モバイルオフィスとは？働き方やメリットについて紹介

インターネットの普及や進化に伴い、企業では多様な働き方が認められるようになっています。従来のオフィスに出社する働き方だと、子育て中の人や身内の介護をしている人などは働きにくいでしょう。しかし、在宅ワークやテレワークといった働き方が広がることによって、幅広い層やより広い地域から労働者を募ることができます。そんな働き方の1つに、モバイルオフィスでの勤務があります。モバイルオフィスでの勤務とはどのような働き方なのでしょうか。モバイルオフィスを導入することによって、企業はもちろんのこと社員にとっても大きなメリットがあります。この記事では、モバイルオフィスでの勤務とはどんな働き方なのか、企業や社員にどんなメリットがあるのかといったことについて、詳しく解説していきます。

モバイルオフィスとは社員が会社と離れた場所で働くこと

モバイルオフィスとは、モバイル機器やインターネットを通じて業務をおこなう働き方のことをいいます。インターネットなどを利用することで、オフィスから離れた場所でも会社とデータや情報のやりとりがおこなえます。それによって、離れた場所にいてもスムーズに業務を進めることができるのです。モバイルオフィスは、テレワークと似たような意味で使われます。テレワークとはオフィス以外で働く働き方で、在宅勤務・モバイルワーク・サードプレイスオフィス勤務の3つにわけられます。

在宅勤務とは、その名の通り従業員の自宅で仕事をおこなう働き方です。すべての業務を自宅でおこなうケースや、週に数日は出社するなど、企業や従業員の事情によって、働き方はさまざまです。自宅でおこなえるため、育児や介護など家庭の事情に配慮しやすいのが特徴です。

モバイルワークとは、ノートパソコンやスマートフォンといったモバイル端末を利用して、カフェや出張先のオフィスなどで仕事をすることをいいます。外出先などでも仕事ができるため、スピーディーな意思決定が可能です。また、カフェなどで仕事をすることでリフレッシュできるといったメリットもあります。

サードプレイスオフィス勤務は、オフィス外で働くのは上記2つと同様なのですが、働く場所は会社が用意するのが特徴です。会社が用意した別施設、またはコワーキングスペースなどを利用して、社員は業務をおこないます。会社によって整備された環境を使うことで自宅よりも集中できることや、遠方に住んでいた場合、出社の時間を短縮できることなどのメリットがあるのです。

モバイルオフィスを導入する利点1：必要なコストが減る

モバイルオフィスのメリットとしてはまず、コスト削減につながることが挙げられるでしょう。モバイルオフィスを取り入れることで、社員が働くためのスペースを用意しなくてよくなります。社員がオフィスで働くためには、オフィスのスペースだけでなく、デスクや椅子、文房具などの備品が必要になるでしょう。備品を揃えるためにはある程度のコストがかかってしまいます。しかし、モバイルオフィスなら、デスクや椅子などを用意する必要がありません。オフィスの大きさも狭くて済みますから、賃料も節約できます。必要な備品や賃料が少なくなることで、コスト削減につながります。

また、空調や照明の費用も削減できます。オフィスで仕事をするためには、社員が快適に業務に取り組める環境を作らなければなりません。空調をつける、仕事がしやすいように照明をつける、などが必要になるのです。オフィスが広ければ、それだけ光熱費がかかってしまいます。しかし、モバイルオフィスを導入すれば、用意するオフィスの面積は通常よりも狭くて済むため、光熱費の節約にもつながるのです。

交通費の支払いが少なくなることによって、経費削減ができるのもメリットでしょう。社員が遠方のオフィスに出社するためには、電車や車を使う場合も多くあります。そのようなケースでは、場所によって金額は変わりますが、企業が交通費を支給するのが一般的です。モバイルオフィスなら、社員が遠方のオフィスに出社する必要がないので、高額な交通費を支払う必要がありません。このように、モバイルオフィスを導入すると、さまざまな面でコストを減らすことができます。

