テレワークは勤怠管理が課題！おすすめの勤怠管理システム5選！

テレワークは、人材不足が深刻な地方の中小企業において、一人でも多くの人材を確保するために有効な手段になりうるとされています。テレワークとは、ICTを活用し時間や場所に制約を受けることなく働くことができる勤務形態です。働く側にとって大きなメリットがあり魅力的な勤務形態だけに、導入することによって、地方に少ないエンジニアなどの専門職や優秀なスペシャリストを確保できる可能性が広がります。さらに企業側は、優秀な人材を確保できるだけでなく企業のイメージアップや求人エントリーが増える可能性が高まります。ただし、勤怠管理が難しいなどのデメリットもあります。テレワークを導入しても勤怠管理が上手くできなければ、業務の効率化を図ることは難しくなります。ここでは、テレワークにおける勤怠管理をどのように行えばよいのかと勤怠管理におすすめできるシステムを紹介していきます。

テレワークの導入において勤怠管理が課題になる理由

テレワークは、勤務者がさまざまな場所で自由な時間に働けることが大きな魅力でありメリットでもあります。逆に言えば、経営者や管理者が、目視で働いていることを管理することができないということです。勤務者が今どこにいて何をしているのか、働いているのか働いていないのかさえも、何らかの仕組みを作っておかなければわからないということです。

また、在宅勤務の場合、明確な勤務管理ができていなければ、知らないうちに勤務時間を超えて残業時間に突入し残業時間さえも超過してしまうオーバーワークになってしまう可能性もあります。働き方改革が推進され、長時間勤務が問題視されている中で、オーバーワークでさえも管理することができない状態ではテレワークの導入は難しいといえます。

勤務者によっては、経営者や管理者が目視で勤務管理できないのを良いことに仕事の集中力がなくなり、仕事をしていなくても仕事をしている体を装ったりする人もいるかもしれません。また、遊戯や娯楽などに走って長時間休憩をとっていながら、仕事をしていたと嘘の申告をする者も現れるかもしれません。その対策として勤務者の家に監視カメラを導入したり、勤務者に GPS を装着したりすれば勤務者にとっては居心地も良くありませんし、行き過ぎた管理は人権的にも問題が生じる可能性があります。そうなってしまっては、せっかく採用できた優秀な人材も成果をあげることなく辞めてしまう恐れがあります。

テレワーク勤務者に採用できる労働時間制度とは

テレワークの場合、企業や勤務者にとっては先進的な取り組みになります。労働時間制度においても、労働基準法で定められた新しい制度を採用することが可能です。テレワーク勤務者も、通常の社内勤務と同様の「通常労働時間制」や「変形労働時間制」・「フレックスタイム制」などを採用することができます。職種や繁忙時期などの違いや勤務者に応じた労働時間制を採用することによって企業は従業員を大切にするというイメージアップを図ることもできます。

テレワークで働く勤務者には、専門性が高いエンジニアやイラストレーターなどの場合は「裁量労働制」も採用することが可能です。「裁量労働制」とは、実際の労働時間がどれだけなのかは関係ありません。企業と勤務者の間で協定を定めて、その時間だけ働いたと見なして労働賃金を支払う仕組みです。企業は労働時間の管理を勤務者に委ねますので、労働時間の管理を行うことがありません。勤務者は、自己管理を徹底し成果をあげて企業に貢献しなければなりません。企業と勤務者の間に信頼関係がなければ成り立たない労働時間制度だといえます。

テレワークでは「事業場外みなし労働制」を採用することも可能です。多くのテレワーク勤務者に採用されている制度でもあります。勤務者が労働時間の全てか一部を社外で勤務した場合などは労働時間の算定が難しくなります。「事業場外みなし労働制」とは、このような勤務者に所定労働時間労働したものとみなすという制度です。在宅勤務においても次の3つの条件を満たせば採用できます。1つ目は、業務が自宅で行われていることです。2つ目は、パソコンなどの端末情報機器が、企業からの指示で常時通信可能でないことで、3つ目は、勤務が常に企業の具体的な指示で行われていないことです。

テレワーク勤務者によく用いられる勤怠管理方法とは

テレワークを導入することは、働き方改革の推進にもつながるなどメリットは多くありますが、よく用いられている勤怠管理方法とはどのようなものでしょうか。テレワークでは、在宅勤務やサテライトオフィスで勤務する場合が多くなります。中には行きつけの喫茶店などで勤務する人もいるでしょう。多様化している勤務状況を把握するために多くの企業が採用しているのが、仕事の始業時と終業時にメールや電話などで報告させる方法です。また表計算ソフトなどを利用して自己申告による出退勤管理を行なっている企業もあります。

