テレワーク勤務者とのコミュニケーションは何を重視すべきか？

人材不足に悩まされている企業にとって、テレワークは効率よく人材確保するための方法の1つです。テレワークを導入することで、地方であっても優秀な人材を確保できる可能性が高まるでしょう。しかし、テレワーク導入にはいくつかの課題があります。その1つがコミュニケーションです。テレワーク勤務者は、オフィスではなく自宅などで勤務するため、コミュニケーション不足になってしまう可能性があります。テレワーク勤務者とコミュニケーションをとるためにはどうしたら良いのでしょうか。この記事では、テレワーク勤務者とコミュニケーションをとる方法や、どんなことを重視してコミュニケーションを図るべきかといったことについて解説していきます。

会社においてコミュニケーションをとる重要性とは何か？

会社において、コミュニケーションをとることは非常に重要です。まずは、コミュニケーションをとることで、会社としての方向性や目標を共有できることが挙げられます。企業にはそれぞれビジョンや目標があるでしょう。将来的な目標はどこにあるのかを共有しておくことで、業務の方向性も決めやすくなるでしょう。

経営や事業に関する情報を共有することで、業務の円滑化を図るといった効果もあります。経営などの情報を共有することで、業務の立案やノウハウの共有、無駄な作業の削減などをおこなうことができるのです。これによって、スムーズに業務を進められるようになり、業績アップにつながる可能性があります。

コミュニケーションは、社員同士の理解や能力を高める効果もあるでしょう。仕事は1人でするわけではありません。しっかりと理解を深めることで連携がスムーズにとれますし、スキルアップにもつながるのです。離職率を下げる効果も期待できます。社内でコミュニケーションをとっていれば、問題があった際に相談しやすい環境を作れます。それだけではなく、良好な関係を築くことで定着率が上がる可能性があるのです。

社内コミュニケーションを高めることで得られるメリット

社内コミュニケーションを活発におこなうことで得られるメリットは、3つあります。まず1つ目は、社員の満足度が上がることです。社員の満足度が上がることで意識を高めることができ、生産性を上げることができます。社内コミュニケーションを高めると、チーム内の役割分担がスムーズにおこなえます。また、進捗の進み具合の確認、トラブルがおこっている場合のフォローなどがしやすくなるのもメリットでしょう。適切なコミュニケーションをとることによって風通しが良くなりストレスが低下することも期待できますし、スムーズに業務をおこなえることによって仕事の満足度が上がります。

社員同士の人間関係が円滑になることで、モチベーションアップにつながるのも良い点です。職場内の人間関係が悪いと、業務に支障をきたすだけでなくモチベーションも低下してしまうのです。成果を上げても評価されない、目標達成しても雰囲気が悪いということでは、やる気が上がらないでしょう。一方、コミュニケーションを適切にとり人間関係を良好にしておくことで、切磋琢磨できる環境が作られます。お互いに競い合うことで、モチベーションもアップしますし、業績が上がることが期待できるでしょう。

社内に良い影響を与えるだけでなく、顧客満足度を向上させる効果もあります。社員間で共有できる情報が増えれば、顧客に対してより良い提案ができるようになるのです。コミュニケーションをとれていないと、顧客の情報などが共有できず、適切な提案ができません。その状態が長く続くのは、企業としても損失ですし顧客を失う危険性も出てきます。コミュニケーションをとって、さまざまな情報を共有することで、顧客に対して良いサービスが提供できるのです。

テレワーク勤務者との適切なコミュニケーションの図り方とは？

社内間のコミュニケーションは、企業や顧客だけでなく社員にとっても重要なものですが、テレワーク勤務者とコミュニケーションを図る適切な方法とはなんなのでしょうか。テレワーク勤務者は、一般的な社員と違ってオフィスに出社することが少なくなっています。そのため、コミュニケーションを図るのが難しいと考えている場合もあるでしょう。しかし、テレワーク勤務者と社内勤務者を意識して分ける必要はありません。テレワークでコミュニケーション不足になるからと、過度にコンタクトをとるのは逆効果でしょう。社内勤務者と同じように、適度な距離でコミュニケーションを図ることが重要です。

同じ会社の社員であることと念頭に置くのも忘れないようにしましょう。テレワークだとオフィスで一緒に働くことがないため、社員であるという意識が薄くなりがちです。しかし、テレワークであっても会社の社員であることに変わりはありません。社員の一員だということをしっかりと意識して、業務の報告や相談、進捗状況の確認などをおこなうことが求められます。スムーズに業務を進めるためには、社員として適切なコミュニケーションを図ることが大切なのです。

無理なコミュニケーションをとらないことも重要でしょう。離れて仕事をしていることで、コミュニケーションをより密にしなければいけないと思ってしまうケースもあります。しかし、あまりに過度にコミュニケーションをとりすぎると、業務の妨げになってしまう可能性もあるのです。テレワーク勤務者の働き方を尊重して、それに合わせたコミュニケーションをとるようにしましょう。

コミュニケーションの図り方1：チャットなどのツールを使う

コミュニケーションの図り方として、チャットなどのツールを使うのも1つの方法です。ビジネスに特化したチャットなどを活用することで、リアルタイムで社員同士の情報を共有することができます。チャットなら気軽に使うことができるのもメリットでしょう。情報の共有だけでなく、軽い相談や返事を急がない場合などにも使えます。業務の疑問点や解決方法の相談、方向性の確認などもしやすいため、テレワーク勤務者とのコミュニケーションには向いているでしょう。

チャットツールを使う場合には、お互いの進捗状況を確認できるものを使うのも良い方法です。テレワークの場合には、お互いの進捗状況がわからずに困ってしまうこともあります。しかし、進捗状況の確認ができるツールを使えば、そのような悩みは解決できるのです。また、同じチームの一員だという一体感も生まれやすくなります。チャットを使えば、顔が見えなくてもチームの一員として業務をおこなっていることが視覚化しやすいため、人間関係を良好に保てる可能性が高まりますし、業務も円滑に進められるのです。

