勤怠管理を規定した法律とは？知っておくべき労働基準法

過労死に代表される労働問題を背景に、企業の労務管理に対する関心が高まっています。過剰な労働時間や不適切な賃金の問題は、企業の内外で信用を失わせるものです。そのため、企業で勤怠管理が適切に行われているか不安に感じる経営者も少なくありません。

厚生労働省により平成29年1月20日に策定された『労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン』中では、労働時間の適切な管理は、使用者の「責務」であるとしています。特に労務管理の中心となる勤怠管理は、その責務を果たすためにも、法律に基づき適切に行われることが必要です。勤怠管理の必要性や、勤怠管理で押さえておくべき労働基準法のポイントについて解説します。

勤怠管理とは？労働時間や休憩時間などを適正に把握すること

勤怠管理とは、企業や事業所等の使用者が従業員の就業状況を適正に把握することを言います。就業状況が指す内容は出勤や欠勤だけでなく、始業時間や終業時間が守られているか、有給休暇は使われているか、休憩時間は休憩できているかも含まれます。

勤怠管理では、タイムカードやICカードといった勤怠管理システムを活用して、始業から終業までを記録したり、時間外労働になる時間、有給休暇取得状況などの記録を日々行います。そして、記録するだけでなく、法律に違反しているところがないか定期的にチェックし是正していくことが大切です。勤怠管理は法律で定められた労働時間を守らせるだけでなく、給与計算にも関わる大事な業務です。

勤怠管理というのは、使用者に与えられた責任かつ義務でもあります。そのため、使用者は従業員の勤怠管理を正しく行うために最善を尽くす必要があります。もしも不適切な管理状況が発覚した場合は、指導や罰則の対象になるため注意が必要です。

勤怠管理の法的意義は労働者を保護することと企業を保護すること

勤怠管理に関し、労働基準法などの法律や厚生労働省や労働基準監督署などのガイドラインでは、大きく2つの観点からその法的意義を説明しています。

1つは「従業員の健康のために労働時間の上限を規制する」というものです。過剰な労働時間は従業員の健康を蝕み、さまざまな労働災害の原因になります。運輸業では長い労働時間で十分な睡眠が取れないために居眠り運転による事故が危惧されますし、高所作業を行う仕事では睡眠不足などの体調不良は大きな事故が生じるリスクが高くなるため危険です。労働時間が長くなることで、鬱病等のメンタルヘルスの問題も発生しやすくなります。こうした労働災害を起こさないためにも、労働時間の上限規制を守ることが重要なのです。

2つ目の観点は、「さまざまな労使トラブルから企業を守る」というものです。勤怠管理は従業員のために行われるばかりではなく、企業のためにも行われています。勤怠管理は給与計算と密接な関係があるため、敏感な反応を見せる従業員も多いです。労使のトラブルは関係する従業員のモチベーションを低下させ、企業全体の士気の低下をもたらしかねません。客観的な記録に基づいた適切な勤怠管理は、使用者と従業員の双方に納得感を与え、労使トラブルの発生を未然に防ぐためにも大切なのです。

このように、勤怠管理の法的意義は労働者と企業の双方を保護することにあります。勤怠管理の法的な意義を、労働者も使用者も認識することが適切な勤怠管理のために必要です。

勤怠管理は労働基準法で定められている企業が守るべき義務

勤怠管理は、労働基準法で定められた企業が果たすべき義務です。また、平成13年4月(基発第339号)の通達では、「企業は従業員の勤務日ごとの始業と終業の時間を把握し、これを正しく記録しなければならない」としています。

企業は従業員の労働時間を正確に管理する義務がありますが、労働時間を把握するだけでなく、法令で定められている形に近づけていく努力が必要となります。また、定められた期間の間、勤怠状況の記録を保管しておくことも必要です。

労働基準法は事業者や労働者が守るべき法律で、時間外労働や休日労働、深夜労働に関する規定も定められています。割増賃金が適用されるこれらの労働ですが、勤怠状況の記録は割増賃金計算の根拠として重要です。企業側は出勤日や、始業、終業の時間だけでなく、その労働時間を一日、週、月、年の単位で正しく把握し、適切に管理しなければなりません。

