使いやすい！在宅勤務に利用できる便利な管理ツールまとめ

在宅勤務における課題の1つに、コミュニケーション不足が挙げられます。オフィス勤務の場合、仕事上のコミュニケーションがとりたいときは、その人のデスクに行ったり会議室に集まったりすることで、迅速なコミュニケーションが可能です。しかし、在宅勤務だと電話やメールで代用することになり、タイムロスやすれ違いが生じるリスクが高くなります。また、情報量の不足というケースもあるでしょう。この課題を解決するために有効なのが、管理ツールです。1つの管理ツールに頼るのではなく、目的に応じて複数のツールを使い分けることで、在宅勤務の生産性をより高めることができます。そこでこの記事では、業務の伝達から勤怠状況まで可能な管理ツールをまとめてみました。

在宅勤務導入の前に考えておきたい問題点やルールとは？

在宅勤務を導入するにあたり、大切なのは事前に問題点やルールについて知り、準備しておくことです。例えば、労働時間の管理方法について決めておく必要があります。業務の開始や終業の確認方法としては、電話やメールで直接会社に連絡をするだけでなく、勤怠管理ツールを活用して管理する方法も挙げられます。また、在席管理も行うことで、きちんと業務に取り組んでいるのかという会社側の不安を軽減することが可能です。在席確認の方法としては、パソコンのカメラ機能による確認や、電話やメールでの着席及び離籍の連絡などがあります。

また、労働時間や休憩時間についても決めておかなくてはなりません。在宅勤務の場合、作業の途中に家事をしたり手を休めたりしているかもしれないので、休憩や休日もみなしとして取り扱っていいと思うかもしれません。しかし、みなし労働時間制を適用しても、休憩や休日はきちんと付与しなくてはならないのです。そのため、原則週に1回以上の休日と、45分以上もしくは60分以上の休憩を与えることが労働基準法で定められています。また、深夜作業については、午後10時～午前5時までに作業した場合、深夜割増賃金を支払うことも定められています。

こういったルールを踏まえ、労働基準監督署では、在宅勤務に関する取り決めを就業規則などに明記することを推奨しています。その際、休憩時間を定め、その時間に休憩をとることを徹底するよう示しましょう。また、特別な場合を除いて深夜作業や休日勤務をしてはいけないことを規定することで、具体的指揮監督下で休日労働や深夜労働を行わせることが可能です。

さらに、どのような業務を在宅勤務の対象とするのかを選定しなくてはなりません。業務の選定は、所要時間や使用書類、使用するシステムやツール、セキュリティ、コミュニケーションの必要頻度などの項目をもとに行います。例えば、入力作業やデータの修正及び加工、企画、資料作成といった業務は、現状のまま在宅勤務で行える作業に該当します。紙媒体の帳票を扱う業務や、打ち合わせ、社外との調整といった業務は、資料やコミュニケーション環境を電子化することで、在宅でも行える作業です。一方、オペレーション業務のように物理的な操作が必要なものについては、在宅勤務でできる作業の対象外となります。

そのほか、震災など災害時の対応や、業務伝達を行う方法、在宅勤務の利用条件など、なるべく具体的に細かくルールを決め、明示したうえで導入することが大切です。

在宅勤務の管理ツール1「どこでも確認しやすいチャットワーク」

ビジネスに特化したチャットツールの「チャットワーク」は、約14万7000社が導入しているツールです。チャットワークの主な機能は、グループチャットやファイル共有、ビデオ通話、音声通話、タスク管理です。これらの機能を活用すれば、パソコンはもちろん、スマホやタブレットなどさまざまなデバイスで気軽に正確な情報伝達を素早く行うことができます。また、ビデオ通話を使えば、場所を問わず会議に参加でき、移動時間の短縮にもつながります。グループ同士でやりとりすれば、部署を横断してオンラインで連携することができ、会議の削減が可能です。さらに、タスク管理機能を使えば、業務の依頼や管理を正確にできるため、自宅で働く場合でもやり忘れを防げます。

