チャットワークの使い方！業務を効率化するための活用方法を伝授

リモートワークの導入にともなって、社内外でのコミュニケーションを効果的に行うためのチャットツールについて検討している企業も多いでしょう。中でも注目されているのが「Chatwork（チャットワーク）」です。チャットワークは、メールや電話に代わるコミュニケーションツールとして、多くの企業で採用されています。時間や場所にとらわれず気軽にやり取りができるほか、タスク管理やファイル共有、ビデオ通話などの機能も備えており、さまざまなワークスタイルで活用することができるツールです。そこで、チャットワークの導入方法やプラン、基本的な使い方について説明します。また、業務を効率化するための便利な機能や活用方法についても紹介します。

「チャットワーク」はメールに代わる便利なチャットツール

ビジネスにおけるコミュニケーションは、メールが中心という企業も多いかもしれません。メールにはファイルを添付したり複数人に同時に送ったりといった便利なことができますが、不便な点もあります。例えば、一度送ってしまったメールは取り消しができないので、送信する際には宛先を間違えないように注意が必要です。メールアドレスさえわかれば誰でも宛先にできることから大量の迷惑メールが届くこともあり、大切なメールが埋もれてしまう場合もあります。また、冒頭の挨拶や文末の署名などは手紙を出すのにも似たところがり、マナーに配慮しながら件名や文章を考えるのに時間がかかってしまうこともあるでしょう。このような不便を解消し、コミュニケーションを加速させることができるのが「チャットワーク」です。

チャットワークは、Chatwork株式会社が提供する国産のチャットツールです。ビジネス用途に特化しているのが最大の特徴で、メールよりも効果的にコミュニケーションをとることができます。メールが手紙のようなものだとしたら、チャットは会話のようなものです。件名を書く必要もなければ形式だけの挨拶文に悩む必要もないので、素早くフランクなやりとりによりコミュニケーションの活性化が見込めます。PDFや画像、オフィスソフトのドキュメントなど任意のファイルをアップロードすることも可能です。社外とのやりとりに活用できるのはもちろんのこと、社内専用のツールとして導入するだけでも業務効率の向上が期待できるでしょう。

メール特有の問題も、チャットワークで解消できます。まず、宛先を間違えてしまうことはほとんどありません。アドレス帳に登録済みの人や作成済みのグループごとにチャットのタイムラインが作られ、そこからメッセージを入力する方式になっているためです。万が一誤送信してしまった場合でも、送信済みのメッセージを訂正したり削除したりが可能です。また、タイムラインは簡単に遡れるので、大事なメッセージを失くしてしまうこともないでしょう。もちろん、迷惑メールが届くこともありません。

チャットワークには、用途にあわせて4つのプランが用意されています。

・フリー：個人が無料で使えるプランです。グループチャットへの参加は累計14回が上限となっており、ストレージ容量やビデオ通話に制限があります。画面上には広告が表示されます。

・パーソナル：月額400円（税抜き）の個人用プランです。フリープランの各種制限がなく、広告も表示されません。

・ビジネス：1ユーザーあたり月額500円（税抜き）の企業・組織向けプランです。管理者がユーザーを一括で追加・削除できる「ユーザー管理機能」や、複数のユーザーをまとめてグループに登録できる「チーム機能」を利用できます。年間契約による割引があります。

・エンタープライズ：1ユーザーあたり月額800円（税抜き）の企業・組織向けプランです。情報漏洩を防ぐための「社外ユーザー制限」などの機能を備え、セキュリティの厳しい企業でも利用可能です。「サービス品質保証（SLA）」により99.9%以上のサーバー稼働率を保証しています。

チャットワークは簡単にアカウントを作ることができる

チャットワークへの登録は、ブラウザとメールアドレスさえあれば可能です。まず、ブラウザでチャットワークのサイトのトップページを開きます。ログイン画面が表示されますが、まだアカウントが作成されていないので「新規登録」ボタンをクリックしましょう。メールアドレスを入力すると、「【Chatwork】アカウント登録のご案内」という件名のメールが自動的に送信されます。届いたメールを開き、メール本文の中の「アカウント登録」リンクをクリックすると、登録画面に進みます。

