テレワークは監視ではなくセキュリティや管理という観点で社員を見守る

人材不足の問題を解決するために、テレワークを導入する企業が増えてきました。テレワークを導入することで、地方には少ないスペシャリストの採用を可能にしたり、社員を大切にする企業のイメージアップに繋げることができたりなど、さまざまなメリットがあります。しかし、社員は離れた場所で仕事をすることになるので、勤怠状況の管理や安全確保など、さまざまな問題も生じやすくなります。テレワークを導入するにあたり、社員の管理方法という部分で悩む経営者も多いでしょう。この記事では、セキュリティ面を考慮したテレワークでの社員の管理方法を解説していきます。また、管理方法を行うにあたって便利になるツールの紹介もしていきます。

テレワークとは一般的にどのような働き方が含まれるのか？

一口にテレワークといっても、働き方はさまざまです。テレワークには、一般的に下記のような働き方があります。

#在宅勤務
主に社員は自宅を使用して仕事を行うことになります。自宅が勤務場所になることから、社員は通勤をする必要がなくなるので、妊婦や介護、育児に従事していて通勤が難しい場合でも働きやすくなるのです。また、通勤時間が長く、ストレスや不満を抱えている社員がいた場合に取り入れることで、ストレスの解消やモチベーションアップに繋げることができます。テレワークを導入している企業で一番多いのが、在宅勤務での働き方になっています。

#モバイルワーク
モバイルワークとは、宿泊先や公共交通機関での移動中、空き時間を使ってカフェなどで仕事を行うことです。外回りが多い営業職などの社員が無駄なく仕事をできるというメリットがあります。モバイル端末や無線LAN、アクセスポイントなどのツールを利用して、場所を選ばずに仕事ができます。

#サテライトオフィス
本社から距離のある場所に設置されたオフィスのことを、サテライトオフィスと呼びます。通信機器類やデスクなど、業務に必要な最低限の設備を整えていて、社員はこのオフィスで仕事を行います。支店や事業所とは分類が異なり、小規模なオフィスのことをいいます。

#レンタルオフィス
レンタルオフィスとは、1〜2人程度の少人数が利用できる個室をオフィスとしてレンタルすることです。デスクや通信設備、OA機器類を使うことができ、会議室や応接ルームとしてレンタルすることも可能で、共同で使用しているケースも多く見受けられます。

テレワークで社員を管理するときに押さえておきたいポイント

テレワークの導入には、社員を管理することができる環境を整えることが大切です。そのためには、ポイントになる部分をしっかりと押さえておく必要があります。

#情報漏洩
テレワークを行うにはインターネットの利用が不可欠になりますが、情報漏洩にはくれぐれも注意しなければなりません。公共Wi-Fiなどの利用から不正アクセスによって、企業の重要な情報等が盗み出されてしまう可能性が考えられます。公共Wi-Fi以外にも、漏洩リスクの高いネットワークへの接続は厚生労働省が定めた就業規則によって禁止されているのです。インターネットの情報だけでなく、企業の成果物や重要書類等の紛失や盗難には一層の注意を払う必要があります。その他、デジタルデータの紛失や盗難など、企業の情報が漏れることがないように情報管理の徹底が大切です。

#勤怠状況
勤怠状況の管理を徹底することも重要なポイントになってきます。実際に作業をしているのは本人であるかどうか、なりすましや疑似工作によって仕事を放棄していないかなど、正常な勤怠状況を保つための工夫が必要です。勤務開始から終了時間、遅刻や早退、欠勤など、出社による勤怠と同じような時間管理が求められてきます。また、テレワークにも残業手当を支給することは規則として定められているので、残業を行った時間の管理も必要になります。

#セキュリティ面
テレワークを導入する際は、セキュリティ面も考慮しておきましょう。もしも、社員が急病やケガによって作業ができなくなったときや、災害や事故など突発的なトラブルに巻き込まれた場合の対処方法も明確にしておく必要があります。また、事故や突発的なトラブルに巻き込まれないための事前対策も必要になります。