チャットワークの魅力は、操作が簡単でわかりやすい点です。ログインするとすぐにチャット画面になるため、メッセージの確認がスムーズです。ファイルをアップロードしたいときには、ドラッグとドロップだけでファイルの添付が完了します。また、アイコンを見ればどのような機能なのかがわかりやすいため、ツールに慣れていない人でも作業効率が落ちる心配がありません。無料版と有料版があり、無料版だとグループチャットやビデオ通話のストレージと人数に制限がかかります。有料版にすると、月額に応じてユーザー管理やモバイル版アプリでの音声通話、社外ユーザー制限などの機能が追加されます。

在宅勤務の管理ツール2「情報管理がしやすいStock」

Stockは主に、タスク管理とチームの情報ストックを行うためのシンプルで使いやすいチャットツールです。株式会社リンクライブが運営しており、ITの専門知識がなくても気軽に導入できるのが大きな特徴です。Stockでできるのは、チームのタスク管理とチームの情報ストックです。従来のチャットツールだと、情報が流れてしまいます。しかし、Stockだとノート形式でまとめて情報を残すことができます。テキストだけでなく、画像の投稿も可能で、必要な画像をプレビューで確認することが可能です。ノートは自動保存され、フォルダを使って情報を整理することもできます。

また、ノートにはチャット機能が付随しており、ノート内にあるアイコンからすぐにチャットを始められます。そのため、ノートへのフィードバックをその場で行うことができ、他のやりとりに混じって情報がバラバラになる心配もありません。ノートごとにタスク管理機能が搭載されているので、わざわざToDo管理用のツールを使う必要もなくなります。これらのほかに、メールをStock上のフォルダに自動転送したり、削除したデータを30日間管理することで誤削除のリスクを防いだりといった機能も搭載されています。利用に関する質問があれば、1営業日以内に返信がもらえるため、ツール初心者でも安心です。

在宅勤務の管理ツール3「クリエイティブ系ならSlack」

Slackは2013年にアメリカでリリースされ、世界で50万以上の組織が利用している人気のビジネス向けツールです。Slackでできるのは、LINEのようなダイレクトメッセージやグループチャット、マルチデバイス、ファイル共有、一括検索の5つです。一見珍しくない機能が並んでいますが、1日のアクティブユーザーは800万人以上と高い人気を誇ります。その理由としてあげられるのが、チームでも個人でもリアルタイムでコミュニケーションがとれることや、デバイスを選ばず使えることなどが挙げられます。さらに、やりとりの中で後から必要になるものを保存し、簡単に検索できたり、あらゆる種類のファイルを手軽に共有できたりする点も、魅力の1つといえるでしょう。オリジナルの絵文字を作るなど、自由にカスタマイズしたり、他のサービスと連携することで仕事を効率化したりといった機能も兼ね備えています。

Slackを使えば、未読メールがたまることなく、気軽に部署内やチームでコミュニケーションがとれます。また、ドラッグとドロップでどんな種類のファイルも一瞬で共有でき、Slack上でのコピー＆ペーストも可能です。画像はサムネイルで表示されるため、毎回ダウンロードして確認する必要もありません。誰でも好きなメンバーとチャットルームを作れるので、事業部ごとにチャットルームを作るなどすれば、チームの会話が一カ所ででき、チームワークにも便利です。タスク管理やカレンダー、ファイル共有など連携できるアプリが充実しているため、活用することで業務全体の生産性向上が見込めます。音声通話やビデオ通話も可能です。

在宅勤務の管理ツール4「クラウドで保存できるDropbox」

Dropboxをインストールすると、専用のフォルダができます。そのフォルダにデータを保存すれば、オンラインにも自動的に保存されるという仕組みです。ビジネス版である「DropboxBusiness」を使えば、アクセス制限やユーザーの権限管理、データの遠隔削除などが可能です。一般的なオンラインストレージサービスとは異なり、アップロードするために毎回ログインする必要がありません。パソコンが壊れてしまっても、Web上にデータが保存されているため安心です。また、間違えて上書きしたり削除したりした場合でも、30日間分のバージョン履歴が保存されているため復元ができます。

