在宅ワークでの難関！？時間管理の方法について徹底解説！

在宅ワークという働き方は、企業と社員の双方にメリットがあります。しかし、企業が在宅ワーク制度を採用するに当たっては、在宅勤務者の労働時間をどう管理するかということが問題となりがちです。オフィス勤務の場合は、社員の労働時間を管理することはそれほど難しくありません。一方、自宅で仕事をする場合は、何時から何時まで働き、休憩を何分とったかを正確に把握することは容易ではないでしょう。在宅ワークをしている社員のなかには介護や育児と仕事と両立している人もおり、仕事を中断することがしばしばあります。この時間も、きちんと管理する必要があります。ここでは、在宅ワークをしている社員の労働時間を管理する方法について、徹底解説していきます。

まずはここから押さえておこう！在宅ワークの定義とは？

インターネットをはじめとするネットワークインフラの発達や社会意識の変化により、リモートワークなどの柔軟な働き方が広まりつつあります。リモートとは、遠隔を意味する言葉です。リモートワークとは、在籍する会社には出勤せずに、カフェやコワーキングスペースなど会社から離れた好きな場所で働く勤務形態を意味します。リモートワークのなかでも、特に自宅で働く勤務形態は在宅ワークと呼ばれることが多いです。ただし、在宅ワークは法律で規定された厳密な定義などはありません。在宅勤務やテレワークなどの呼称が用いられることもあります。
2019年4月現在、在宅ワークを行う労働者について、労働条件などを規定している法律は特にありません。しかし、原則として、会社で働く社員と同じように労働基準法に基づいた働き方が求められます。

企業が在宅ワークを取り入れることで得るメリットは多い！

企業が在宅ワーク制度を取り入れることで得られるメリットには、さまざまなものがあります。たとえば、自宅で働ける制度があることで、妊娠や出産、育児や介護などの理由から通勤が難しくなった社員でも辞めずに働き続けられることが挙げられるでしょう。企業にとっては優秀な人材を手放さずに済むという大きなメリットがあります。

有能な人材を採用する機会が拡大することも、メリットでしょう。地方の中小企業では、求人をかけても応募が少なく、なかなか期待できる人材を採用できないことがあるものです。しかし、在宅ワークなら出社する必要がないため、全国規模で求人をかけられます。企業からスカウトに行くこともできるでしょう。結果として、地方には少ないスペシャリストや優秀で経験豊富なマネージャー、リーダーを採用する機会の増大が見込めるのです。2018年版中小企業白書によると、地方にある中小企業の多くは深刻な人手不足に陥っています。在宅ワーク制度は、人手不足を解消する一助となることも期待できるでしょう。

在宅ワーク制度の採用は企業イメージのアップにも結びつきます。在宅ワーク制度は、資生堂や日本航空、リクルートホールディングスなどをはじめとする大企業では導入が進んでいます。しかし、中小企業はまだまだ動きが遅いのが実情です。これは、国土交通省による「平成29年度のテレワーク人口実態調査」の「企業規模別のテレワーク制度の導入割合」を見ても明らかです。導入割合がもっとも高いのは1000人以上の従業員を抱える大企業で、企業規模が小さくなるほど割合が下がっています。

そのなかで在宅ワーク制度を取り入れることで、「先進的な取り組みを採用している企業」「従業員を大切にしている企業」といった好印象を与えることができるでしょう。企業イメージが良くなれば、扱う商品やサービスの売上が増加したり、求人の応募者が増えたりすることも期待できます。

さらに、業務効率の向上も期待できます。自宅で仕事ができれば、社員は通勤する必要がありません。通勤に費やしていた時間を自由に使うことができ、通勤による疲れがないために、業務に集中しやすくなります。その結果として効率が上がるのです。「平成29年度のテレワーク人口実態調査」の「テレワークの実施効果」でも、導入企業の在宅勤務者の実に46.3％が「業務効率が上がった」と回答しています。社員の満足度が向上することで、離職率の低下にもつながるでしょう。

