テレワークを導入した場合のデメリットは？必要な対応策を紹介

生産性の向上や人材の確保を考慮して働き方改革の必要性が叫ばれている時代において、従来の働き方とは異なる、より柔軟で多様な働き方にシフトしていくことは企業の課題となっています。そこで、場所や時間に縛られずに働く方法として注目されているのが、在宅勤務やモバイルワークなどの「テレワーク」でしょう。特に、在宅勤務においては、通勤時間がかからない、ワークライフバランスが取りやすいなどの長所だけが注目されがちですが、テレワークを安易に導入するとデメリットも発生しやすいので注意が必要です。こちらの記事では、企業がテレワークを導入する際にはどんなデメリットがあるか、デメリットに対する対応策なども合わせて紹介します。

オフィスの外で働く「テレワーク」には3つの種類がある

「テレワーク」とは、「tele（＝離れた）」と「work（＝働く）」を組み合わせた造語で、情報通信技術（ICT）を活用した場所や時間にとらわれない働き方のことを意味します。従来のようにオフィスに通勤する必要がなく、オフィスにいなくても業務を行える点が魅力です。テレワークのことを「リモート（＝遠隔）ワーク」と呼ぶこともあり、基本的には同じ意味で使われています。テレワークには大きく分けて「在宅勤務」・「モバイルワーク」・「サードプレイスオフィス勤務」の3種類があります。

在宅勤務とは、社員の自宅で行う仕事のことを指し、特にプログラマーやSE、デザイナーなどのIT関連職においては、人材の確保や就労意欲の向上などを目指して、企業が推進する動きも見られます。在宅勤務のメリットは、なんといっても通勤時間の削減でしょう。毎日の満員電車での通勤ストレスや移動時間が削減されることで、仕事の生産性や生活の質を向上させることができると期待されています。モバイルワークは、ノートPCやタブレット端末、スマートフォンなどを使用して、外出先でも業務を行える働き方のことです。

たとえば、移動中の飛行機や電車などの交通機関やホテルのラウンジ、取引先のオフィスなどで行う仕事などが含まれます。カフェや飲食店でも無料Wi-Fiが利用できるところも増えているので、ビジネス利用する人には大変便利です。また、サードプレイスオフィス勤務とは、専門の事業者によって提供される場所での勤務形態を指し、サテライトオフィスやコワーキングスペース、シェアオフィス、レンタルオフィスなどで働くことを意味しています。

安易なテレワークのデメリット1：社員同士の連携が取りづらい

テレワークを導入する際に課題となるのが、社員同士のコミュニケーションについてです。特に大きなプロジェクトになればなるほど、関わる社員数は増える傾向にあります。オフィスで仕事をする社員とテレワークを実施する社員同士が顔を合わせて働けないことに関して、不安を抱えるケースも多く見られます。ちょっとした質問がある場合でも、テレワーク社員との連絡は電話やメールなどが中心となり、煩わしさを感じる人もいるでしょう。

緊急時に連絡が取れないことで、対応漏れや連絡ミスなどが生じる可能性もあります。社員同士のコミュニケーションを円滑にするためには、顔を合わせるミーティングの機会を定期的につくることが必要です。また、遠隔でのコミュニケーションをスムーズに行うツールとして、チャットやテレビ会議などのシステム導入を検討する必要もあります。さらに、「バーチャルオフィスシステム」を使用することで、より高度なコミュニケーションをとることが可能になるでしょう。

バーチャルオフィスシステムとは、仮想空間に社員が集まり、文字や映像、音声などを駆使してコミュニケーションをとる方法です。オフィスや自宅、営業先、他事務所など、バラバラの空間にいる社員同士が簡単に参加できるとあって注目を集めています。顔もよく知らない社員同士では信頼関係を築くことが容易ではなく、従来以上に働く環境を整えることが重要になるでしょう。テレワークのデメリットとして、仕事の生産性やチームワークが低下することに危機感を覚える企業は少なくありません。また、テレワークで働く社員にとっては、周囲に一緒に働く社員がいないため、孤立感を抱いてしまう可能性もあります。