勤務の始業時や終業時に電話やメールをさせる方法には問題もあります。途中で仕事を休んでいても長く休憩を取っていても管理することはできません。また、報告を受ける上司や管理者の負担が大きくなります。テレワークでは始業時間が定まっていないこともあり、終業時間も勤務者によってまちまちです。その状態で上司や管理者は、何時から何時まで会社で報告を待てば良いのかわからず、上司や管理者の勤務時間に無理が生じる可能性がでてきます。

勤務者側の負担も出てきます。毎日電話することによって電話代がかさんできます。この負担は、勤務者がするのかそれとも企業が負担するのか定める必要もあります。テレワークの勤務者の人数が増えれば、給料を計算する側の手間も増えます。つまり、電話やメールでの勤怠管理方法では労使双方に負担が増えて、その割には正確な情報が得られるとも限らないということです。

最近では、グループウェアを利用して勤怠管理を行っている企業も増えています。グループウェアとは、企業の内部でスケジュール管理や作業管理を共有しコミュニケーションを図ることを目的としたソフトウェアです。グループウェアの機能を利用すれば社内SNSやメール管理などもできて、勤怠管理も可能になっています。また、バーチャルオフィスを利用する企業もあります。バーチャルオフィスとは、ネット上の仮想事務所のことです。バーチャルオフィスにはさまざまな機能がありますが、その一つとして勤怠管理の機能があります。

インターネット上の勤怠管理システムを活用するメリット

テレワークでは、勤務する人が会社内ではなく社外で勤務するため、勤怠管理が難しいことがデメリットとして挙げられています。何も手段を講じていなければ、勤務者を管理する側の上司や人事の担当者、経理の担当者などは、どこで誰がいつ働いているのか管理することはできません。そこでテレワーク勤務者の勤怠状況を明確に管理するためにはインターネット上の勤務管理システムの導入もすすめられています

インターネット上の勤怠管理システムは、インターネットを経由してテレワーク勤務者の始業・終業などを記録するITツールです。インターネットを使用しているので、テレワーク勤務者は、どこからでもシステムを利用することが可能です。リアルタイムで勤怠を報告することができて、使用する端末はパソコンやスマートフォンなどインターネットに接続できるものであれば機器を問わずに利用できます。また、このような勤怠管理システムを導入していれば先進的な企業とアピールできることもあり、ひいては求人のエントリーが増える可能性も高まります。

インターネット上の勤怠管理システムは、管理する側の上司や人事・経理の担当者にもメリットがあります。リアルタイムでテレワーク勤務者の就業状況を確認できて、たとえ複数のテレワーク勤務者がいたとしても容易にリアルタイムで管理することが可能で集計も簡単に行なえます。地方の中小企業であっても最先端のシステムを導入することで作業効率もあがります。また、首都圏と同等の勤務管理方法や待遇で求人できますので、優秀な人材を得るチャンスが広がります。

便利な勤怠管理システム1.「テレワークウォッチ」

「テレワークウォッチ」は、Microsoft社のSkype for Business(Lync2015)のプレゼンス情報を取得することで、勤務時間をカウントし記録するWindowsアプリケーションです。勤怠参考時間の記録やテレワーク勤務者の勤務開始から勤務終了まで管理が可能です。「テレワークウォッチ」の特徴は、Skype for Business のプレゼンス機能と連動することで、勤怠を自動取得できることにあります。

例えば、あるテレワーク勤務者が8時に勤務を開始して3時間働き11時から3時間の休憩をとります。14時から勤務を再開し16時に勤務を中断して21時から3時間の勤務をしてその日の勤務が終わったとします。この場合「テレワークウォッチ」は、自動的に8時間の勤務と計算してくれます。電話やメールでの勤怠管理なら4回の勤務開始の電話と4回の勤務終了の電話を会社にかけなければなりません。また、管理する側も同様に電話を受けなければなりません。しかも終業時間は24時になります。

「テレワークウォッチ」は、パソコンの操作に応じて自動で記録するため、業務中断の操作や操作忘れの心配が不要になります。例をあげると5分以上パソコンの操作がないと自動的に一時退席になり勤務時間とみなされません。このように勤務時間をきめ細かく把握できるので企業側は、「事業場外みなし労働制」などを採用せずにすみますし、テレワーク勤務者も安心して保育や介護に手をかけることができます。勤怠ログデータはパソコンに保存されていますので勤務傾向やオーバーワーク対策にも役立てることが可能です。

便利な勤怠管理システム2.「IEYASU」

「IEYASU」は、人事の専門家たちが集結して開発した勤怠管理システムを無料で使えることが特徴です。また、1000社以上のサポート経験により培った人事・労務の専門ノウハウをシンプルで使いやすい機能にしています。出退勤データを出力してさまざまな分析が行えるように分析レポートも豊富に揃っています。有料版では、月額3,800円で39名まで管理できます。