社員の働き方や成果に対する評価の可視化や制度設計、導入を行うことで、古い体質の企業を一新して生まれ変わらせる機会にもつながります。

企業が在宅ワークを採用する際にはデメリットもある！？

在宅ワーク制度の採用は、企業にとってメリットばかりではありません。いくつかのデメリットもあります。たとえば、職種によっては在宅ワークを取り入れにくい場合があることが挙げられるでしょう。経理や一般事務などのデスクワークであれば、在宅ワークにしてもあまり不都合はありません。しかし、接客や生産など現場に関わるスタッフであれば、難しいでしょう。在宅ワークが可能な社員と不可能な社員がいる場合は、不公平感をどう解消していくかがポイントとなります。

在宅ワークでは、オンラインにつないで行う作業が中心です。パソコンがウィルス感染しないように、セキュリティを強化する必要があります。もちろん、パソコンだけでなく在宅勤務者が仕事に使用するスマートフォンやタブレットがあれば、そちらもしっかりセキュリティ管理をすることが必要です。また、在宅ワークをするということは、仕事の資料を社外に持ち出すことになります。なかには機密書類もあるでしょう。情報漏洩が起こるリスクがありますので、それに対する適切な対策を講じることも必要です。

会社に行かず自宅にこもって仕事をするという特性から、社員同士がコミュニケーション不足に陥りやすいこともデメリットといえるでしょう。会社にいれば上司や同僚と顔を合わせますので、意思の疎通は比較的簡単です。情報の共有も容易でしょう。しかし、在宅ワークでは、ひとりで黙々と仕事をこなし、社員とのコミュニケーションはチャットツールやメール、電話などを使って行います。確認しなければならない事項があればその都度ツールを使って連絡を取る必要があり、すぐにレスポンスが返ってくるとも限りません。そのため、コミュニケーション不足になりやすいのです。必要な連絡が届いていないなど、情報共有がうまくいかないこともあるでしょう。

在宅ワークを採用する際に大きなネックとなるのが、社員の勤務時間の管理が難しいということです。管理者の目が届かないため、社員が実際に働いている時間を正確に把握することはなかなか困難です。自宅という環境から私用でしばしば中座せざるを得ないこともあり、そのあたりの処理をどうするかも悩ましいところでしょう。

企業が在宅ワークを採用する上で時間管理が難しい理由とは？

会社で仕事をする場合は、自宅からの移動時間があり、環境も大きく変わります。そのため、プライベートから仕事へと気持ちを切り替えることは比較的容易です。しかし、在宅ワークは自宅が職場となりますので、実質的な切り替えが難しく、仕事とプライベートの境界線を引きづらい側面があります。たとえば、仕事に専念していても、私用の電話がかかってくるときもあれば個人的な客が訪ねてくることもあるでしょう。

また、育児や介護が理由で在宅で仕事をしている場合は、お世話をするために仕事の中断を余儀なくされることも多いです。家事をするために、いったん仕事から離れることもあるでしょう。このような状況から、在宅ワークではまとまった時間で仕事をするのが難しいです。そのため、仕事をしている本人でさえ、実際に働いている時間を正確に把握できないといったことも珍しくありません。

在宅ワークを採用する場合の時間管理でのチェックポイント

企業に雇用されている在宅勤務者は、オフィス勤務の社員と同様に労働基準法が適用されます。法律に定められた決まりを守り、適切に労務管理を行いましょう。在宅ワーク制度を導入するのであれば、まずはそこを理解しておくことが大切です。労働基準法では、次のような労働時間の規制があります。

・原則として週に1日以上の休日を付与すること（労働基準法35条）
・1週40時間かつ1日8時間を超えて労働させないこと（労働基準法32条）※超えた分は残業となる
・勤務が6時間以上なら45分以上、8時間以上なら60分以上の休憩時間を付与すること（労働基準法34条）

これらの決まりを守って管理できるように、最初に確認しておくと安心でしょう。在宅勤務者のなかには、自宅で仕事をしているからといって静かになれる夜中に仕事をしたり、職場の上司や同僚を気にして遅くまで働いたりする人がいるかもしれません。また、休憩をとらずに仕事を続ける人もいるでしょう。わかった時点で、必要に応じて指導を行う必要があります。

