コミュニケーションの種類とリモートワークにおける注意点

仕事をするときは、ただ知識や技術があれば良いというものではありません。多くの場合、円滑に業務を進めるためにコミュニケーション能力が求められます。一般に、コミュニケーションというと会話のことだと思われがちですが、実はコミュニケーションにはさまざまな種類があり、どれも重要な役割を果たしています。会社にリモートワークを導入するときは、社員のコミュニケーションのとり方に特に注意が必要です。うまくいかないと、リモートワークの社員が孤立したり情報共有がうまくいかなかったりして、業務に支障をきたすことがあるでしょう。ここでは、コミュニケーションの種類やリモートワークにおけるコミュニケーションの注意点について説明していきます。

そもそも「コミュニケーション」とはどのようなものか？

コミュニケーションとは、対人関係において相互に意思の疎通をはかることです。相手に何かを伝えたいときは、ただ言いたいことを言うのではなく、相手の状況や知っている範囲を考慮してわかりやすく適切に伝える必要があります。また、何かを伝えられたときは、言葉通りに受け取るのではなく、相手の意図を汲み取って正しく理解することが必要です。このようなコミュニケーションをスムーズにとるために欠かせないスキルのことを、コミュニケーション能力と呼んでいます。コミュニケーション能力はソーシャルスキルの1種で、社会において周囲の人と円滑に関わるために不可欠な能力です。

他者と円滑にコミュニケーションがとれれば、相手の信頼を得ることができます。家庭や学校、職場といったさまざまな組織において、良好な人間関係が築けるでしょう。信頼している相手の言うことであれば、素直に聞こうという気になるものです。反対に、コミュニケーション能力が低ければ、言いたいことがうまく伝わらず誤解を招いたり、情報共有ができなかったりします。職場においてこのような状態であれば、効率的に業務を進めるのは難しいでしょう。

コミュニケーションの方法にはさまざまな種類がある！

コミュニケーションの方法には、さまざまな種類があります。もっとも大きな区分として、「言語コミュニケーション」と「非言語コミュニケーション」が挙げられるでしょう。言語コミュニケーションとは、言語によって意思疎通を図ることです。たとえば、会話のときに口にした言葉や耳にした言葉などがあります。また、文章を読み書きすることも言語的コミュニケーションです。意思の疎通は言語によって行われる部分が大きく、言語はコミュニケーションにおいて重要な役割を担っています。

非言語コミュニケーションとは、言語以外の部分で意思を伝えたり推し量ったりすることです。言語以外の部分とは、表情や声のトーン、しぐさ、身振り手振りなどが挙げられます。目線や態度なども含まれるでしょう。たとえば、「元気です」と言った人の顔色が悪かったり、苦しそうな表情を浮かべていたりしたとしましょう。このとき、聞き手は「元気」という相手の言葉をそのまま受け取ることはせず、態度や様子から体調が悪いと推察します。「怒ってない」といった相手が本当は怒っているといったときも、声の調子や態度からわかることがあります。コミュニケーションにおいては、言語だけでなく非言語的手段も重要な働きをしているのです。

企業の業務ではコミュニケーションが特に重要な役割を果たす

社会に出て生活していくにあたっては、他者と関わることが必要になります。特に、会社で業務を行ううえで、上司や同僚、部下と円滑にコミュニケーションをとることはとても重要です。まめにコミュニケーションをとることを心がけていると、伝えたいことを正確に伝えることができ、相手の言いたいことを正しく捉えられるようになるでしょう。連絡事項や仕事上必要な情報もしっかりと伝わりますので、効率的に業務を進めることができます。さまざまな部署の人と密なコミュニケーションをとることで、業務上の気づきやアイディアを得られることもあるでしょう。

