業務を効率化するウェブ会議！2019年システム人気ランキング

円滑にコミュニケーションが取れ、より効率的な業務が可能になる「ウェブ会議」。使い方次第でコストの削減や会議中に発生する手間が省けることで注目されているシステムです。しかし、これまでウェブ会議を導入したことのない企業では、どのようなシステムを選ぶべきか、導入するには何が必要かなどがわからないのではないでしょうか。特に、コスト面や導入後の活用方法などは事前に把握しておくことが大切です。そこで今回は、ウェブ会議システムの基本的な情報やテレビ会議と異なる点、人気の高いシステムなどを紹介していきます。人気のあるウェブ会議システムに関しては、それぞれの特徴や搭載されている機能などについても解説しています。

「ウェブ会議」とはインターネットを介してやり取りできる

ウェブ会議とはインターネットによって、離れた拠点間で映像・音声のやり取りのほか、資料の共有などができるコミュニケーションツールです。以前まで使われていたウェブ会議のシステムは、大型の専用機器を使用しなければならなかったため、コストが多くかかっていました。さらに、使用場所も限定的で導入のハードルが高いものです。しかし、ブロードバンド回線が普及することにより、場所を選ばず大きな機材もなく気軽に利用できるようになっています。多彩な機能が搭載されていることにより、出張経費削減や業務効率化など豊富なメリットがあります。

また、ウェブ会議システムを利用するうえで一般的になっているのがクラウドサービスです。インターネットにつなげられるPCを持っていれば、クラウドサーバを経由してどこからでも会議ができます。さらに、タブレットやスマートフォンなど、小型の端末からでも利用できるため、出張先から急遽会議への参加を求められた場合にも対応可能です。PCや小型端末からウェブ会議を利用するときは、マイクスピーカーやウェブカメラなどの機器があればすぐに始められます。複雑な設定や準備なども必要ありません。どの機材も安価で手に入れられるため、各社員がそれぞれ所持することもできます。

また、ウェブ会議システムのメリットとしては、業務効率化やコミュニケーションの活性化などが挙げられます。出張先からすぐに会議へ参加できるため、会議室や特定の場所へ移動する時間が削減可能です。ほかの業務へ移動時間を充てられるので、業務効率化や生産性向上などの効果に期待できます。さらに、電話やメールと違い、相手の表情を見ながら話ができるようになります。相手の感情が読み取りやすくなるので、より円滑なコミュニケーションが可能です。

ウェブ会議とテレビ会議にはどのような違いがあるのか？

ウェブ会議とテレビ会議は、必要な機材や利用シーンなどに違いがあります。まず、大人数で会議を行う際のカメラに関して、ウェブ会議の場合は小さいレンズの固定カメラを使用するため、写せる人数が限定されて、一般的には一つのカメラで一人が映ります。一方で、テレビ会議ではサイズの大きなレンズを搭載した専用のカメラを使い、リモコンなどで操作できるので、その場にいる大人数を写すことが可能です。そして、使用するマイクと音響処理にも違いがあります。1名が参加するウェブ会議ではイヤホンやマイクのみを使用し、グループで参加するときはエコーキャンセラ内蔵のマイクスピーカなどを使います。テレビ会議の場合、会議参加者が多く全員に話の内容が聞こえるよう環境を作らなければならないため、感度の良いマイクや会議用のハードウェアなどでエコー・ノイズを除去する処理技術が必要です。

また、利用する場所に関する違いとして、ウェブ会議の場合は各社員の自席やミーティングスペースから参加できます。テレビ会議では各拠点ごとの会議室へ参加者全員が集まり、その様子をテレビ画面を通してつなぐ必要があります。会議室の使用状況によっては、すぐに会議を開けない可能性もあるのがテレビ会議です。他にも、資料共有やメッセージ発信の方法などもそれぞれ違いがあります。ウェブ会議で資料共有を行う際は、専用のアプリケーションにより双方向から資料・データの書き換えが可能です。テレビ会議ではどちらか一方のPCデータを見ながら会議を行います。