安易なテレワークのデメリット2：社員の就労実態が分かりにくい

テレワークのデメリットとして、管理者が社員の就労実態を把握しにくいという点が挙げられます。オフィスに出勤する場合であれば一目瞭然ですが、オフィス外での勤務の場合、社員の業務開始時間・終了時間を把握するのは困難でしょう。また、特に在宅勤務の場合など、オンとオフの切り替えがうまくできずに労働時間が長くなったり、サービス残業をしてしまったりというケースが多いのも問題視されています。特に、在宅勤務では家事などの私用で仕事をサボれるというイメージがついて回るため、会社の信用を得るためにも必要以上にがんばりすぎてしまうという側面があるのも否定できません。

上司や他の社員がいない環境で仕事をする際には、テレワーク社員の労働時間を正確に把握するためにも、勤怠管理のシステムを確立することが必要です。電話やメールで勤怠を報告する、PCやモバイル端末などを使用する勤怠管理ツールの導入などが一般的ですが、PC操作のログによって勤怠を記録できるシステムの利用もおすすめです。PC操作のログ機能によって、深夜労働やサービス残業を防止することにも役立ちます。管理者は社員の勤怠をきちんと把握し、労働力に対して正しい賃金を払う必要があります。また、社員一人ひとりの公平性を保護するためにも、就労実態を把握することは重要なのです。

在宅勤務社員が勤怠ボタンを押すだけで勤怠報告ができる「クラウド型勤怠管理システム」の導入を検討してみるのもいいでしょう。こちらのシステムを利用すれば、管理者がテレワーク社員の仕事内容をシステム上で簡単に確認することができます。さらに、正確な勤怠管理に加えて、管理者とテレワーク社員の間で労働時間に関するルールをつくり徹底することが大切です。そうすることで、テレワーク社員が安心して働ける環境を整えることができるでしょう。

安易なテレワークのデメリット3：従来の評価制度で対応できない

テレワークの環境下では上司の目が社員に行き届かず、どうしても仕事の成果だけで評価されてしまう可能性があります。従来であれば、目標を達成するまでの過程や顧客対応、部下の指導なども評価に反映されるものですが、テレワークでは反映されにくいのが現実です。オフィス勤務の社員と比べると、テレワーク社員はどうしても評価の機会が少なくなることが課題となります。成果だけで評価されてしまうと、結果を出すため、また仕事をきちんとしているか疑われないために、必要以上に労働時間が長くなってしまうという問題も出てくるのです。テレワーク社員にとっても、管理者に仕事ぶりをきちんと見てもらえているのか、適切な評価が行われているのかなどは不安要素となるでしょう。

テレワークを成功させるためには、社員が仕事へのストレスやプレッシャーなどを感じることなく働ける評価制度の確立が必要になります。社員の働きぶりを過大評価・過小評価することなく、管理者が仕事の難易度や仕事にかかる時間などをきちんと把握しておくことが求められています。日頃から、管理者からテレワーク社員への適切な指示の出し方や、業務の納期の設定方法などを明確にしておくことで、両者のコミュニケーションを円滑に図ることができるでしょう。円滑なコミュニケーションを築くことで、正しい評価も行うことが可能になるのです。社員の考えをきちんと把握したうえで、納得できる評価制度を構築することが大切です。

安易なテレワークのデメリット4：計画的な人材育成が困難になる

オフィス外で仕事をするテレワーク社員へは、細かい指導がしにくいというデメリットがあります。特に、入社間もない社員は教育すべき内容が多いのですが、目が届きにくいテレワークの環境では人材の育成が難しくなるのです。ロールモデルを設定することも難しく、またチームとしての一体感を持った組織作りが困難となるでしょう。そこで、管理者と社員のコミュニケーションを強化するために、「1on1」という人材育成の手法を導入する企業が増えています。

