電話の取り次ぎはどうする？テレワークにありがちな問題の解決法

テレワークとは、インターネットを活用することで時間や場所にとらわれることなく好きな時間に好きな場所で仕事ができる、新しい働き方のことです。働き方改革の一環として政府が積極的に推奨していることもあり、多くの企業が導入したり導入を検討したりしています。柔軟に働くことを可能にするテレワークにはメリットが多いものの、実際に導入してみると意外と不便に感じることもあります。そこで、テレワークの導入を検討しているなら、起こりうる問題について想定し、前もって解決策を考えておきましょう。この記事では、テレワークのメリットとデメリットを取り上げ、電話の取り次ぎなどテレワークにありがちな問題とその対応方法について詳しく解説します。

テレワークで働き方改革！中小企業が導入するメリットは？

テレワークという新しい働き方が可能なのは、さまざまな設備や福利厚生が整っている大企業だけ、というイメージを持つ人は多くいます。確かに、テレワークをすでに導入している企業として注目されることが多いのは大企業かもしれません。しかし、行政のバックアップなどもあり、中小企業でもテレワークを取り入れやすくなっています。実際に、中小企業がテレワークを導入することには多くのメリットがあります。

たとえば、人材不足の問題を解決できるという点です。働きたくても、健康状態や通勤時間、家族の世話などさまざまなことがネックとなって働きに出ることができない人はたくさんいます。テレワークを取り入れるなら、居住地やライフスタイルなど個々の事情に配慮しながら採用ができるため、人材不足を解消しやすいのです。少子高齢化が進む日本では、労働者不足が深刻な社会問題となっています。労働者の確保は今後さらに難しくなることが予想されるため、テレワークを導入することは社会の現状を見据えたよい策であるといえるでしょう。

居住地を問わずに雇用できるのであれば採用の間口が広がり、たくさんの応募者の中からスキルの高い人材を確保できます。通勤時間の長さが問題となり専門性の高い人材を採用できずにいた企業は、よりよい人材を見つけやすくなります。すでに働いている社員の流出を食い止める点でも、テレワークは有効です。結婚や出産、介護などの問題で通勤が難しくなったとしても、テレワークが可能なら退職せずに仕事を継続できるかもしれません。新しい人材を採用すると教育や研修にかなりの時間がかかるため、今いる優秀な社員に継続して働いてもらうことは企業にとって大きな利益となります。

災害などの非常事態が発生したときにも、テレワークを導入していればリスクを分散できます。本社の業務に支障が出ても、在宅勤務者やサテライトオフィス勤務者などにより重要な業務を継続できるでしょう。公共交通機関が動かない場合でも、在宅勤務者は働く体制が整った自宅でいつも通り勤務することができます。

テレワークにはデメリットもある！どんなことが想定される？

テレワークにはメリットばかりでなくデメリットもあるため、どのようなことが想定されるのか導入前に知っておきましょう。デメリットの一つは、情報漏洩のリスクが高まることです。これは、テレワーク勤務者が場所にとらわれずに働くことで、自社のオフィスの中だけでなくさまざまな場所で情報を扱うようになるためです。働く場所がサテライトオフィスまたは自宅のみであれば、対策を講じやすいでしょう。しかし、実際には移動中の公共交通機関やカフェなど、さまざまな場所で勤務することが想定されます。働く場所を限定すると、厳密には「テレワーク」とはいえなくなってしまうからです。オフィス以外の場所で働くことで、パソコン画面を覗き込まれるなどして情報が漏れる可能性があります。社外秘の情報が入った記録媒体を持ち歩くことで、紛失や盗難などのリスクも高まります。