労働基準法で定められている労働時間は1週間40時間1日8時間

労働基準法の第32条では「1週間に40時間、1日8時間」が労働時間の基本的な上限となっており、これを法定労働時間と言います。法定労働時間以上の労働が必要になった場合には、労働基準法第36条に基づいて労働者の代表者と協定を締結することや、労働基準監督署に届出を行うことが必要です。労使協定や労働基準監督署への届出は、使用者が従業員を不当に扱うことがないよう監視する意味があります。

法定労働時間とは別に、事業所で定める所定労働時間があります。所定労働時間は事業所で定めることはできますが、法定労働時間で定められている上限を超えた労働時間を設定することは基本的にできません。週に50時間の労働や、1日9時間の労働を所定労働時間として定めた場合は上限を超えているため無効扱いです。

もしも、従業員の過労死や過労自殺等があった場合、企業の労務管理に過失があると見られれば、労働基準法に従って事業者は損害賠償等の支払責任を負うことになります。労働災害認定では、時間外労働が毎月80時間を超えると過労死との因果関係を認めるケースが多いです。この80時間は「過労死ライン」とも言われ、勤怠管理がずさんになっていれば知らず知らず超過していることがあります。

企業の勤怠管理が不十分だと、無自覚のうちに労働基準法違反を犯していたり、従業員へ正当な賃金が支払われていないことがあります。そのために派生した労使のトラブルは、企業の内外で信頼を損ね、予期せぬコストを発生させることになるため、全ての企業で勤怠管理を適切に行うことが大切です。

休日労働などに適用される労働基準法第37条の割増賃金

「残業」「深夜労働」「休日労働」における賃金は、労働基準法に基づいて計算されています。労働基準法第37条では、労働者が法定労働時間を超えて働いたときや、休日労働、深夜労働をしたときには「割増賃金」を払わねばならないというルールが定められています。

「残業」は「時間外労働」とも言われます。残業代は、所定労働時間を超えた場合ではなく法定労働時間の上限である「1週間に40時間、1日に8時間」を超えた場合の割増賃金です。賃金計算の基礎となる時間ごとの基礎賃金に、25%を加えた額を加え、超過した労働時間を乗じて計算します。たとえば基礎賃金が2000円の人が1日に9時間働いた場合は、「2000×1.25×（9-8）＝2500」円の残業代が発生します。

また、時間外労働が1カ月に60時間を超えた場合、60時間を超えた分の賃金は割増率を50%にして計算することになっています。中小企業においては適用が長らく免除されていましたが、2023年4月1日より中小企業でも適用されることが決まりましたので注意が必要です。

「深夜労働」は、夜の10時から朝の5時までの間の労働で、この時間帯で労働する場合は労働時間数に関係なく割増賃金が発生します。割増率は25%です。残業と深夜労働が重なる場合は、それぞれの割増率の和をとって50%の割増率で賃金を計算します。

「休日労働」は、法で定められた休日に労働することを言います。休日労働も、労働時間数に関係なく35%の割増賃金の支給が必要です。残業と休日労働が重なる場合は、それぞれの割増率を合計し60%の割増率で賃金が計算されます。休日労働は法で定められた労働ではないため、深夜労働の時間に働いたとしても、割増率は重ねて適用されません。

「残業」や「深夜労働」「休日労働」が発生した場合、企業は労働者に対して割増賃金を支払う必要があるため人件費の増大につながります。適切な勤怠管理は、割増賃金の発生を抑制する効果があるため、人件費の削減にも有効です。

勤怠管理が適正に行われているかチェックするポイント

勤怠状況は日々変わりますので、勤怠管理が労働基準法に則して適正に行われているか定期的なチェックが必要です。チェックの際に注目するべきポイントを紹介します。

まず、残業や休日出勤があった場合に勤怠管理にきちんと入力が行われているか確認しましょう。入力漏れがある可能性もありますし、場合によっては管理者の指示によって、意図的に入力が行われないこともあります。しかし、パソコンのログイン履歴など、勤務の実態を示す情報が残っている場合もあり、勤怠の記録と実態との間に乖離があると発覚すれば、外部から指導や罰則を受けることになるため注意が必要です。