モバイルオフィスを導入する利点2：優れた人材を確保できる

優れた人材を確保できることも、モバイルオフィスのメリットといえます。企業として、優れた人材の確保することは重要です。しかし、地方の企業などは人手不足の傾向が強く、優れたスペシャリストなどを雇用しにくくなっているのが現実です。しかし、モバイルオフィスを導入することで、遠隔地に住んでいる人でも採用できます。そのため、地方の企業であっても希少なスペシャリストを雇用しやすく、企業の発展につなげることができるのです。経験豊富なマネージャーやリーダー、即戦力となる人材確保のチャンスも広がるため、業務がスムーズに進むことも期待できるでしょう。経験豊富な人材を確保することで、ほかの社員にもいい影響が出てモチベーションアップにつながる可能性もあります。

また、社員の定着率が上がるのも大きなメリットです。たとえば、家庭の事情などで遠隔地に引っ越さなければいけない、居住地がオフィスから離れてしまうといったことがあるでしょう。通常のオフィス勤務の場合、居住地が離れてしまうと出社が難しくなるため、退職してしまうケースが多くなります。そうなると、人材不足になり新しい人材を雇用する必要が出てきます。雇用するためにも費用がかかりますから、定着率を高めることは企業にとっては重要な課題です。その点、モバイルオフィスであれば、遠方のオフィスに出社する必要がありません。在宅勤務であれば通勤も必要ありません。遠隔地でも問題なく仕事ができるため、離職を防ぐことができるのです。

モバイルオフィスを導入する利点3：休業中の社員が早期復帰可能

モバイルオフィスには、休業中の社員が早期復帰できるといったメリットもあります。出産や育児、家族の介護など、さまざまな事情によって休業している社員も少なくありません。家庭の事情によっては、出社することが難しくなかなか仕事に復帰できないケースもあるでしょう。とくに介護の場合は将来の見通しが立ちにくく、休業を延長せざるを得ない事態も想定されます。社員の休業が長くなると、人手が不足してしまう、新たに人材を補充しなければいけないなどの問題がおこるので、企業としてはデメリットが大きいでしょう。

モバイルオフィス、特に在宅勤務を導入しておくことで、出社せずに仕事ができるようになります。そのため、社員にとって仕事復帰のハードルが下がるのです。オフィスに通わずに済むことで通勤のための時間が不要になります。その分、時間を有効活用できて、育児や介護をしながらでも仕事がしやすくなるのです。社員の早期復帰が可能になることで、人材不足のリスクを軽減できるでしょう。

モバイルオフィスのメリット4：会社のイメージが向上する

モバイルオフィスを導入することで、会社のイメージが向上するといったメリットもあります。モバイルオフィスを導入していることで、多様な働き方を認めている企業であることや、社員を第一に考えて大切にしている企業だといったイメージを強めることが可能です。企業のさまざまな活動において、企業イメージは重要です。良いイメージを持ってもらえるので、他社との取引などの営業活動にも、良い影響をもたらす可能性があるでしょう。

会社のイメージがアップすることで、求人を出した場合に応募者が増えることも期待できます。多様な働き方を選べることは、求職者にとっては大きなメリットです。また、社員の状況を思いやっている企業だと見てもらえることで、働きたいと思う人も増えます。そのため、モバイルオフィスを導入していることで、さまざまな層の人材が求人に応募してくることが考えられるのです。多くの人が応募してくることによって、優秀な人材を雇用しやすくなるでしょう。会社のイメージは、採用活動や営業活動において非常に重要な要素なので、向上することは大きなメリットといえます。

社員にとってモバイルオフィスはどのようなメリットがある？

モバイルオフィスは、企業だけでなく社員にとってもメリットの多い働き方です。モバイルオフィスは、働く場所を選ばない働き方です。そのため、ワークライフバランスを向上させやすくなります。ワークライフバランスとは、仕事と生活の調整・調和のことです。仕事がはかどることで生活が安定し、生活がうまくいくことで仕事が充実する、というように、ワークライフバランスが安定することで相乗効果が生まれます。モバイルオフィスでは、それぞれの社員の事情や環境に合わせて働き方を選べるため、ワークライフバランスが整えやすいのです。そのため、仕事と私生活の両立がしやすく、仕事への満足度が高まるでしょう。満足度が高まることで、ストレスなども軽減できます。