ビジネスにおいて求められているのは、言語コミュニケーションだけではありません。組織としての一体感を保つためには、言語による業務的な伝達だけでなく、非言語コミュニケーションを通した関わりも必要です。たとえば、プレゼンテーションをするときに、ただ機械的に話すだけでは、うまく相手にアプローチすることはできません。大きな身振りや手ぶりを交える、声のトーンを変える、熱心な表情を浮かべるといった非言語コミュニケーションによって、より説得力を増すことができます。また、相手の話を聞くときは、うなずいたりあいづちを打ったりして先を促したり、体の向きや視線をしっかり向けて傾聴していることを態度で示したりすると、相手が話しやすい状況となり、伝えたいことや聞きたいことが引き出せます。

ビジネスシーンにおいて重視されるコミュニケーション能力には、相手に自分の考えを正確に論理的に伝える力や説得する力、他者と協力して課題を解決していく力などがあります。

リモートワークではコミュニケーション不足が起きやすい

柔軟な働き方の1つとして、リモートワークが注目されています。リモートワークとは、社員がオフィスに出勤せずに自宅やコワーキングスペースといった働きやすい場所で仕事をするという働き方です。長い時間をかけて通勤する必要がないため、リモートワーク社員は時間に余裕がもてます。通勤による疲労もないため、業務に集中しやすいといったメリットもあります。また、育児や介護などが原因で通勤できなくなった社員がいても、リモートワークが可能であれば離職せずに働き続けられるでしょう。企業も社員を失わずにすむのです。

しかし、リモートワークにはデメリットもあります。その1つが、社員同士のコミュニケーション不足が起きやすいという点です。社員は、出社するとほかの社員と顔を合わせますので、挨拶や雑談、仕事の指示、打ち合わせなど、互いにコミュニケーションをとる機会がたくさんあります。ところが、リモートワークをする社員は基本的に会社に足を運ぶことがありません。オフィスにいる社員とは、インターネットや電話などを介して連絡を取りあいます。実際にほかの社員と顔を合わせて話すような機会はほとんどありません。そのため、リモートワーク社員は組織から孤立しやすい傾向があるのです。

リモートワークに取り組む社員が組織から孤立してしまうと、日常的な業務に関してもコミュニケーションをとりづらいと感じるようになる恐れがあります。その結果、必要な連絡が伝わっていなかったり、情報が共有できていなかったりなど、業務に支障が出ることもあるでしょう。

リモートワークにおけるコミュニケーションの重要性は？

社員同士がコミュニケーションをとることは、さまざまなメリットがあります。たとえば、良好な人間関係を築くことができ、お互いに信頼して業務に取り組める点です。また、仕事上の課題が見つかれば同僚や上司に相談して解決を図ることもできますし、プロジェクト全体の進捗状況を確認しながら自分の担当する仕事を進めることもできます。雑談から仕事に役立つアイディアが生まれることもあるでしょう。社員同士でのコミュニケーションは、仕事をするうえでさまざまなメリットをもたらすのです。

ところが、リモートワークに取り組む社員はこの輪から外れてしまいます。オフィスで働く社員が共有している情報が、リモートワーク社員のところには届いていないといったことが起こることもあるでしょう。プロジェクトの進行状況がわからない、仕事にいきづまっても上司や同僚に相談できないといったことも起こり得ます。疎外感を感じ、仕事への意欲を失うことも考えられるでしょう。離れて働くリモートワーク社員であっても、ほかの社員とコミュニケーションをとることが必要です。

このような問題を解消するためには、社員が円滑なコミュニケーションをとれる体制を整える必要があります。環境を構築しておけば、オフィス社員とリモートワークの社員との連携がスムーズになるでしょう。また、どのタイミングで連絡を取り合うか、報告ではどのツールを使うかといったコミュニケーションに関する取り決めも明確にしておくと、緊急時でもすぐに連絡を取ることが可能になります。リモートワーク社員に必要な連絡が届いていない、対応漏れがあるといったミスも防げるでしょう。