登録画面には各種入力項目がありますが、まずは一番上の「事業形態」を選択しましょう。次に、名前やパスワード、業種などを入力します。なお、ここで入力した名前とパスワードは、登録完了後に変更することも可能です。すべての必須項目に入力したら、「私はロボットではありません」にチェックを入れます。これは、正当なユーザー登録であることを確認するためのものです。画像を使ったクイズのようなものが表示される場合があるので、画面の指示に従って操作します。利用規約とプライバシーポリシーを確認し、「同意して次へ進む」をクリックすると確認画面になります。入力内容に誤りがないか確認し、「この内容で申し込む」をクリックすれば登録完了です。

一度登録が完了すれば、他のパソコンやスマートフォンからでもチャットワークへのログインが可能になります。ログインの際には、登録時に入力したメールアドレスとパスワードを使用します。また、ログインした状態で右上に表示されるメニューから「管理者設定」に進めば、ビジネスプランなどへのアップグレードが可能です。

最初に押さえておきたいチャットワークの基本の使い方

チャットワークには、3種類のチャットがあります。登録直後から使えるのは「マイチャット」です。マイチャットとは、自分だけが参加しているチャットのことで、自分専用のメモなどを保存しておける場所になっています。チャットワークをはじめたばかりのときは、練習用に使うとよいでしょう。2つ目のチャットは「ダイレクトチャット」と呼ばれるもので、特定の相手と1対1の会話を行うためのものです。後述する方法で「コンタクト」を追加したユーザーを一覧から選んでクリックすると、ダイレクトチャット用のタイムラインに入ることができます。相手がオンラインなら、リアルタイムで会話がすすみます。

3つ目のチャットは「グループチャット」です。グループチャットでは、3人以上のメンバーが同じタイムライン上で会話を行えます。会議のようなイメージで使うことができるので、使いこなせばビジネスにおける強力なコミュニケーションツールになるでしょう。タイムラインにはどんなファイルでもアップロードして、メンバー間で共有可能です。画像ファイルなら、その場で表示して確認もできます。また、必要な作業をグループ内で共有して簡単な進捗管理まで行える「タスク管理機能」も備えています。無料で登録できるフリープランでも最大で14回までグループチャットを作成可能なので、使い勝手を試してみるとよいでしょう。

チャットワークで「コンタクト」を追加する方法とは？

ダイレクトチャットやグループチャットをはじめるには、コンタクトの追加が必要です。コンタクトの追加とは、会話をする相手をチャットワークのアドレス帳に登録するような操作のことです。やり方には、メールで招待する方法と、ユーザーを検索する方法の2通りがあります。メールで招待するには、まず、画面左上のほうにある「＋（プラス記号）」のボタンをクリックしましょう。次に、「メールで招待」タブの中に相手のメールアドレスを入力し、「招待メールを送信」をクリックします。メールを受け取った相手が招待を受け入れれば、チャットが可能になります。

相手がすでにチャットワークに登録済みであるとわかっている場合は、ユーザーを検索する方法を利用可能です。「ユーザーを検索」タブに検索条件を入力し、追加したい人を探しましょう。「名前」か「チャットワークID」、「メールアドレス」のいずれかで検索することができます。見つかったら「コンタクトに追加」ボタンを押し、相手が承認してくれた時点からチャットが可能です。コンタクトに追加された人は画面左側に一覧表示され、クリックすればダイレクトチャットのタイムラインに入れるようになります。また、コンタクトに追加した後は、一覧からメンバーを選んでグループチャットを作成できます。

チャットワークのやり取りをスムーズにする便利な機能

ここからは、チャットワークでのやり取りをスムーズにするための便利な機能について、いくつか紹介していきます。「返信機能」は、特定のメッセージに対して直接返信を送ることができる機能です。この機能を使うと相手に通知が届くようになっているので、メッセージが来たことが相手に気づいてもらいやすくなり便利です。対象メッセージにマウスカーソルを合わせることで表示される「返信」をクリックすると、メッセージの入力欄に返信相手の名前などが自動的に挿入されます。返信機能を使って送ったメッセージには「RE」マークがつき、これをクリックすると返信元のメッセージが表示されるようになっています。どのメッセージへの返信なのかをすぐに確認することが可能です。