テレワークも労働基準法の適用対象！雇用者に求められることは？

テレワークも通常の働き方と同様に、定められた労働基準法から労働に関するさまざまな法令が適用されます。雇用者に対する労働基準法の徹底は年々厳しくなってきているので、ポイントをしっかりと押さえ、まとめておくことが大切です。

テレワーク就業規則には、労働基準法、最低賃金法、労働安全衛生法、労働者災害補償保険法などが適用されるため、通常の出社勤務に適用される法律とほとんど変わりはありません。ですから、雇用者は自ら都合の良いルールに変更したり、法律を無視した雇用をしたりすることはできないのです。労働基準法をはじめ、定められている最低限のルールを厳守した雇用体制が求められています。　

労働条件の変更を行う際には、労働者との合意が原則になっています。注意しておかなければならないのは、初期の労働条件を明確にしておかないことで生じる労働者とのトラブルです。労働条件を明確にしておくことで、労働者の合意が得られやすくなり、スムーズな変更を行うことができることでしょう。経費負担の割合、勤務時間、給与や手当、緊急時の連絡手段など、事前に詳細を決めておき、就業規則に盛り込むことが必要となります。

テレワークの種類を問わず、労働者は企業に勤める社員として労災保険の適用を受けることができ、業務中や通勤中に発生した災害に対する保険給付を受け取ることが可能です。雇用者側は、テレワークをする従業員が就業中に災害に遭遇したケースのことも想定しておくことが大切です。それと同時に、企業で働く社員の1人として、健康管理や安全面に対する配慮も必要となります。

テレワーク管理や連絡に便利なツール1：チャットワーク

チャットワークはビジネスに特化したチャットツールで、さまざまな企業がコミュニケーションの手段として利用しています。電子メールと比較すると、リアルタイムで気軽にコミュニケーションを取ることが可能です。また、パソコンやスマホなどのさまざまなデバイスでの使用が可能で、その他にもグループ分けやタスク管理、データのアップロードなどもできるので非常に便利なツールです。既読機能がなく、メッセージを自分のタイミングで確認することができるので、集中して作業ができるといったメリットもあります。

チャットワークはスタンプ機能や返信機能も充実しているので、社員同士のコミュニケーションが円滑になり、モチベーションアップから企業の業績アップにも繋げることができます。無料から利用することができるので、インターネットが使える環境であれば誰でも使用可能です。ただし、グループチャットの作成は14個までの制限があるため、グループチャット数を増やしたり管理者機能を付けたりする場合は、有料プラン（1人あたり月額400円）に契約する必要があります。

テレワーク管理や連絡に便利なツール2：TimeCrowd

TimeCrowdはチームで時間を共有し合い、生産性を高めるための手段として用いられています。シンプルで使いやすい時間管理ツールで、作業に対してかかった時間を把握することができます。チャットワーク同様、パソコンやスマホなどのさまざまなデバイスで使用することが可能です。また、スタート・ストップがワンクリックで完結し、誰でも簡単に時間の保存を行うことができるので、非常に使いやすく便利なツールといえるでしょう。他のメンバーの状況をリアルタイムで確認することも可能なため、チームメンバーのタスクを管理しやすいといったメリットもあります。

TimeCrowdはタイムトラッキング機能が付いていて、どのタスクにどれくらい時間を使用したかの記録も行えます。タイムトラッキング機能はパソコンだけでなく、スマホからでも簡単に操作が可能です。個人で利用の場合は無料で利用することができますが、社員同士やチームで利用する場合、有料プラン（1人あたり月額500円）に契約する必要があります。企業に導入する場合は月額料金を支払うことになりますが、有料プランの契約を行うことでレポート機能が使えるようになります。