別のデメリットは、社内勤務の労働者に比べて勤怠管理が難しいことです。テレワーク勤務者本人も仕事とプライベートの区別がついていないケースも多く、勤務時間などの管理のためには一定のルールが必要です。同じ空間で仕事をするわけではないので、お互いの業務の進捗状況を把握するのも難しく感じることがあります。急病などの異変が生じたときにも、すぐには気づきにくいでしょう。さらに、コミュニケーションの難しさもデメリットとして挙げられます。事前に時間を決めておいてテレビ電話などで会議することは可能ですが、日常のささいなコミュニケーションをスムーズに取ることは難しく感じる場合があります。相手が今何をしているかが見えないため、いつ時間が取れるのか判断しにくいケースもあるでしょう。必要な情報交換がおろそかになってしまわないように、社内勤務者とテレワーク勤務者の双方に、積極的にコミュニケーションを取ろうとする意識が欠かせません。テレワーク勤務者あてに電話がかかってきたときには、社内勤務者のようにすぐに電話を代わることができないため、電話の取り次ぎが難しいという問題もあります。

テレワーク勤務者に知人から電話が入った場合の対処方法

テレワーク勤務者にあてて電話がかかってきた場合は、とっさにどう対処したらよいかわからず困ってしまうかもしれません。電話をかけてきたのが誰かによって適切な対応は異なるので、それぞれのケースについてよい対処方法を覚えておきましょう。まず、テレワーク勤務者の知人や友人などから、プライベートな内容の電話がかかってきたケースです。明らかにプライベートな電話の場合には、テレワーク勤務者の勤務状況をある程度伝えることができます。在宅勤務をしているならその旨を伝え、出張先や移動中でモバイルワークをしているなら外出中であると伝えます。サテライトオフィスに勤務しているのであれば、オフィスの電話番号を伝えてかけ直してもらいましょう。

注意しておきたいのは、電話をかけてきた人が本当にテレワーク勤務者の個人的な知り合いであるとは限らないということです。知り合いであると言いながら、実際には違うというケースもあるかもしれません。そこで、電話をかけてきた人に個人情報を伝えるときには十分な注意が必要です。本人の許可を得ることなく、自宅の電話番号や携帯番号などの連絡先を教えることはしないようにしましょう。テレワーク勤務者の連絡先も含めて、個人情報の取り扱いに関して明確なルールを定めていれば、不要なトラブルを避けられます。

テレワーク勤務者に顧客から電話が入った場合の対処方法

テレワーク勤務者に顧客から電話がかかってきた場合も、対処方法は知人からの電話の場合とほとんど変わりません。テレワーク勤務者がモバイルワークをしているときには、出張中または外出中であることを伝えます。サテライトオフィスに勤務している場合には、サテライトオフィスの電話番号を教えて、かけ直しを依頼しても特に失礼にはあたりません。注意したいのは、在宅勤務をしている場合です。自宅の電話番号や携帯番号は、労働者の個人情報となるからです。顧客から急ぎの電話がかかってきて早急に取り次いでほしいと言われたときにも、むやみに携帯番号や自宅の電話番号を教えることがないように気をつけましょう。

在宅勤務者にスマートに電話とりつぎを行う方法とは？

テレワークを導入するのなら、コミュニケーションを円滑にするとともに顧客にも迷惑をかけないよう、在宅勤務者にもスマートに電話を取り次ぐ方法を考えておくことが必要です。電話を取り次ぐ方法として一般的によく行われているのは、転送です。転送なら今ある電話機をそのまま使用することができ、操作も簡単です。しかし、在宅勤務者に頻繁に電話を転送していると、転送元の通話料金が高くついてしまう場合があります。電話を転送するのにかかる料金は携帯電話に電話をかけるのと同じ通話料で、格安ではありません。1日に何度も転送をしていると1カ月単位でかかる料金は大きく膨らんでしまうので、注意が必要です。

別の方法は、内線通話ができるアプリを利用するというものです。スマートフォンにインストールするだけで利用が可能で、内線は無料で使えるなどのメリットがあります。会社の電話番号を利用して発着信ができるため、テレワーク勤務者も社内にいるかのようにして社外の人とコミュニケーションが取れます。アプリを使用すれば通話は無料になるので、通信料金の節約にもなるでしょう。

インターネット上で使える転送電話を使うという方法もあります。パソコンやスマートフォン、IP電話などがあればそれをそのまま利用できます。内線同士の通話に、通話料はかかりません。自宅やサテライトオフィスなどで電話を受けた場合にも、他の内線に転送できます。