リモートワークをスムーズにするコミュニケーションの方法

オフィスで働く社員とリモートワークで働く社員とがスムーズにコミュニケーションをとれる環境として有効な方法のひとつが、バーチャルオフィスシステムです。バーチャルオフィスシステムとは、インターネット上の仮想空間にオフィスを創設できるシステムのことです。バーチャルオフィスでは、社員同士が文字や音声を使ってリアルタイムで連絡を取りあうことができ、まるでその場にいて一緒に働いているような感覚を得ることができます。コミュニケーションの形式は、システムによってさまざまです。たとえば、自分のアバターを操作してバーチャルオフィスにいるほかの社員に話しかけられるものもあれば、サインインしている社員がPCカメラで自動撮影されて表示され、チャット形式でやり取りするものもあります。

バーチャルオフィスシステムでは、業務連絡や必要事項の確認といった目的のはっきりしているコミュニケーションをとるだけでなく、つぶやいたり気軽に話しかけたりすることも可能です。そのため、連絡方法がメールや電話しかないような状態に比べて、はるかに気軽にコミュニケーションをとることができます。

Web会議システムやチャットツールを導入するのも1つの方法です。Web会議システムにもさまざまなものがあります。たとえば、文字によるチャットがメイン機能となっているシンプルなものもあれば、映像や音声でやり取りしたり資料を共有したりできるものもあります。バーチャルオフィスシステムのように常時ほかの社員が働いている様子がわかるものではありませんが、気軽に連絡を取り合ったり、打ち合わせをしたりすることができます。

月に1回はリモートワーク社員も出社するなど、定期的に社員が顔を合わせる機会を設けるもの良いでしょう。親睦会など、社員同士が親睦を深められる機会を設定するのも良い方法です。リモートワークで仕事をする社員も、実際にほかの社員と顔を合わせて話すことで、孤独感を払拭できるでしょう。

リモートワークを導入するなら事前の準備に力を入れて！

リモートワークを導入するのであれば、事前の準備をしっかりと行うことが大切です。これまで見てきた通り、成功させるためにはオフィス勤務の社員とリモートワークをする社員の連携が重要なポイントとなります。仕事の進め方やコミュニケーションのとり方などは、実際にリモートワークをする社員の視点も採り入れる必要があるでしょう。チャットツールやコミュニケーションシステムにはいくつか種類があり、それぞれ特徴が異なります。導入するツールや運用方法は、しっかり情報を集め、慎重に検討して決めることが大切です。自社の特性に合ったものを選びましょう。

リモートワークを導入する基本的な流れは、次の通りです。
・基本方針の決定
・社内ルールの見直し
・在宅勤務に必要なツールや環境の整備
・試行と分析
・本格導入
リモートワークを導入するにあたっては、最初に会社としての基本方針を決定することが大切です。そして、社内ルールの見直しを実施しましょう。たとえば、対象となる社員の基準やリモートワークの勤怠管理の方法、業務報告の仕方、評価制度などはあらかじめ決めておく必要があります。

次に、リモートワークを行うにあたって必要なパソコンやタブレットを用意します。チャットツールやコミュニケーションシステムも導入して、働く環境を整備しましょう。一定の体制が整ったら、試行します。事前にどれだけ準備をしていても、実際に運用すると不便な点や問題点が見つかるものです。課題点をしっかり分析して、改善に取り組みましょう。仕組みが整ってきたら、本格的な運用に移ります。

まとめ

業務を円滑に進めるためには、社員間での日常的なコミュニケーションが欠かせません。コミュニケーションをしっかりとるようにすれば、必要な情報が共有でき、業務を効率良く進めることができるでしょう。コミュニケーションの手段は、言語だけではありません。対面しているからこそ伝わる相手の表情や態度、しぐさなども重要なポイントとなります。リモートワークを導入する場合、電話やメールで連絡を取りあうという方法だけでは、コミュニケーション不足に陥る恐れがあります。リモートワーク社員が疎外感を感じ、働く意欲をなくす恐れもあるでしょう。そのため、リモートワーク導入時には多様なコミュニケーションがとれる環境を整えることが大切です。