、移動費などの経費コストの削減にもつながるという利点があります。スマホ上で利用できるGoogleハングアウトが、よりフレキシブルな就業形態に影響を与えるのは明らかでしょう。社員のリモートワークを推進し、残業時間を短縮することも可能になり、働き方改革として前向きな影響を与えてくれるでしょう。また、会社で重要な戦力となる30～40代の社員は働き盛りであるとともに、子育て世代でもあります。フレキシブルなリモートワークが可能になれば、大きな恩恵を受けることができます。

このように、Googleハングアウトは、仕事と育児、あるいは仕事とプライベートの充実の面からみても、とても優れた働きをしてくれます。Googleハングアウトは、ワークライフバランスによい影響を与える可能性に満ちていると言ってよいでしょう。

Googleハングアウトの特徴4.会議を録画できる

Googleハングアウトのビデオハングアウト機能には、会議中の録画機能も搭載されている点もポイントです。そのため、都合により当日参加できなかった会議メンバーにも、あとで録画した会議を見せることができるので情報共有がスムーズです。その結果、全員がオンタイムで参加できなかったとしても、齟齬の少ないかたちで、必要なメンバー全員が会議の内容を共有することができます。また、録画内容を議事録代わりにして使うことも可能です。議事録に費やすための時間が省けるために、業務の効率化につながるでしょう。

ビデオハングアウトの使い道は、視点を変えれば、ビデオ会議のみではなく別の使い方もできます。1つの例として挙げられるのが、ビデオハングアウトの録画機能を上手に利用して、ウェブセミナーとして活用することです。会議中の映像を一旦録画してしまえば、あとで繰り返し画像を閲覧できることから、この特徴をうまく利用すれば使い方次第で、ビデオ会議のほかにもさまざまな使い方が考えられるということです。

Googleハングアウトを使ってビデオ会議を行う手順

Googleハングアウトでビデオ会議を行う際に、準備するものについて確認しましょう。まずは、ウェブカメラとマイク機能が利用可能なパソコンや、スマートフォン、タブレットなどの端末が必要です。また、Googleアカウントで管理者アカウントを準備します。必要な準備が済んだら、次はハングアウトの設定をします。ハングアウトは以下の手順で設定が可能です。

1.Googleハングアウトを端末にインストールし設定する
2.チャットやビデオ会議ができるかどうか試して確認
3.ハングアウトアプリをモバイル端末（i-phoneの場合）やパソコンに追加
4.会議をする予定のGoogleユーザーを選んで招待する（会議参加者全員のGメールアドレスが必要）

ちなみに、Android端末であれば、はじめからGoogleハングアウトを搭載済みなのでダウンロードの必要はありません。マイクやカメラのON/OFF機能、ビデオハングアウトの終了などの操作設定については、画面下部のアイコンから行います。使い方は、シンプルなので、慣れてしまえば簡単に操作することが可能です。

Googleハングアウトの会議中に追加で行えること

Googleハングアウトでのビデオハングアウト中にできる操作にはいくつか覚えておくとよい機能があります。まずは、メンバー追加をすることが可能です。例えば、会議の途中で急遽参加が決まった人、うっかり招待をし損ねてしまった人などを後からメンバー追加ができます。方法は参加者のGメールアドレスが予めわかっていれば、単純に追加すれば大丈夫です。もしくは、Gメールアドレスまたは名前でユーザー検索をして招待することもできます。

また、ビデオハングアウトでは、例えば会議の議題や統計データなどのように、ある画面を共有したい場合には右上のアイコンから画面を共有することができます。そのうえ、ビデオハングアウト中に、テキストチャットを行うことも可能です。会議の最中にテキストチャットを送信することで、画面にテキストが表示される形式になります。テキストチャットは、URLやメールアドレスの共有など、テキストの方が便利な場合や、会議参加者のプライバシーを考慮したい際などに役に立つ機能です。

Googleハングアウトの会議には社外の人も参加できる？

Googleハングアウトでの会議をする際、社外の人の参加も可能なのかどうかについては、結論から言えば可能です。Googleアカウントを持っていない社外のクライアントや顧客であっても、会議用のURLによる招待を通してハングアウトに参加が可能です。人数は最大で15人までで、時間制限などはありません。また、部外秘である内容の含まれる会議に関しては、アクセスを組織内のユーザーに限定するように会議を設定することも可能です。ハングアウトオンエアを使用した場合は、参加できる人数に制限がなくなります。

また、社外の人が利用できることから、セキュリティについての対応はどうなっているかが気になる点ではないでしょうか。Googleハングアウトに関してはそのような心配が無用です。ハングアウトのビデオストリーム、およびに音声ストリームは、すべてが暗号化されて安全な状態で送信されているので、外出先からでも安心して参加することができるのです。

Googleハングアウトをスムーズに社内導入するためには

Googleハングアウトのスムーズな社内導入を進めていくには、次のステップを踏むことが望ましいでしょう。まずは、社員への使い方についての指導をして、Googleハングアウト浸透させていくことが大切です。なぜなら、新しい手法への移行は、社員の意識改革なしにはスムーズに進められないからです。Googleハングアウトは、コスト削減という会社にとってのメリットがあるだけではなく、社員にとっての業務効率化にもつながるという視点を共有していくことが大切です。社内全体での、Googleハングアウトを用いた働き方に対する意識改革を図ることが先決となります。

Googleハングアウトという、新しいツールに対する社内全体での広い認知が済んだところで、トライアルの期間を設けましょう。最初から、本番の会議を行うのではなく、段階的にシステムに慣れていくことから始めるとよいでしょう。さまざまな機能を少しずつ使用していくことからスタートするのです。資料やスケジュールの共有、テキストチャット機能などに慣れてきたところで、実際に小さな社内会議に取り入れ始めてみましょう。少しずつステップを追ったやり方で、社員への負担がより少なく、スムーズに導入することが可能になります。

まとめ

Googleハングアウトを導入することでのメリットは、パソコンやスマートフォンから、インターネット接続さえあれば、気軽に電話会議ができるということです。また、Googleハングアウトに搭載されているさまざまな便利な機能にも注目すべきでしょう。スケジュール管理や資料の共有などの使い勝手が格段に上がるため、会議の効率化につなげることができます。会議の場所を選ばないという点と、大きな効率アップを計れるGoogleハングアウトは、仕事するうえでの会議のあり方を変えてくれる存在です。同時に、リモートワークに対する不安事項を払拭することのできる頼もしい存在だと言えるでしょう。

企業での働き方改革へもつながる革新的なツールは、新しい社内会議のツールとして多くの企業が導入しつつあります。また、セキュリティの面でも安全性が高く、遠隔でのやりとりでも安心して使用することができます。ビデオ会議などのオンラインの会議ツールの導入を検討している場合には、Googleハングアウトを候補として考えてみてはどうでしょうか。