テレワーク管理や連絡に便利なツール3：Trello

Trelloは付箋をどんどん貼っていくような感覚で管理することのできるツールです。誰でも自由にタスク管理を行うことが可能で、タスク内容の共有には有効的なツールといえます。操作を直感的で簡単に行うことができ、タスクをカードのように並べ、基本はドラッグ＆ドロップで動かして管理をします。こうすることにより、進捗状況を視覚的に把握しやすいといったメリットがあります。また、未着手・着手・確認待ちといったステータスをタスクごとに管理することも可能なので、チームで進捗状況を整理するときにも便利になるでしょう。

Trelloは基本的に無料で利用することができますが、添付できるファイル容量を増加したり、権限機能を付けたりするときには追加する機能に応じて月額料金が発生します。

テレワーク管理や連絡に便利なツール4：Dropbox

Dropboxはチームでビジネスを行うときでも、フリーランスのように個人でビジネスを行うときでも使えるオンラインストレージサービスです。役所に提出する重要書類や、クライアントとのやり取りに使う大切なファイルなどをDropboxに入れて保管しておくことができます。外部の人との共有フォルダの作成も可能で、データの共有がしやすくなるといったメリットもあります。

端末に保存してあったデータを全てクラウド上に保存することが可能なため、端末の紛失や誤ってデータを消去してしまったなど、不注意によるミスの回避に役立ちます。また、Dropboxにデータを保存しておけば、重要な情報が外部に漏れる心配がないので、重要書類や大切なデータの保管に最適なツールといえるでしょう。

テレワーク管理や連絡に便利なツール5：Zoom

Zoomはweb会議システムなどに用いられている、高音質で高画質が特徴のツールです。似たようなツールにSkypeなどがありますが、それよりも簡単で安定的に使用することができます。音声通話とビデオ通話を行うことができ、場所を問わずに対面でのミーティングや打ち合わせをするときなどに役立ちます。

無料で利用する場合には時間制限がありますが、有料で利用することによって無制限の使用も可能になるので、企業で行うビジネスには最適といえます。ゲストはユーザー登録を行わなくても参加することができるので、クライアントなど第三者を交えてのミーティングに非常に使いやすいツールです。顔が見えるという安心感があるため、ビジネスを行うにあたって高い効果が期待できます。

テレワーク管理や連絡に便利なツール6：F-Ｃhair＋

F-Chair＋は働いている時間と何をしているかを、同時に管理することができるテレワークに最適な支援ツールです。作業場所への着席と退席をワンクリックのみで行うことができ、労働時間がタイムバー形式で表示されるので、勤怠の状況確認が取りやすくなります。出勤したかどうかや退社した時間帯、休憩時間などの把握が一目でわかるため、離れた場所でも安心して仕事を任せることができるサービスとなっています。

作業画面をランダムに自動でキャプチャすることが可能なので、雇用者は業務状況を確認することができ、社員も緊張感を持って作業ができるメリットがあります。その他にも残業などにより時間外労働となった場合は、強調して表示されるシステムが付いているなど、便利な機能がたくさん付いているので、テレワークに向いているツールです。コストパフォーマンスが非常に良く、無料で利用することはできませんが、1人あたり1日50円から利用することが可能です。

まとめ

人材不足の問題解決にあたって、テレワークを導入する企業が増えてきています。テレワークの導入によって、子育てなどの事情を抱える人材の雇用を可能にできたり、埋もれていた優秀な人材の確保ができたりと企業にさまざまなメリットを与えます。しかし、導入を実現するには、社員の勤怠状況の管理や安全確保など、さまざまな問題点を解決しなければなりません。

雇用者に求められることは、会社側が社員を雇うことへの責任範囲を考慮し、就業規則などをしっかりとまとめておくことが重要になります。テレワークにも通常勤務と同じように、労働基準法をはじめとするさまざまな規定があるのです。社員を監視するという捉え方ではなく、安全面での配慮や仕事の進捗状況を把握しやすい環境を整えておく目的意識が大切です。テレワークという働き方をより効率的で快適なものにするために、さまざまなツールを使ってみるのも手段のひとつに入れておきましょう。