営業職でモバイルオフィスを導入している場合には、時間の有効活用にもつながります。営業職の場合には、取り引き先に出向いて商談をおこなったり、商品やサービスの説明をしたりします。そのため、オフィスにいる時間は短いのです。モバイルオフィスを認めている場合には、オフィスに寄らず直行直帰できることも多いので、時間を有効に使うことができるでしょう。家族との時間も取りやすくなり、私生活の充実にもつながります。

また、モバイルオフィスでは、インフルエンザなどのパンデミックという理由によって出社が困難な場合でも、問題なく仕事ができます。オフィスで働いていると、1人がインフルエンザにかかった場合、多くの社員が感染してしまうことがあるでしょう。感染してしまえば仕事をすることができません。しかし、モバイルオフィスなら、出社の必要がないため感染の危険性も低くなります。パンデミックが起こった場合でも、通常通り仕事をおこなうことができます。また、大雨などの災害が起こって出社できないケースでも、出社の必要のないモバイルオフィスなら通常通り仕事ができるのです。

出社の必要がないことで、居住地に左右されない、通勤する必要がないのも社員にとっては大きなメリットです。どこに住んでいても、問題なく仕事ができるため、地方で両親と暮らしたい、夫や妻の転勤などで居住地を移動しなければいけない場合でも、仕事に支障が出ることがありません。引っ越したとしても、同じ仕事を続けられるので安心して働くことができるでしょう。

新しくモバイルオフィスを導入するにあたっての注意点

企業がモバイルオフィスを導入するときには、いくつかの注意点があります。まずは、セキュリティ対策を徹底する必要があることです。モバイルオフィスの場合には、インターネットでのやりとりが中心になります。企業の機密情報などをインターネットでやりとりすることもあるでしょう。その際、セキュリティ対策をしっかりとおこなっていなければ、機密情報が流出してしまう可能性があるのです。そのため、ウイルスソフトの定期的な更新や社員へのセキュリティに対する意識付けなどを、きちんとしておかなければいけません。

モバイルオフィスでは、連絡ミスや対応漏れが起こる場合があります。オフィスで働いている場合には、直接連絡や確認ができるため、連絡ミスなどは起こりにくくなります。しかし、インターネットでやりとりをするモバイルオフィスの場合には、うまく連携が取れず連絡ミスなどの危険性が高まるのです。そのため、スムーズに連絡を取るための対策を取るようにしましょう。緊急時の連絡方法を取り決めておく、連絡を取るためのツールを導入するなどの対策が必要になります。

社員同士がコミュニケーション不足にならないようにすることも大切です。モバイルオフィスは、出社する必要のない働き方です。そのため社員同士のコミュニケーションが不足してしまう場合が多いのです。また、出社しないことで社員の一員だという意識が薄くなるといったケースもあります。このようなことを避けるため、しっかりとコミュニケーションが取れるような制度を取り入れておくといいでしょう。定期的に顔を合わせる機会を作るようにするのが効果的です。たとえば、社員旅行を計画する、スポーツイベントなどのレクリエーションを開催するなど、実際に社員が集まるような催しを開催するといった方法があります。

まとめ

モバイルオフィスを導入することで、優れた人材を確保できる、社員の離職を防止するといったことに加えて、さまざまなメリットが期待できます。企業のイメージアップにつながったり、休業中の社員が復帰しやすくなったりすることなどです。モバイルオフィスは働き方の1つとして注目されていますが、導入するためには注意点を把握する必要があります。セキュリティ対策やコミュニケーション不足への対策などが必要になるでしょう。モバイルオフィスを導入するためには、しっかりとそうした情報収集をしてリスクに対する対策を取ることが重要です。準備を整えて、モバイルオフィスをスムーズに導入しましょう。