また、月末になってから出社9時、退社18時と機械的に入力が行われることがあります。勤怠管理の記録を個人がエクセル等の表に記録して提出する形で勤怠管理している企業で多く見られる問題です。毎日の勤怠管理の意識づけやシステム面でのサポートが不十分であることが多いため、早めの是正が必要です。

特に注意が必要なのが、残業時間の扱いです。企業の風土によっては残業時間を入力することに抵抗が強く、結果としてサービス残業が発生することがあります。たとえ経営者や人事が認識できていないとしても、もし未払残業代の支払いを請求されれば経営への影響は深刻です。企業の健全な経営のためにも、適正な勤怠管理を大切にし、正しい残業時間の申告が行われるようにしましょう。

適正な勤怠管理を行わなかった場合のリスクと改善方法

勤怠管理が適正に行われない場合、企業にはさまざまなリスクが生じることが考えられます。

たとえば、ブラック企業とみなされ、企業の社会的な信用を失ってしまいます。ブラック企業とみなされてしまえば、従業員の採用や離職率に悪い影響を及ぼすことは必至です。最悪の場合、取引先や顧客も離れ、企業の経営が成り立たなくなります。

また、給与計算の担当者にかかる負担が大きくなります。給与計算のための根拠となるデータに信頼性がない場合、正しく計算しても結果には問題がありますし、ミスも発生しやすく、勤怠状況の修正に伴って給与計算も修正が必要です。昨今は特に残業代や休日労働などの未払いに対する関心が高まっており、労使トラブルも多いため、担当者や経営者にかかるプレッシャーも大きくなっています。

勤怠管理が適切でないと、従業員に適切な仕事の配分が行われず、過剰な量の仕事が持ち込まれることになります。仕事量が多く、慢性的に残業が発生しているのであれば、正しい対応は人員を増やすことです。しかし、勤怠管理が不適切なために「残業で十分対応できている」と判断されたり、最悪の場合、サービス残業によって過剰な仕事が「無かったこと」にされてしまいます。

勤怠管理が適正でないために発生するリスクを防ぐためには、人事や総務にあたる従業員が定期的な調査によって労働時間の適正な把握に努めることや、都度必要な指導を行うことが大切です。また、使いやすい勤怠管理システムを導入したり、社内にポスターを掲示する方法も効果が期待できます。

適正な勤怠管理を行うための労働基準監督署のガイドライン

労働基準監督署では、適正な勤怠管理を行うためのガイドラインを公開しており、インターネットでも確認が可能です。ガイドラインでは対象や言葉の定義、罰則等詳細に記載されていますが、各企業で行うべきことは大きく次の3点です。

まず、「労働者の労働日ごとの始業・終業時刻を確認し、これを記録すること」が必要です。ガイドラインでは記録方法や自己申告制は、労働者が自ら確認できる方法でタイムカードやICカードの記録等客観的な方法で行います。

また、「労働時間の記録に関する書類は、労働基準法109条に基づき、3年間保存すること」をガイドラインでは求めています。労働時間の記録に関する書類とは、出勤簿やタイムカード等です。

そして、3つ目に「事業場において労務管理を行う部署の責任者は、当該事業場内における労働時間の適正な把握等、労働時間管理の適正化に関する事項を管理し、労働時間管理上の問題点の把握及びその解消を図ること」と指示があります。

主なポイントはこの3つですが、労働時間の考え方など重要な内容や、勤怠時間の記録のための具体的な方法や措置についてもガイドライン内に記載があります。実用的な内容が多く含まれているため、実際に勤怠管理の職務にあたっている担当者は、必ず目を通しておくべきです。

まとめ

勤怠管理は、労働者と企業の双方を守り、良好な職場環境を作っていくために必要不可欠なものです。適切な勤怠管理が行われていない場合、労働者・企業の双方にとってリスクとなります。法律の遵守や対応は難しいものですが、労働基準監督署のガイドラインは、労働基準法に則した勤怠管理を行うために必要な情報が整理されていて使いやすいです。うまく活用して企業の勤怠管理の適正化に役立てると良いでしょう。