Dropboxでは共有フォルダの作成も可能です。共有フォルダを使えば、チーム全員が最新のファイルにアクセスでき、自宅でチームの人と一緒に資料作成をすることもできるのです。ファイルの変更や新規作成をしたものは、サーバーに自動でアップロードされ、ほかのパソコンを立ち上げたときに自動でファイルが更新され、データや情報を共有しやすいツールといえます。また、セキュリティも高く、チームワークに適したツールです。

在宅勤務の管理ツール5「初心者も操作しやすいTrello」

Trelloは、タスク管理をするためのツールです。ボードと呼ばれる場所に、カードと呼ばれるタスクを貼り付け、できたものから剥がしてリストへと移動させます。そうすることで、やるべき作業がすぐにわかり、タスク管理に役立つのです。付箋紙にタスクを書き込み、ホワイトボードなどに貼っていくような感覚で利用できます。ボードは複数作成することができ、他のユーザーとの共有も可能です。そのため、チームでプロジェクトの進捗状況を共有することができるのです。パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットからもアプリを利用してタスク管理することができます。

ボードにカードを張り付ける作業は、直感的な操作であるため初心者でも使いやすいツールといえます。パッと見て一瞬で完了していないタスクがわかり、ボード表示がリアルタイムなので連帯感を図れるのも特徴の1つです。リストをメンバー名にすれば、誰がどれだけの仕事を抱えているかがすぐにわかります。そのため、現時点の仕事量に応じた新たな仕事の割り振りが可能となり、生産性を高めることができるのです。また、タスク管理だけでなく、ブレインストーミングのツールとして活用するなど、工夫しだいで使い方が広がります。

在宅勤務の管理ツール6「作業の管理がしやすいBacklog」

Backlogは、プロジェクトを管理するためのツールです。300種類以上ものキャラクターアイコンがあり、楽しみながらコミュニケーションがとれます。社内のメンバーや代理店担当者、取引先の担当者と、プロジェクトの進捗状況や作業状況についてコメントを送り合うことが可能です。そのため、進捗管理に役立つツールだといえるでしょう。また、課題に関するコメントや更新内容をメール通知する機能があるため、連絡漏れを防ぐことができます。プロジェクト計画はガントチャートで可視化されるため、メンバーの進捗が個別で把握でき、サポートにも役立ちます。

チームメンバーの作業を一カ所にまとめることができるため、担当者が明確化し、作業の優先順位を話し合って細分化することも可能です。カジュアルにコミュニケーションをとりながら、プロジェクト管理ができるツールです。

在宅勤務の管理ツール7「どこでも確認しやすいトークノート」

Talknoteは、コミュニケーションの活性化を目的としたツールです。グループ機能を使って情報伝達網を強化したり、タスク管理をしたりするのに加え、トーク履歴から健康状態や退職意向の可能性などを抽出し、通知してくれる機能が搭載されています。Talknoteを使ったコミュニケーションは、グループ機能かメッセージ機能、タスク機能のいずれかです。グループ機能だと、伝えたい相手を選び、伝えたい情報だけを共有できます。メッセージ機能だと、チャット形式で気軽にやりとりすることができます。タスク機能では、業務そのものの管理が可能です。

また、人工知能が社員のやりとりからモチベーション量とコミュニケーション量を分析し、グラフ化して提示してくれます。また、オーバーワーク検知といって、Talknoteへのアクセス時間をもとに分析をし、勤務時間が長時間化していないか調べることが可能です。そのため、社員の変化にもいち早く気付き、対応できるのです。メールやメッセージ機能などの機能がひとまとめになっており、操作性に優れているので操作に戸惑う心配もありません。また、情報をまとめて確認できるので、情報網の強化にも役立つでしょう。

まとめ

在宅勤務は、勤怠状況の管理や従業員とのコミュニケーションツールが簡単で楽しめるものであることが、成功のポイントとなります。管理が大変というイメージがあるかもしれませんが、ツールを上手く活用することで、気軽に導入することができます。まずは、誰もが使えて楽しめ、業務管理ができるツールを導入してみましょう。こちらのメルマガ登録をすれば、ほかにも便利な情報が届きます。