電話だけではない！テレワークにありがちな問題点とは？

オフィス以外でも働ける環境を整えるために解決しなければならない問題は、電話の取り次ぎだけではありません。テレワークにありがちな問題としてよく挙げられるのは、勤務にふさわしいスペースの確保です。たとえば、小さな子どもの世話をしながら在宅勤務をする場合、電話で顧客と打ち合わせをするときなどに子どもの泣き声が入ってしまうことがあります。リビングで作業をしていると、テレビの音など雑音が入って不快に思わせてしまうこともあるかもしれません。自宅でもオフィスにいるのと同じクオリティで仕事ができるように、テレワーク勤務者には業務する場所とプライベート空間を分けてもらうなどの工夫が必要です。仕事をしている時間は作業に集中できるよう、同居家族がいる場合には家族の協力も必要でしょう。

別の問題点は、コミュニケーション不足に陥りやすいというものです。離れて作業をしていると、自然と社員同士の意思の疎通がおろそかになってしまいがちです。連絡を取るのはどうしても必要なときだけになってしまうと、業務内容で誤解が生まれることもあります。コミュニケーション不足が企業の方向性の理解不足につながり、一致団結して働くことが難しくなるケースもあります。こうした問題に陥らないようにするために、社員同士で円滑なコミュニケーションを取れる方法を考えておくことは大切です。業務上必要なことだけでなく、ふとした疑問や思いつきなどを気軽に共有できる場があれば、意見の交換がしやすくなります。作業に集中したいときだけテレワーク勤務をして、仲間とのコミュニケーションを図りたいときには出社するという方法もあります。

必要に応じたテレワークを取り入れることが問題回避につながる

テレワークで起こりがちな問題を避けるために、まずテレワークが本当に必要かどうかをじっくりと考えてみることができます。働き方改革の一環とはいえ、必要がないのに無理に導入するのは理にかなったことではありません。最適な働き方はどのようなものかを考えて、必要に応じた部分においてテレワークを導入することが大切です。「先進的な企業イメージをアピールできる」などの理由でテレワークを始めてみても、仕事内容とテレワークが合っていないなら生産性は下がってしまいます。職種や業務内容によって在宅が合っているのか、モバイルワークを取り入れるのがよいのか、サテライトオフィスを用意したほうがよいのかを適切に判断しましょう。

テレワークを実施するタイミングも、自社に合った時期を選びます。すぐにテレワークを導入できる場合もあれば、もう少し社内の理解を深めてからのほうがよい場合もあるでしょう。テレワークが本当に有効かどうか知るために、一定のお試し期間を設けてから本格的に実施するかどうかを考えてみることもできます。導入について柔軟に決定を下すことで、起こりうる問題の回避につなげることができるのです。

テレワーク対象者が適任かどうかを考えることもポイント

テレワークの対象者が、その新しい働き方に向いているかどうかを考えることも大事なポイントです。テレワークに向いていないのは、電話が頻繁にかかってくる人や、電話をよく使用する業務に携わっている人です。電話に関する問題を回避するために、そうした人はそもそもテレワークに向かないという判断も必要になってきます。

また、自己管理が苦手な労働者もテレワークには向きません。プライベートとの切り替えが難しいため、うまく自己管理しないとだらだらと仕事をすることになってしまうからです。業務に集中できず、オフィスで働くよりも生産性を下げてしまう場合もあります。テレワークを導入するか考えるときには、職種だけでなく対象の人材がテレワークに向いているかどうかで判断することもとても重要なのです。

まとめ

好きなときに好きな場所で仕事ができるテレワークはメリットが多いものの、電話の取り次ぎなど意外な問題も出やすいものです。テレワーク勤務者にかかってきた電話をスムーズに取り次ぐために、便利な転送システムの導入も検討してみましょう。テレワークに合った職種かどうか、対象の人材がテレワークに向いているかどうかを考えるなど、適切な判断も必要です。事前によく検討して、社員の満足度や生産性を高める快適な働き方を実現させましょう。