在宅ワークでの時間管理の方法1：ITツールを導入する

在宅ワークを採用している企業では、社員の労働時間を管理するためのITツールを導入していることが多いです。ITツールには多くの種類があり、それぞれ特徴が異なります。合っているものを活用することで労働時間の管理がしやすくなるでしょう。たとえば、クラウド上で勤怠管理を行うシステムを活用している企業は多いです。これは、パソコンやスマートフォン、タブレットなどから打刻でき、データはクラウド上に保管するというシステムです。データは自動的に集計されますので、手間がかかりません。在宅勤務者が仕事を始めるときや終わるとき、休憩に入るときなどに打刻してもらえば、労働時間を管理しやすいでしょう。

ほかにも、パソコンのON/OFFと連動させることで勤務時間が記録できるシステムなどもあります。在宅ワークの多くはパソコンを使った仕事ですので、パソコンとの連動システムは在宅勤務者の労働時間の管理に向いているでしょう。また、パソコンから離れるときに「離席」ボタンを押すと、戻ってきて「着席」ボタンを押すまで働いていない時間として換算するソフトもあります。育児や介護などのプライベートな理由で仕事から離れるとき、短時間で戻ってくるつもりであれば、わざわざパソコンの電源を落とさないでしょう。離席ボタンのシステムがあれば、短時間の中座を記録でき、作業時間をかなり正確に把握できます。

そのほか、一定時間パソコンの操作が行われないときは働いていない時間として自動的に換算するソフトもあります。このように、勤怠管理ができるITツールにはさまざまなものがあり、紙の出勤簿やタイムレコーダーによる打刻に比べて作業工程や導入費用が少なくて済むことが多いです。ツールによって特徴が異なりますので、よく比較検討して合うものを選びましょう。

在宅ワークでの時間管理の方法2：みなし労働時間制を導入する

在宅勤務者の時間を管理するなら、「みなし労働時間制」を導入するのも良いでしょう。通常、労働時間とは、社員が実際に働いた時間を指します。経営者は、打刻されたタイムカードや勤怠管理システムのデータなどから、労働者の正確な労働時間を把握するよう努めなければなりません。この通常の労働時間のほかに、あらかじめ所定の労働時間を決め、その時間分を働いたものとみなす働き方があります。これが「みなし労働時間制」です。育児や介護との両立で仕事が中断することが多く、まとまった時間の労働が難しいときなどに有効な方法です。

みなし時間労働制では、労働者が実際に働いた時間は関係ありません。たとえば、みなし労働時間が7時間30分であれば、実際に働いた時間が6時間でも8時間でも労働時間は7時間30分です。企業はそれに見合った報酬を支払う必要があります。ただし、みなし労働時間が実態と乖離していては問題です。みなし労働時間制を適用するのであれば、在宅勤務者の状況をよく知って適正に運用しましょう。

みなし労働時間は、年や月単位ではなく、1日単位であてはめます。たとえば、「4月15日の業務は1日7時間30分の労働としたものとみなす」「4月16日は1日7時間労働したものとみなす」といった形です。なお、みなし労働時間を適用する場合も、休憩時間や休日は労働基準法に則って付与する必要がありますので、注意しましょう。

まとめ

在宅ワーク制度の採用は、優秀な人材が育児や介護と両立しながら働き続けられる、有能な人材を採用するチャンスが拡大する、社員のワークライフバランスが向上することで離職率が低下するなど、さまざまなメリットがあります。企業イメージの向上にもつながるでしょう。制度を採用するにあたってネックとなるのは、在宅勤務者の労働時間をどう管理するかということです。管理するには、ITツールを活用する、みなし労働時間制を取り入れるといった方法があり、ITツールにはさまざまな種類があります。企業によって導入しやすい管理方法は異なりますので、業種や在宅ワークの仕事内容をよく考慮し、最適な方法を選ぶことが大切です。