コミュニケーションの図り方2：社内レクリエーションの実施

社内レクリエーションの実施も、コミュニケーションの図り方としては良いでしょう。社内レクリエーションとは、スポーツイベントや社員旅行などのことを指しています。社内レクリエーションをおこなうことで、業務を忘れてさまざまな催しを一緒に楽しむことができます。仕事だけでなく、レクリエーションを楽しむことで人間関係を円滑にすることができるでしょう。特にテレワーク勤務者の場合は、普段はオフィスに出社しないためほかの社員と直接的にコミュニケーションを図るチャンスがありません。社内レクリエーションに参加することで、社内勤務者と会って親睦を深められるので、仕事にも良い影響を与えられるでしょう。

また、テレワーク勤務者だけではなく、支店同士の親睦を深める、上司と部下といった縦の関係にも良い影響がでることが期待できます。レクリエーションで協力したり一緒に楽しんだりすることで、関係が深まりますし連携もとりやすくなるでしょう。レクリエーションはあまり負担のかからないものが望ましいとされています。たとえば、一泊程度の社員旅行、スポーツイベントや芋煮会といった1日で終わるようものにすると、参加率も高まるので親睦を深めやすくなるのです。

コミュニケーションの図り方3：社内表彰制度を設ける

社内表彰制度を設けるのも、良い方法でしょう。テレワーク勤務者も対象にした社内表彰制度を設けることで、モチベーションのアップが期待できます。社内表彰をすることで、社員間での切磋琢磨も起こりますし、テレワーク勤務者も社員の一員だという認識が広まるでしょう。社内表彰式をおこなう場合には、テレワーク勤務者が出社してきますので、実際に会ってコミュニケーションをとることができます。

また、社内表彰だけでなく、会社が表彰された場合の祝賀会や表彰式などへの参加を促すのも、コミュニケーションの図り方の1つです。会社の祝賀会などに参加することで一体感を持たせることができますし、さまざまな部署の人と出会って親睦を深めることができます。会社への愛社精神なども生まれやすくなるでしょう。

コミュニケーションの図り方4：社内報などを活用する

社内報などを活用することで、コミュニケーションを図ることができます。社内報は、社内コミュニケーションツールとして注目を集めている方法です。社内報では、会社の情報や基本的な理念、方向性などが載せられています。そのため、社内の情報を効率的に共有することができるのです。社内でおこっていることや表彰者の情報などが載っているため、テレワーク勤務者であっても社内のニュースに触れることができます。また、社員を取り上げることもあるため、他部署の社員で交流がなかったとしても理解を深めることができるでしょう。

社内報は、紙媒体のものでもweb版のものでも構いません。テレワーク勤務者の場合は、web版のほうが接しやすいですが、紙媒体であっても郵送する、FAXするといった方法で共有することが可能です。また、紙媒体とweb版で使い分けるのも1つの方法です。紙媒体の社内報では情報の深さを、web版の社内報では情報のスピードを重視するというように、分けて使うと効果的でしょう。

社内報では社員へのインタビューを掲載することもあります。この際、社内勤務者だけでなく、テレワーク勤務者も平等に取り上げるようにしましょう。社内勤務者だけを取り上げたのでは、一体感が生まれません。テレワーク勤務者も同じように取り上げることで、社員の一員だという認識を深めることができます。実際に会う機会が少ないだけに、テレワーク勤務者と社内勤務者はお互い理解が足りない傾向にあります。社内報で双方のインタビューを掲載することで、理解を深めることができるでしょう。

コミュニケーションの図り方5：定期的な研修や講習会の実施

コミュニケーションを図るためには、定期的な研修や講習会を実施してみるのも良いでしょう。コミュニケーションという意味だけでなく、仕事をスムーズに進めるために、業務に関する研修や講習会を定期的におこなうことは重要です。時間は絶えず流れていますから、業界の動向や最新情報も常に更新されていくものです。そのため、経験のあるベテラン社員であっても研修や講習会に参加して、情報を最新のものに更新することが求められます。そうすることで、技術革新やスキルアップなどが望めるのです。

また、研修に参加することで、自分の能力やレベルを知ることもできるでしょう。特にテレワーク勤務者の場合には、社員と直接的な交流があまりありません。そのため、周りと比較して能力やレベルを確認することが難しいのです。研修や講習会に参加すれば、周囲との比較もできますし、自分の能力を把握することもできます。足りない部分や強みを知ることで、モチベーションアップにもつながるでしょう。

研修や講習会は、普段直接会えない社員との交流の場にもなります。テレワーク勤務者なら、社内勤務者と会って交流し、お互いへの理解を深めることができるのです。社内勤務者の場合も、他部署の社員とはなかなか会うことがありません。研修などで会うことでコミュニケーションを図ることができます。それによって、部署間の連携もスムーズになる効果も期待できるでしょう。

まとめ

テレワーク勤務者は、会社に出社しない働き方だからこそ、適切なコミュニケーションを図ることが求められます。チャットやweb会議などを遠方にいても使えるツールを利用するのも良いのですが、できるだけ実際に会うことを中心にしたコミュニケーション方法を実施することがポイントです。イベントを開催する場合には、短くても数カ月おきに企画するなど、参加者の負担にならない間隔を意識することが重要になります。

テレワークは働き方の1つとして広まりつつありますが、導入するためには注意点を知ったり、コミュニケーション方法を考えたりしておく必要があるのです。テレワークに関する情報や記事を読みたい場合には、メルマガの定期購読を検討してみましょう。