1on1とは、1on1ミーティングとも呼ばれる管理者が行う社員との個人面談のことを指します。このミーティングは社員の育成を目的としており、アメリカの企業ではよく利用される手法です。1on1を通じて、管理者と社員の信頼関係を向上し、社員の成長を促す効果があると期待されています。また、社員一人ひとりと向き合うことで、管理者のマネジメントスキルをアップさせることも可能です。このように、定期的な顔合わせやツールの導入を実施するなど、テレワーク社員の人材育成を行う努力が必要になります。

安易なテレワークのデメリット5：情報漏洩のリスクがある

テレワークの導入に対して慎重になる理由の一つに、情報漏洩のリスクが挙げられます。オフィス勤務であれば社内で徹底した情報の管理を行うことができますが、オフィス外に情報を持ち出すことで情報セキュリティ面でのリスクが大きくなるのです。まずは、テレワークの運用を考慮して、会社におけるセキュリティーポリシーを見直すことが必要です。それを元に、パスワード管理の徹底や、ウイルス対策ソフトの導入などを万全に行いましょう。十分なセキュリティ対策は、自宅やサテライトオフィスで使用する端末、また移動先で利用するモバイル端末すべてにおいて必要です。

在宅勤務の場合は、暗号化されたネットワークに自宅からでもアクセスできる「仮想プライベート・ネットワーク」などを活用することで、情報保護の体制を強化することができます。さらに、端末の盗難や紛失といったリスクに対する予防策としては、テレワークで使用する端末の所在を明確にしておくこと、また機密性の高いデータは暗号化する、日頃からデータのバックアップをとっておくなども有効です。テレワークではインターネットを介して情報をやり取りするため、ノートパソコンなどの端末にウイルス対策ソフトウェアをインストールし、頻繁に更新することも欠かせません。

しっかりと情報を守るためには、テレワーク社員一人ひとりのセキュリティに関する意識を高めることが大切です。ファイルの取り扱いやパソコンの貸与、情報漏洩などのトラブル時の対応についてなど、情報セキュリティについて日頃からしっかりとした指導や教育が必要となります。

テレワークを導入するなら事前の検討や準備が必要不可欠！

テレワークの導入を成功に導くためには、事前にしっかりと検討し準備しておくことが大切です。テレワーク導入の基本的な流れとしては、まず基本方針の決定後、社内ルールの見直し、テレワークに必要な環境・ツールの整備、試行、分析、本導入と続きます。なぜテレワークを導入したいのか、その目的を明確にすることで、期待できる効果もおのずとはっきりするでしょう。現状のテレワークに関する仕組みがどうなっているのかを把握し、勤怠管理制度や評価制度、ICT環境などについても問題点や課題を明確に洗い出します。

テレワークについての基本方針が決まったら、運用方法や使用ツールについての情報をしっかりと集め環境を整えます。企業によっても異なりますが、一般的には半年から一年程度の試行期間を設けているところが多く、試行前にはチェックすべき項目を明確にしておきます。実際にテレワークを利用する人の意見をしっかりと取り入れ、管理者やオフィス勤務の社員との話し合いも必要です。試行後の評価・分析に問題がなければ本導入を行います。

本導入の際には、テレワークを適切に運用できるための制度を確立しておくことが必要でしょう。また、テレワークの本導入後も、一定期間ごとに運用がうまくいっているか、問題点はないかなどを確認することで、快適なテレワーク環境を構築することができます。

まとめ

社員にとっては、通勤時間の削減や育児・介護と両立しやすいなどのメリットがあるテレワーク。企業にとっても、テレワークは離職率の低下を防ぎ、自然災害などによるリスクの分散ができるなどといったメリットがあるのが特徴です。社員が自分にとって働きやすい環境で仕事ができることは、仕事の生産性をアップするためにも効果的でしょう。しかしその一方で、安易にテレワークを導入するとさまざまなデメリットが生じる可能性もあります。

オフィス勤務とテレワークではそもそもの基準が異なるため比較が難しいですが、テレワークでは社員同士、もしくは上司と社員の間のコミュニケーションが取りにくいことで仕事が進めにくいという点も見逃せません。テレワークを導入する際には事前にしっかりと検討して準備を行い、システムをきちんと構築したうえでスタートさせることが重要です。