しかし、返信機能を利用しても、メッセージのどの部分についてコメントしたのかわかりづらい場合があります。そんなときに便利に使えるのが「引用機能」です。引用したいメッセージの一部をマウスで選択することで表示される「メッセージに引用」をクリックすると、メッセージの一部を引用することができます。引用機能を使えば、相手はいつ送ったメッセージのどの部分への返信なのかがすぐにわかります。また、「リンク機能」を使えば特定のメッセージへのリンクを挿入することも可能です。「メッセージリンク」を辿れば、元のメッセージの内容をプレビュー画面で素早く確認することができます。

「ピン機能」は、チャットをピン留めしてチャット一覧の上部に位置を固定する機能です。チャットワークでは、新しく投稿のあったチャットが常にチャット一覧の上部に表示されるようになっています。ピン機能を使えば、特に重要なグループチャットや優先的に返信したいチャットを固定しておけるので便利です。チャット一覧で、固定したいチャットにマウスオーバーすることで表示される「ピン」アイコンをクリックすることで固定できます。

チャットワークには、パソコンやタブレット、スマートフォンからアクセスできるブラウザ版のほかに、モバイル版アプリやデスクトップ版アプリもあります。モバイル版アプリを使用すれば、タブレットやスマートフォンからも快適にチャットワークを閲覧・操作することが可能です。プッシュ通知にも対応しているので、外出先でも大切なメッセージを見逃すことがなくスムーズなやり取りが行えます。デスクトップ版アプリでは、複数のチャットワークアカウントに同時にログインできるほか、GmailやSkype、WhatsAppなどの他社のメールやメッセンジャーサービスも1箇所にまとめて使用することが可能です。また、スクリーンショット機能を搭載しており、パソコンに表示されている画面を切り取って簡単に共有することができます。

業務を効率化するためのチャットワークの使いこなし方

チャットワークには、業務を効率化するための便利な使い方がほかにもいろいろあります。「マイチャット」は自分だけが閲覧することのできるチャットです。自分用にブックマークやアイディアなどをメモしたり、ファイルサーバーとして活用したりできます。やるべき作業をタスク管理機能で登録しておけば、自分だけのToDo管理を行うことも可能です。アイディア次第で、さまざまな活用ができるでしょう。

チャットワークでは、チャットごとに「概要」を設定することも可能です。概要を使用すれば、チャットの基本情報やイベントの開催日・会場などをメンバー全員で共有しておくことができます。概要欄はモバイル版アプリからもすぐに確認することができるので、よく使う資料へのリンクなどを掲載しておいても便利です。また、「ミュート機能」は、グループチャットに投稿された新しいメッセージを「未読」として表示しない機能です。グループチャットの中には、参加はしているものの常に内容をチェックしなくてもよいものもあるでしょう。そんなときはミュート機能を使うと便利です。ミュート機能は、グループチャットの右上にある歯車アイコンから設定できます。

仕事上でチャットワークを利用するなら注意したいこと

仕事でチャットを使う際には、いくつか注意したい点があります。チャットによるコミュニケーションは活発に行われる傾向があるため、タイムライン上では会話の内容がどんどん流れていきます。そのため、重要な情報を追いかけるのが難しい場合も出てくるでしょう。また、自分が参加しているチャットの会話が多いときは、その分だけ通知も多く届くことになります。リアルタイムで通知に反応することを意識しすぎると、目の前のやるべき作業に集中できなくなってしまう恐れがあります。これは、チャットワークだからというよりも、チャットそのものの特性です。

このような問題を避けるためには、グループチャットを適切に設定することが効果的です。用途に合わせてグループを分けておけば、不必要な会話でタイムラインが埋め尽くされるのを防いで必要なコミュニケーションを効率よく行うことができるでしょう。また、チャットよりも優先すべき作業があるときはそちらに集中するなどのルールを決めておくことも大切です。チャットワークには検索機能もついているので、リアルタイムで読めなかった大事な情報があったとしても、タイムラインを遡って見つけ出すことができます。

まとめ

チャットツールを活用すれば、仕事のためのコミュニケーションを活性化することができます。チャットワークにはモバイル版アプリもあるので、外回りやリモートワークの社員とも円滑に連携できて便利です。グループチャットやタスク管理機能などの特徴を押さえて利用すれば、業務効率もアップします。チャットワークを上手に活用し、社員同士でスムーズな連携をはかりましょう。