「IEYASU」はシンプルで使いやすい勤怠管理システムを無料で使えるので、テレワークの導入を考えている企業には適しているといえます。ベンチャー企業などに必要な機能を精査して搭載している点も高い評価を得ています。毎日の打刻データと勤務データを別々に管理することが可能で、テレワーク勤務者の状況をリアルタイムに確認できます。日次勤怠データや月次の集計データをテレワーク勤務者別に自由にCSV形式で出力することができるので、人事評価の資料にもなります。Excelを利用すると給与計算ソフトへの連動が可能になりますので、別の給与計算ソフトを利用している企業はランニングコストの削減になります。

便利な勤怠管理システム3.「F-Chair＋（エフチェアプラス）」

「F-Chair＋（エフチェアプラス）」は、これまで難しかった、働いている時間と何をしているかを同時に管理できる勤怠管理システムです。特許も取得しています。（特許第5134737号）テレワーク勤務者は、専用のデスクトップツールで勤務開始時に「着席する」と勤務中断や終了時に「退席中」を押すだけです。細切れの期間まで自動で集計してくれます。管理者は、社内のパソコンで業務時間と画面キャプチャを見て勤務状況を確認することができます。このシステムでは、「着席する」を押してからスマホでゲームなどしていても、その状況を管理できるので企業にとって無駄な賃金を抑制できる仕組みになっています。

企業は、エフチェアプラスを無料でトライアルを始めることができます。トライアル終了後は、条件はありますが、一人を管理するのに一日あたり50円からのローコストで導入できます。有料のオプションを使えば、タスクごとの生産性の計測やオーバーワークを抑制する隠れ勤務防止機能なども利用できます。ただし、この「F-Chair＋（エフチェアプラス）」を導入する場合は、画面キャプチャで撮られていることをテレワーク勤務者に伝える必要があります。

便利な勤怠管理システム4.「シュキーン」

「シュキーン」は、パソコンやスマートフォンなどがあればすぐに使うことができる便利な勤怠管理システムです。パソコンやスマートフォン・ICカードからでもタイムカードに打刻できます。表計算ソフトの勤怠管理よりもローコストで業務時間を大幅に削減することが可能です。「シュキーン」は、基本的な勤怠管理システムが揃っています。給与計算ソフトと連携できるエクスポート機能や従業員の勤務形態を自由に作成できるシフト機能も備わっています。勤務時間や残業時間をグラフに表示して分析する統計機能もあるので勤務評価に役立たせることができます。

「シュキーン」は、最大2ヶ月間無料で試すことができます。試用期間終了後もテレワーク勤務者一人当たり月額200円で勤怠管理することが可能になっています。テレワーク勤務者が10人以下の場合は、月額最低利用料金の2000円となります。経営者や管理者が外出中でも簡単に勤務状況が把握できることが評価されています。

便利な勤怠管理システム5.「jinjer勤怠」

「jinjer勤怠」は、パソコン、スマートフォンなど以外にもチャットツールやアップルウォッチ・Google Homeでも打刻することが可能です。従業員の労働時間をスピーディーに集計し管理することができます。管理者も従業員もいつでもどこでも申請や承認があげられるマルチデバイス対応となっています。36協定に基づいた勤務状態の異常値の検出ができるので、オーバーワークの管理などに役立ちます。打刻漏れなども自動で知らせる機能が付いています。

企業は、初期費用なしで始めることができて、ソフトのアップデートや労働に関する法律の改正にともなう制度の適用などの運用コストもありません。サポート体制も充実しているので、無料トライアルから開始すると良いでしょう。トライアル終了後のコストも一人のテレワーク勤務者につき月額300円のローランニングコストで導入することができます。「jinjer勤怠」では多彩な打刻方法以外にもメリットがあります。アプリ対応やシフト作成・予実管理などの機能を搭載していて、勤怠管理のオペレーション効率化を実現することができますので管理・作業コストを軽減できます。

まとめ

テレワークを導入することは、働き方改革の推進にもつながります。また、旧来の社風を一新させることも可能です。導入後には、地方では得ることのできない優秀な人材を採用するチャンスも広がります。テレワークの大きなウィークポイントは勤怠管理ですが、今回紹介したような最新のオンライン勤怠管理システムを導入すればテレワーク勤務者の勤怠管理もローコストで解決できるでしょう。

また、テレワークの勤務者だけでなく、従来の社内勤怠管理システムにも応用ができます。勤怠管理システムを導入していなかった企業でも無料トライアルから始めれば、自社に合ったシステムを見分けることができます。テレワークを導入して優秀な人材を確保すれば、人材不足が解消され、業績が向上する可能性が飛躍的に大きくなります。大手の企業は、働き方改革に沿って競うようにテレワークを導入しています。中小企業もテレワークを導入して、人出不足を解消しましょう。