そして、メッセージ発信に関しては、ウェブ会議を利用すると各社員がPCで受信できるので、複数の人へメッセージが届きます。テレビ会議の場合は、各社員へ見てもらおうとすると、多くのテレビ会議用の端末を用意してメッセージを発信しなければなりません。使い方次第でどちらの方法で会議を行うか選ぶ必要があります。

ウェブ会議人気ランキング1：Fresh Voice

Fresh Voiceは8年連続でシェアNo.1であり、国内導入実績は4000社以上となっています。高画質・高品質でありながら低コストで利用できることが魅力のウェブ会議システムです。操作画面はシンプルな作りになっており、誰でも簡単に操作が行えるようになっています。PC操作が苦手な人でも使いこなせることも人気なポイントです。また、PC以外にもiPhoneやiPadに対応しており、どこにいても会議に参加することができます。さらに、最大200拠点から同時接続可能なので、複数の社員が同時に利用可能です。製品ラインナップはASP（クラウド）タイプとオンプレミス（サーバー）タイプの2種類が提供されています。

ASPタイプは他拠点ウェブ会議システムの導入ができ、オンプレミスタイプは省庁や銀行などセキュリティ面における安全性が必要とされる環境に導入しやすいことが特徴です。また、機能面に関しても充実しています。具体的には、会議中の録音や地図機能、ファイルの共有などです。録音機能に関しては、会議の議事録としてウェブ会議中の会話を全て録音・録画することができます。そして、地図機能はiPhoneやiPadで会議に参加している社員がどこにいるのかを確認可能です。出張先にいる社員の居場所を参加者全員が把握できます。ファイル共有はエクセルやワードなどのファイルを参加者全員で共有できるようになっています。さらに、参加者同士のデスクトップを共有し、リモートによる操作も可能です。

他にも、Fresh Voiceはサポート体制も充実しているので、ウェブ会議を行う環境や使用する機器などに問題が生じた場合においても、すぐに対応してもらえます。スムーズに会議を進めたいときに適切なサポートが受けられるため、安心感があります。

ウェブ会議人気ランキング2：mieruka Cloud

mieruka Cloudはセキュリティの高さや自由度の高いインターフェースなどが人気のウェブ会議システムです。どこにいても簡単に利用可能で、同時接続数による料金設定がなされ、登録人数などに制限がありません。そのため、ウェブ会議を高い頻度と大人数で行う企業に適しています。さらに、初期費用は無料で最低利用期間は1カ月です。どのウェブ会議システムを利用すべきか迷っている企業の場合、試験的に導入することができます。また、mieruka Cloudは各社のニーズに合わせてカスタマイズが可能です。

すべてのデバイスに対応し、必要な新機能の追加やインターフェースのデザインなど、ニーズに応じて柔軟に対応してもらえます。複雑な機能が苦手な場合や、必要な機能が少ない企業はよりローコストでウェブ会議システムを導入できます。また、セキュリティ対策も万全で、拠点間でやり取りする映像・音声データなどは強力なプロトコルのSSLで暗号化されるため、安心して会議を開くことが可能です。他にも、機能面に関してはライブ配信や一時招待機能など多岐にわたります。ライブ配信機能では大人数の会議参加者がライブ映像を視聴できます。社内研修や社長からのメッセージなどに活用できる機能です。

一時招待機能を利用すると、アカウントを持たない社外の人もウェブ会議に参加してもらえます。社外の取引先や事業関係者などであっても、招待メールを送るだけで会議に参加可能です。また、サポート面に関しては、導入後1カ月間でウェブ会議を使用しなかった場合、これまでに支払った費用を全額返金してもらえます。初めてウェブ会議システムを導入する企業でも、安心して始めることができます。

ウェブ会議人気ランキング3：Calling Meeting

Calling Meetingの大きな特徴はアプリをインストールすることなく利用できることです。ブラウザ上のみで会議を開始できるため、会議室の手配や移動にかかるコストなどが発生しません。さらに、チャットやチャットボイス機能、資料・ホワイトボードの共有、トークスクリプト機能なども搭載されています。チャット機能では、複数のチャットツールを一元管理できるため、Calling Meetingのみで幅広いコミュニケーションが可能となります。特に、チャット自動応答機能を活用すると、顧客への対応をより早く行うことも可能です。業務効率化にもつながり、生産性と顧客満足度上昇も実現できます。

資料・ホワイトボードの共有機能は参加者同士でPDFファイルを共有できるほか、資料・フォルダの管理や画面共有などが可能です。そして、マーカーやペンツールで記載した内容も資料画面として共有できるようになっています。トークスクリプト機能を利用すると、ウェブ会議でプレゼンする際のトークスクリプトを自分だけに表示できます。ほかの参加者と共有することがないため、個人的なメモ帳の感覚でプレゼンの進行内容などを保持可能です。

また、会議に必要な議事録の記録・共有機能も搭載されています。会議中のメモを共有・ダウンロードしたり、会議内容をその場で記録・管理できます。さらに、会議終了後のアンケートを参加者全員に表示し、フィードバックを受けることも可能です。

ウェブ会議人気ランキング4：Chime Meetings

Chime Meetingsはソフトウェアのインストールや専用アカウントの発行などをせずに利用できることが特徴となっています。ブラウザのみで利用でき操作性もシンプルです。複雑な設定なども必要ないため、簡単に利用できるウェブコミュニケーションツールとして人気があります。また、これまでに利用していたビデオ会議端末やSIP端末とも接続できます。すでに持っている機器を無駄にしないので、余計なコストも発生しません。各端末へ接続する際の事前検証もなく、無償版も用意されています。さらに、イントラネット内のポータルやワークグループといったサービスとも連携できるため、組織間の壁を意識することなくウェブ会議が可能です。

他にも、ウェブ会議に必要な音声・テキストチャットや資料の共有といった機能はもちろん、主要なPC向けのブラウザが全てサポートされています。サポートされている範囲が広いことで、社内以外の顧客・関係者とも接続可能です。その都度、システムの設定を変更することや、アプリケーションをダウンロードするなどの手間がかかりません。セキュリティ面に関しては、ウェブ会議に使用する通信は全てHTTPSで、SSL/TLSプロトコルによって暗号化されているため、安全性は確保されています。ウェブ会議中のセキュリティリスクに不安がある企業でも安心して利用できるシステムです。

ウェブ会議人気ランキング5：Googleハングアウト

GoogleハングアウトはGoogleが提供しているコミュニケーションツールの1つです。Googleのアカウントを持っている人であれば、誰でもウェブ会議に参加できるようになっています。また、Lineのようなチャットやビデオ通話などが利用できるため、ウェブ会議にも利用できます。1対1の会話はもちろん、最大15人まで無料で共有可能なので、少人数での会議が多い企業などはローコストで利用できるツールとなっています。PCだけでなくスマートフォンでも利用可能で、androidやiPhoneなどの端末を使って会議に参加可能です。

また、会議に参加者を招待する際は、リンクを共有するだけなので、難しい設定や接続の検証なども必要ありません。チームメンバーやクライアントなどが専用のプラグイン・アカウントを持っていなくても利用できるので、手軽に利用できるというのがメリットです。さらに、ウェブ会議中に通信遅延などを起こして映像が止まるなどのトラブルが起きないような参加者管理機能を搭載しているので、複数人が同時に参加してもスムーズな会議ができます。他にも、外出先で会議に参加できるよう、スマートフォン向けの専用アプリも配信されています。

カレンダーで会議の予定や重要な情報がある場合、タップするだけで会議にすぐ参加可能です。Wi-Fiなどの通信環境がない場所であっても、ゲストが会議に参加できるようになっています。

まとめ

ウェブ会議を導入することで、社内コミュニケーションは一気に広範囲まで拡げられます。ウェブ会議を利用すると、場所や環境を選ばず誰でもすぐに参加できるため、余計なコストや時間をかける必要がありません。導入する際は、自社の特徴やどのような機能が必要なのかを整理して、よりマッチしたシステムを選ぶようにしましょう。よりスムーズなビジネスコミュニケーションを実現するため、ウェブ会議システム選びは慎重に行うことが大切です。